2.4.2 Оценка на ефективността на EDMS

Въвеждането на EDMS на първо място се дължи на факта, че тези системи позволяват по-ефективно управление на компаниите.

Това става ясно, когато се видят следните цифри:

Един „среден“ служител извършва по 10 операции на ден за търсене на различни документи. Търсенето на един документ отнема средно 2 минути.

В 10% от случаите служителят не намира необходимия документ. Ако документът не е намерен незабавно, се изразходват 2 допълнителни минути за търсенето му. Ако документът все още не бъде намерен, служителят преминава на друга работа.

Средната годишна заплата е $3600 на година ($300 на месец).

По-долу е изчислението на спестяванията:

(10 пъти/ден × 2 минути + 10 пъти/ден × 10% × 2 минути) × 1/(8 часа × 60 минути) × $7200

В крайна сметка: ако внедрите система за електронно управление на документи, получавате спестявания от $330 на година на служител.

Ако организацията има 100 служители и всички те работят с документи, спестяванията ще бъдат 33 000 долара годишно.

Също така въвеждането на EDMS, споредGartner Group, осигурява:

Оценка на ефективността на внедряването на ASDOU

Икономическата ефективност от въвеждането на автоматизирани системи за поддръжка на управление на документи е количествена оценка на разходите за ефекта от извършването на мерки за автоматизиране на информационната поддръжка на организацията. .

Ефектът от въвеждането на AS DOW се състои от податливи и неизмерими части:

- прекият ефект от внедряването на системата, свързан с спестяване на работно време на служителите и средства за материали (изчислени ползи);

- ефектът, дължащ се на ползите от функционирането на организацията, който дава автоматизирана система [бързина и качество на предоставянеуслуги, намаляване на времето за преминаване на документи, подобряване на качеството на издаваните документи и следене на изпълнителската дисциплина и др.] (неизчислими ползи).

Неизчислимите ползи обхващат три ключови области - скоростта на предоставяне на услугата, цената на доставката на услугата и качеството на услугата.

Некаизчислим изчислените ползи,като приемем, че икономическият ефект от въвеждането на автоматизирана система за управление на документи за управление включва само разходите за спестено работно време на служителите и разходите за хартия, спестена при прехода към електронен документооборот.

Най-трудното нещо за оценка е цената на спестеното работно време, която се състои от следните фактори:

- Спестете време чрез повторно използване на документи;

- спестяване на време за търсене на необходимите документи поради систематизирането на съхранението на документи и ефективни средства за извличане на информация;

- ускоряване на бизнес процесите чрез тяхната автоматизация, формализиране, регистриране на действията и контрол на дисциплината на изпълнение.

Изчисленията се основават на максимално необходимото свързване на потребителите към автоматизираната система, тъй като най-често се извършва пълномащабно инсталиране на системата. Трябва да се подчертае, че те ще имат предимно априорен характер на осреднени оценки.

Абсолютната ефективност на автоматизацията се определя като разликата между получените приходи или бъдещи оценки на тези приходи и разходите за автоматизация.

Периодът на изплащане за въвеждането на автоматизирана система за управление на документи за управление (T) се изчислява по следната формула: прогнозният размер на разходите (P) трябва да бъде разделен на прогнозния размер на спестяванията (E), докато в частния се оказвакоефициент в години или десети от годината:

Така AS DOW, в съответствие с получения коефициент, ще се изплати или за години, или за части от годината.

Нека да дефинираме общи подходи за изчисляване на ефективността на внедряването на автоматизирана система за документална поддръжка на управлението на организацията, като приемем, че внедряваме система, базирана на индустриална СУБД.

Общатацена на разходите се определя по следната формула:

къдетоi -разходни позиции за внедряване на системата.

Въвеждането на AS DOW, базирано на индустриална СУБД, включва следните разходни позиции:

1. Цената на закупените клиентски лицензи (Rl) за СУБД (Microsoft SQL, Oracle, Sybase и др.) за определен брой работни станции.

2. Цената на еднопроцесорна версия на СУБД (Rb) с възможност за свързване на неограничен брой клиентски лицензи.

3. Разходите за предоставяне на допълнителен софтуер и хардуер (Rp) за определен брой работни места, които позволяват извършването на сканиране на линия, въвеждане на EDS и криптиране.

4. Стойността на работата по стартиране на системата (Rz) е равна на следната стойност:

къдетоM- броят месеци, необходими за завършване на работата по стартиране на системата за N места;

W - средна цена на 1 месец работа;

F(N) е функция на характеристиките на размера на организацията, което позволява да се вземе предвид сложността на задачата поради размера на организацията в разходите. Поведението на тази функция е качествено подобно на логаритъма от N и е приблизително равно на следните стойности: ако N=100, тогава F(N)=0,3; ако N=200 тогава F(N)=0.35 и ако N>100 тогава F(N)=0.4.

5. Разходи за обучение (Ro) за потребители, системни администратори и лица, поддържащи системата.

6.Разходите за годишна поддръжка (Rs) от системната компания.

7. Разходите за преобразуване (Rk) на данни.

По този начин общите разходи за внедряване и експлоатация на АС за документална поддръжка на управлениетозагодина ще бъдат равни на

Изчисляването на приходната част се основава на факта, че икономическият ефект се състои само от разходите за спестено време на служителите (Erv) и разходите за хартия (ESB), спестени при преминаване към електронно управление на документи

Изчисляването на стойността на спестеното работно време на служителите се основава на експертни оценки.

За почти всеки документ в една доста дългогодишна организация винаги ще има прототип. Най-често един прототип спестява от 20 до 30% от времето, изразходвано за създаване на документ. Ако всеки служител прекарва около 30% от работното си време за създаване на нови документи (ESD), тогава общото спестяване на време за служителите при наличие на прототипи ще бъде около 7,5% от общото им работно време.

Спестяванията във времето за извличане на документи (EPD) са сравнително добре измерени и всъщност са от порядъка на 5-10%.

Най-трудно се оценява априори ускоряването на бизнес процесите. При хартиен работен процес процесът на съгласуване и одобрение на документ (Eud) е дълъг и е невъзможно да се контролира забавянето на изпълнението. При внедряване на автоматизирана система за документална поддръжка на управлението, документите се прехвърлят към следващата инстанция веднага след изпълнението. По този начин многоетапното одобрение и съгласуване може да бъде намалено няколко пъти. В този случай експертната оценка на спестяванията на служител ще бъде 10-30% от работното време.

Икономията на труд(Et), според нашите допускания,ще бъде

Et \u003d Esd + Epd +сърбеж

Средни месечни разходи в организацията на един служител (S).

Тогава спестяванията на работно време (Erv) на служителите за годината ще бъдат

Erv = Et ×12× N ×8 = (Esd + Epd + Eud) ×12× N×S

Мощността на документопотока се определя чрез показателите обем документи за единица време (година, месец) [25]:

където V е обемът на документацията за единица време;

Dij -броят на документите в j-та група според i-тата структурна единица.

През годината служителите на машинното бюро на организациятаотпечатаха(Em)страници с текст, аархивните работницинаправиха(Ea)листа с копия на оригиналните документи.Ежегодно организацията изпраща приетите актове чрез пълна или задължителна поща. През годината бяха изпратени(Er)единици кореспонденция(листове формат А4).

Цената на спестена хартия (ESB) (с изключение на информацията за печат), въз основа на факта, че един пакет (500 листа) струва C, ще бъде

Esb \u003d (Em + Ea + Er) / 500 × C

Общите спестявания са

E \u003d Erv + Esb \u003d (Esd + Epd + Eud) × 12 × N × S + (Em + Ea + Er) / 500 × C

Очакваният период на изплащане на автоматизирана система за документация за управление, базирана на индустриална СУБД, е равен на

T \u003d Rd / E \u003d [Rl + Rp + Rs + Ro + Rs × (12-M) / 12 + Rb + Rk] / [(Esd + Epd + Eud) × 12 × N × 8 + (Em + Ea + Er) / 500 × C]

Автоматизацията на работния процес ви позволява по-продуктивно да организирате работата на предприятието. Бързото получаване на проби от хартиени и електронни документи чрез използването на технологии за сканиране, разпознаване и печат на документи улеснява преминаването от хартиен носител към електронен и обратно. Така се отваря път за безболезнено прехвърляне на документи от хартиен носител към електронно представителство, сТова дава възможност да се възползвате от компютрите.

Автоматизирането на работния процес на предприятието позволява да се повиши изпълнителската дисциплина, което се осъществява чрез подобряване на контрола върху изпълнението на инструкциите по документи. Ефективна система за уведомяване и напомняне предупреждава предварително всички служители за наближаващите срокове за изпълнение на поръчките. С помощта на формирането на обобщени отчети и дневници е лесно да се получи пълна картина на работата както на отделните служители, така и на предприятието като цяло. Възможността за създаване на индивидуални маршрути на документи ви позволява бързо да създадете най-оптималната верига на тяхното движение в рамките на организацията.

Възможно е да се спести време на всички етапи от работата на служителите чрез използването на интелигентни технологии за работа с документи. Автоматичното генериране на номера, заместването на текущата дата, използването на указатели и речници могат да намалят времето за регистрация и да избегнат грешки, свързани с попълването на данните за документа. Чрез системата се извършва незабавно търсене на документи и инструкции, заедно с всички приложения и пакети. Документите могат да се търсят по тяхното съдържание и произволна комбинация от подробности. В този случай е възможно да се посочи списък или диапазон от стойности, както и логически условия.

Съхраняването на документи от всякакъв формат, отдалеченият достъп до системата от компютър, свързан с интернет, и архивното съхранение на документи ви позволява да организирате единно информационно пространство на предприятието. Поради това потребителите на системата получават най-пълната информация за всички искани данни.

Осигуряването на информационна сигурност се постига чрез разграничаване на правата и защита срещу неоторизиран достъп, както и защита срещу повреди и възможност завъзстановяване на данни. В базата данни на всеки документ е присвоен потребител или група потребители, които имат пълен или частичен достъп до него. Понякога потребител, на когото не е предоставен достъп до документ, дори не знае за самото му съществуване. Разграничаването на правата на потребителите заедно с използването на EDS осигурява цялостен контрол на сигурността на документите. Освен това, ако в случай на хартиен документ, съдържащ повече от една страница, подписът по правило се поставя само на последния лист, тогава в случай на електронна версия подписът се поставя едновременно за всички страници, както и за свързаните документи.

В допълнение към различните технически критерии, важен аспект е икономическата осъществимост на иновацията. Благоприятно е и въвеждането на система за електронен документооборот по критерий ефективност.

---