Условия за съхранение на документи за персонала (Иритикова В
Закон и подзаконов акт
Други възможности за срокове на съхранение на документите за персонала в закона просто няма. Законът има по-голяма сила от подзаконовите нормативни актове, вкл. PTUD. В случай на несъответствия подзаконовата нормативна уредба се привежда в съответствие с новоприетия закон. Възниква въпросът: наистина ли вече е невъзможно част от кадровите документи да се съхраняват постоянно или обратното за по-малко от 50/75 години (както беше преди по ПТУД: 5 години, 3 години и т.н.)? Нашето становище е следното. 1. С изменението на Закона за архивното дело сроковете за постоянно съхранение по ПТУД се трансформират в: - 75 години ЕПК - за документи, създадени преди 2003 г., и - 50 години ЕПК - за документи, създадени след 2003 г. Тоест след тези години се извършва експертиза на ценността на документите и някои от тях могат да бъдат избрани за постоянно съхранение. 2. Само за документи за персонала, създадени след 2003 г., периодът на съхранение от 75 години (както беше преди съгласно PTUD) беше прекъснат от закона до 50 години от ЕО. 3. Но за документи на персонала с по-кратък срок на съхранение съгласно PTUD, отколкото в актуализирания закон, не е необходимо да се увеличава до лентата от 75 години (част 1 и 3 на член 22.1 от Закона за архивирането) или 50 години (съгласно част 2 на член 22.1). Така например заповед за краткосрочна командировка може да продължи да се пази само 5 години по чл. 19 PTUD. В противен случай разходите за съхранение на документи за персонала ще се увеличат значително и иновациите са предназначени да ги намалят. Трябва да се отнасяте към тези препоръки като към мнението на опитен специалист. Но тогава всички трябва да изчакаме разяснения от Росархива! Междувременно няма да подкопаваме установените основи на архивирането.
Срок на годност: как да се изчисли
Това може да доведе например до следните трудности слични досиета на служителите. Датата на създаване на лично досие обикновено е датата на заповедта за работа: - ако е 2003 г. и по-късно, тогава срокът на годност на досието вече е 50 години от следващата година на уволнението; - ако е 2002 г. и по-рано, тогава 75 години. На практика това може да доведе до определени трудности, които автоматизацията ще помогне да се реши. И в заключение, подчертаваме още веднъж: нормите на законодателните актове винаги се прилагат, следователно в близко бъдеще трябва да се очакват разяснения и методически препоръки относно определянето на временни периоди за съхранение на документи за персонала от руските архиви в близко бъдеще.