Внедряване на управление на времето в предприятието 7 - уроци

Вие сте ръководител на предприятието и твърдо вярвате, че прилагането на управление на времето трябва да започне от върха. Ето защо в продължение на няколко седмици подред сте планирали добре всеки ден, поддържате идеален ред на работния плот, активно се борите с хората, които ядат време и четете специализирана литература за управление на времето в края на работния ден. Но. Вашите подчинени, вместо да ви разтоварят, напротив, правят само това, което изхвърлят някаква задача и дори постоянно ви отвличат от изпълнението на непосредствените ви задачи.

Какво не е наред с настоящата ситуация? Какво се обърка, когато започнахте да прилагате управление на времето във вашата компания? И сте направили грешка в едно нещо - че сте започнали само със себе си и не сте свързали всички служители на предприятието с изучаването на управлението на времето.

Тази статия представя 7 урока за „правилното“ прилагане на управление на времето в една компания. Изучаването им ще помогне за повишаване на производителността както на всеки отделен служител, така и на цялата компания като цяло.

Урок 1. Обяснете идеята си на персонала

Въвеждането на управление на времето в офиса трябва да започне със запознаване на персонала с вашата идея. Те трябва да знаят защо отсега нататък е невъзможно да си уговорите среща с управителя от 10 до 12 или защо, например, външният вид на работното им място сега толкова тревожи властите. Трябва да ги вдъхновите с идеята си, като им обясните, че развитието на управлението на времето ще им позволи да работят по-продуктивно и следователно печалбата на компанията ще се увеличи, а с това и размерът на бонусите ще се увеличи.

Служителите могат да се интересуват от възможността да имат повече почивка. Ако се научат да управляват бизнеса си в официално работно време, тогава няма да се налага да оставатофис или да отидете на работа през почивните дни.

Освен това, ако служителите знаят точно какво се опитвате да постигнете от тях, тогава ще ви бъде по-лесно. Те ще спрат да ви дърпат за дреболии и да тичат в офиса само за да изяснят нещо за всеки случай. И след известно време те не само няма да ви губят времето, но и ще започнат да спестяват своето.

Интересна идея. Първоначално включете в плана си само основните си помощници. Ако успеете да ги заинтересувате, тогава останалите служители ще се присъединят към вас.

Представете си, че преди всяка среща внимателно проучвате дневния ред, но никой друг от персонала не прави това освен вас. Ще бъде ли полезно, ако вече знаете плана на срещата? Не. Но ако служителите разберат, че всяка минута е важна, тогава те също ще се запознаят с предварително предоставените документи и на срещата ще бъде възможно незабавно да се пристъпи към работа, а не да губите време за тези, които „не са наясно“.

Колкото повече хора около вас владеят управлението на времето, толкова повече свободно време ще имате и толкова по-малко стрес ще изпитвате.

Често хората се придържат към установения ред само защото не знаят как да действат по различен начин. Открийте нови възможности за вашите служители, обяснете им важността на обучението за управление на времето.

Урок 2. Уверете се, че сте разбрани

Обяснете така, че хората да ви разберат. Ако кажете: „Това е, от тази седмица започваме да пестим време и да работим по-ефективно“, тогава мнозина може просто да не осъзнаят какво искате от тях и какво трябва да направят. В резултат на това всеки ще започне да разработва своя собствена система за разрешаване на проблема и нищо добро няма да излезе от това.

Важно е всички да разберат, че оттук нататък например трябва да се използва единна схема за систематизациядокументи, тъй като използването му ви позволява да работите по-ефективно.

Урок 3. Средства за възпитание

Най-добрият учител за вашите подчинени сте вие самите. Но какво ще стане, ако не можете да отделите достатъчно време за тяхното обучение? Използвайте помощни средства.

Урок 4. Мнение на персонала

Не пренебрегвайте мнението на служителите, може би някои от тях ще излязат с ярки мисли. Консултирайте се с подчинените, разберете дали определени методи им се струват ефективни, дали се интересуват от семинарите, които посещават, дали успяват да внедрят управление на времето в живота си.

Общувайте по-често със специалисти от различни профили, защото никой освен тях не познава толкова добре техния сайт. Възможно е те да предложат по-ефективни методи от тези, на които сте решили да спрете.

Всяка схема за управление на времето може да бъде променена и затова проверете с хората си дали всичко върви както трябва и ако е необходимо, не се страхувайте да промените избрания по-рано подход.

Урок 5. Организация на обучението

За улесняване и ускоряване на процеса на овладяване на управлението на времето е препоръчително да се организира вътрешнофирмено обучение по управление на времето. За да направите това, трябва да се свържете със специализирана фирма, която ще се занимава с провеждане на семинари. Датите на занятията трябва да се определят предварително и да се съобщават на всички служители няколко дни предварително. Обучението може да се провежда веднъж седмично в продължение на 2-3 месеца (например в сряда) или можете да го направите по-интензивно и да обучавате служителите 1-2 седмици без прекъсвания. Всичко зависи от заетостта на подчинените.

Урок 6. Мониторинг

По време на прилагането на управление на времето в предприятието ще трябва да проследите ефективността на часовете. За целта при желаниенаемете специалист отвън или го поверете на някой от персонала.

Ако установите, че някои идеи не могат да бъдат реализирани, анализирайте защо:

може би не сте обяснили на хората какво очаквате от тях;
може би служителите не са разбрали вашите намерения;
може би вашите идеи не са ви харесали;
Може да не сте отделили достатъчно време за учене.

Урок 7. Обобщаване

След един и половина до два месеца оценете резултатите от работата: какво е изпълнено и какво не, какво харесва персоналът и какво не е оценено, какво даде резултати и какво се оказа безполезно. След шест месеца преоценете постигнатото.

Дори ако за първи път нещо се обърка, не се отчайвайте и продължете в същия дух. Постепенно всичко ще се оправи и е възможно да станете ръководител на една от най-ефективните компании. Късмет!