Установяваме точен и удобен документооборот с контрагентите Статии - Фирма Ваш счетоводител
Установяваме точен и удобен документооборот с контрагенти
Комуникацията на счетоводителите с контрагентите отнема много време. В статията ще говорим как да настроим този процес и да го направим по-ефективен. Как да получите всички документи от тях навреме и коректно оформени. А това от своя страна ще спести време и ресурси както на вашия счетоводен отдел, така и на самите доставчици и клиенти, от които пряко зависи работата на фирмата.
Кои са контрагентите
Всички контрагенти могат да бъдат разделени на две групи: контрагенти, от които зависим, и контрагенти, които зависят от нас.
С тези, които зависят от нас, разговорът е кратък – ако искате да работите с нас, спазвайте нашите изисквания за изпълнение и срокове за предаване на първичните документи. И ако някой не ги изпълнява, можем да го сменим с по-адекватен.
И от кого зависим? Първо, от властите (данъчна служба, ЗФР, митници, миграционна служба и др.). Второ, от монополни доставчици (Газпром, Руските железници…). Трето, от големи купувачи на нашите продукти. Няма смисъл да се диктуват условия на такива изпълнители. По-скоро, напротив, трябва да се адаптираме към техните изисквания и срокове.
Защо е толкова важно да се идентифицират предпочитаните контрагенти
Да започнем с контрагентите, от които зависим. Ясният списък с такива VIP контрагенти значително ще намали разходите за ценно счетоводно време. Като правило, ние се забъркваме с всички безразборно и отделяме време на всички, включително и на най-малките индивидуални предприемачи.
Да започнем с контрагентите, от които зависим. Ясният списък с такива VIP контрагенти значително ще намали разходите за ценно счетоводно време. Като правило, ние се забъркваме с всички безразборно и губим време за всички,включително най-малките индивидуални предприемачи.
Когато контрагентите са разделени на две части, тогава трябва да се забърквате само с първата група. Случва се самият счетоводен отдел да е принуден да прави документи за особено важни доставчици и транспортни документи, а служителите на партньорската фирма само подпечатват и подписват. И така, какво да правя? Ние зависим от тях. Но, както показва практиката, не се набират повече от 10 процента от общия брой на такива избрани контрагенти.
Останалите 90 процента автоматично попадат във втория списък. Усещате ли как натоварването ви ще намалее сега?
Кой трябва да състави списъка с предпочитани контрагенти? В никакъв случай тази задача не трябва да се делегира на ръководителите на съседни отдели, например търговския директор или ръководителя на отдела за доставки. В крайна сметка тогава почти всички, с които работят, ще попаднат в него.
Одобрението на списъка е прерогатив единствено на главния изпълнителен директор. Лидерът се интересува списъкът да бъде възможно най-кратък. В крайна сметка, колкото по-дълго е, толкова повече време, а следователно и парите, главният счетоводител има право да изисква такава VIP услуга.
Как да организираме работа с контрагенти, които зависят от нас
Тогава има смисъл да се разработят инструкции за подготовка на документи: акт, фактура, фактура. По-добре е да прикачите проби за пълнене към него и да предадете на всички контрагенти, че неправилно съставени документи няма да бъдат приети.
И последният момент - взаимни разплащания. Въвеждаме нова процедура, според която следваща авансова вноска не се изплаща, ако предходната не е затворена с коректно оформени документи. Всички отклонения от правилото са възможни само с бележка от ръководното звено, заверена от директора.
За да предам товаинформация за контрагенти, можете да създадете информационен щанд преди да влезете в счетоводния отдел или специална секция на уебсайта на компанията. Няма да е излишно да подготвите стандартен договор и да посочите в него всички условия, свързани с графика на работния процес и процедурата за взаимни разплащания.
Каква вътрешна отчетност е необходима за ефективна работа с контрагенти
За да идентифицирате бързо отклонения от установените правила за работа с контрагенти, трябва да настроите вътрешно отчитане. Желателно е да създадете няколко прости отчета, всеки от които ще реши един проблем. Основните ще бъдат отчет за спазване на графиците на работния процес, контрол на нивото на вземанията и отчет за напредъка на съгласуването на взаимните разплащания.
В отчета за спазване на графиците на работния процес отговорният счетоводител може да види документи, които са пристигнали късно или изобщо не са пристигнали. За да направите картината по-ясна, струва си да оцените не само количеството документи, но и броя на самите документи. Например не са получени документи в размер на 500 000 рубли. И това може да бъде само една сметка или може би 500. Контролът на нивото на вземанията показва неизплатени аванси. Отчетът трябва да бъде конфигуриран в контекста на контрагенти, договори и документи.
За да се направят цифрите, получени от отчетите, по-визуални, е необходимо да се предвиди възможност за сортиране на данни по термини и отдели. А за това е необходимо за всеки договор да има отговорно звено. Тогава, независимо кой въвежда данните от новия документ в програмата, счетоводителят ще разбере кой го контролира.
Докладът за напредъка на съгласуването на взаимните разплащания е окончателен, така че си струва да поговорим за него отделно.
Как да съгласуваме взаимни разплащания с минимални усилия
помирениевзаимните разплащания с контрагенти трябва да се извършват ежегодно като част от описа на сметките за сетълмент. Но можете да го правите веднъж на тримесечие. А с фирми, с които се извършва голям обем сделки - месечно.
Докладът за напредъка на съгласуването помага да се направи процесът по-видим. За да започне той да помага в работата си, е необходимо счетоводната програма да бъде попълнена с определена информация. На първо място, това се отнася до картата на контрагента. В него включваме следните полета: честота на съгласуване (например „веднъж на тримесечие“) и срокове на съгласуване (да речем „от 1-ви до 5-ти ден“). Докладът трябва да включва и графа „Отговорен отдел“. Това е удобно за счетоводство: ако има несъответствия в акта за съгласуване с който и да е контрагент, тогава веднага е ясно към кого да отидете с молба да го разреши. И в същото време е ясно кои контрагенти от кои ведомства имат най-много проблеми, кой има най-много непотвърдени задължения.
Съветвам Ви да направите част от справката с информация за сумите от три колони: „Салдо на сетълменти (по наши данни)“, „Баланс на сетълменти (по данни на контрагента)“ и „Балансова разлика“.
Редът „Общо“ в отчета ще ви позволи да оцените състоянието на процеса на съгласуване като цяло. За да направите това, достатъчно е да сравните балансовите стойности според данните на нашата компания и баланса според данните на нашите контрагенти. Пример за доклад за напредъка на съгласуването е показан на фигурата по-долу.
Как да подобрим отношенията с изпълнителите, ако мениджърите не помагат
Второ, опитайте се да заемете мястото на счетоводителя на контрагента и да разберете какво му пречи да представи документи навреме и правилно изпълнени. Възможно е да намерите безконфликтни начини за решаване на проблеми.
И трето, да разговаряте с представители на други компании по приятелски и конструктивен начин, като избягвате неясни фрази като „трябва да бъдезаконодателство“ или „очевидно е, че това е начинът да го направим“. По-добре е да предоставите връзка към конкретен параграф от регулаторния документ. С този стил на общуване взаимното разбирателство може да се постигне много по-бързо.