4.3. Логистичен контролинг в системата за управление на разходите
Има две нива на контролинг: стратегически и оперативен.Стратегическият има за цел да създаде потенциал за успех, т.е. осигуряване на дългосрочното съществуване на предприятието. Неговата задача е да проследи адаптацията на предприятието към околната среда, т.е. идентифициране на целесъобразността от продължаване на планираните стратегически дейности през периода на изпълнение на стратегическия план.Оперативният контрол е насочен към постигане на планираното ниво на доход (печалба). Основната му задача е да оцени икономическата ефективност на производствените процеси, да идентифицира тесните места, които причиняват отклонение на очакваната (действителна) печалба от планираната. Контролирането има специфични инструменти, т.е. взаимосвързан набор от методи за получаване, обработка, обобщаване, анализиране, предоставяне и използване на различна икономическа информация.
Основните задачи на контролинга са: * участие в разработването на целите на предприятието (системата); * предлагат алтернативни решения въз основа на наличната информация; * анализ на икономическа ефективност (особено инвестиции и иновации); * насоки при разработването на оперативни планови разчети; * съпоставка на планираните показатели с реалните и разработване на предложения за преодоляване на отклоненията; * дефиниция на "тесни места"; * създаване на информационни системи за планиране и управление; * консултации на ръководителите на предприятието по производствено-икономически въпроси; * производствено-икономическа обосновка на информация от други специализирани отдели.
Сложността на контролинга е свързана с класификацията на разходите. Например, някои видове разходи не могат да бъдат характеризирани нито като напълно променливи, нито като напълно фиксирани, така че се появи концепцията за полупроменливи.(или смесени) разходи, които по същество са разходи, които зависят както от времето, така и от вида на дейността. Те включват разходите за ремонт на оборудване, електричество, комунални услуги, разходи за съхранение, такси за наем на превозни средства и т.н. Полупроменливите разходи включват както променливи, така и фиксирани компоненти.
Друга система за производствено отчитане, която се използва широко на Запад, е системата на директните разходи. Основата на организацията на производственото счетоводство споредсистемата за преки разходи бешекласификация на разходите според технияпо отношение на обема на производството на постоянни и променливи, а основната характеристика на тази система е, че разходитена промишлените продукти се вземат предвид и планират само по отношение на променливите разходи. Променливите разходи също оценяват баланса на готовата продукция в складовете при началото и края на годината, в процес на работа. Постоянните разходи се събират в отделна сметка и периодично се дебитират в отчета за доходите.
Тази система обаче има и редица недостатъци: * при разделянето на разходите на постоянни и променливи възникват определени трудности, тъй като няма толкова много чисто постоянни или чисто променливи разходи. По принцип разходите са полупроменливи, поради което възникват проблеми при тяхната класификация. Освен това едни и същи разходи могат да се държат различно при различни условия; * фиксираните разходи също са включени в производството на този продукт и следователно трябва да бъдат включени в себестойността му. "Директ-кост" не дава отговор на въпроса колко струва произведеният продукт и каква е пълната му себестойност. Следователно е необходимо допълнително разпределение на условни константиразходи, когато е необходимо да се знае пълната себестойност на готовата продукция или незавършеното производство; * отчитането на разходите за намалена номенклатура от артикули не отговаря на изискванията на местната счетоводна система, една от основните задачи на която доскоро беше изготвянето на точни оценки. Системата за директни разходи обаче служи като ефективен метод за текущо регулиране на постоянни и променливи разходи, цени, праг на рентабилност и ви позволява да контролирате ефективността на вътрешното управление.
Логистичният контрол се основава основно на същите принципи. Той включва следните етапи: * определяне на предназначението, допустимите отклонения и срокове; * анализ на фактическото състояние по показатели по определени методики; * съпоставка на действителното и планираното състояние, като се вземат предвид посочените области на допустими отклонения и внимание към причините за отклоненията; * планиране на действия за отстраняване на недостатъци въз основа на идентифицирани дефекти; * създаване на нови планирани показатели на база резултатите от извършените дейности; * изготвяне на отчет с утвърдената периодичност в разширен и компресиран вид. По отношение на логистичните системи контролингът трябва да се осъществява на базата на система от логистични показатели, които включват: * структурни и рамкови показатели за характеризиране на обхвата на задачите и наличния капацитет; * показатели за ефективност, които определят производителността на персонала, труда и производственото оборудване; * показатели за ефективност на разходите, чрез които разходите за логистика се съотнасят със съответните единици производствена дейност; индикатори за качество, характеризиращи нивото на постигане на целта. Тези индикатори са определени залогистични подсистеми, т.е. за логистиката на снабдяването, складирането и продажбите, както и за материалния поток и логистиката като цяло (табл. 4.12).
Наред с показателите важен контролен инструмент е оценката на логистичните разходи. Изчисляването на логистичните разходи едва наскоро се появи като самостоятелно направление. Сложността на изчисленията се дължи на недостатъците на счетоводната система, проблема с отделянето на логистичните разходи от общите разходи и дейности - от общите дейности на предприятието, недостатъчна диференциация и, следователно, недостатъчен брой препратки към конкретен логистичен продукт, пазарен сегмент или клиент в отчетната документация. Изчисляването на логистичните разходи е почти същото като методите за изчисляване на други разходи, но е необходимо да се установятместата на формиране на тези разходи. Това могат да бъдат например мястото на получаване на стоките, склада, до който пристигат стоките, вътрешнозаводски транспорт, склад на готова продукция, изпращане, издаване на стоки и др.
Всеки разходен център има свой уникален номер и отговорно лице. По принадлежност към функционалния цикъл, от гледна точка на логистиката, разходните центрове могат да бъдат класифицирани, както е показано в табл. 4.15. Тази класификация също така предвижда разделянето на разходите на постоянни и променливи логистични разходи в системата за отчитане.Разходен център трябва да бъде допълнителна област на анализ и да се предоставя в системата за отчитане, когато се използват сметки в отчета за доходите. Като планирани стойности на контролирани стойности (в резултат на бюджетиране) могат да действат количествени параметри на дейността на предприятието, изразени в натурални и разходни показатели. Обемът на контролираните стойности, за да се идентифицират отклонения ианализът на причините за тяхното възникване се определя от икономическата осъществимост (съотношението на ползите, получени от премахването на причините за отклонението, и разходите за тяхното идентифициране). Възможен е и частичен контрол на най-значимите стойности, идентифицирани на базата на ABC анализа.
Действителните стойности на контролираните стойности се идентифицират въз основа на статистически, финансови и управленски счетоводни данни, които са в сила в предприятието. Задачата на контрольора не включва цялостен анализ на всички възникнали отклонения. Дори ако абсолютната или относителната стойност на отклонението е значителна, това не е причина веднага да започнете да го анализирате, оценявате и коригирате. Необходимо е да се установи дали това отклонение е случайно или редовно. Ако отклонението е еднократно и не играе сериозна роля за постигане на целевата печалба, тогава анализът няма смисъл. Както знаете, има няколко вида отклонения: абсолютни, относителни, селективни, кумулативни и времеви отклонения.
Типично за контролинга е сравнението "план-факт". Отклоненията се определят въз основа на сравнение на бюджетните и действителните стойности през периода на планиране с фактите от съответния предходен период (месец, година). И двата подхода за сравнение "план-реално" и "факт-факт" се основават на минали статистики и позволяват да се намалят отклоненията в бъдеще. Въз основа на резултатите от анализа на отклоненията може да се направи друга прогноза или да се определят очакваните резултати в края на плановия период. Сравнението на планирания резултат в края на годината с прогнозирания или очаквания, като се вземат предвид текущите промени във външната среда (или в рамките на предприятието), ни позволява да получим отклонения от типа „план-желан резултат“, което дава възможност за по-задълбочено изследване на причините, които влияят на развитиетобизнес в бъдеще. Анализът и оценката на отклоненията не трябва да се извършват механично, когато причините за отклоненията са очевидни, няма нужда от подробно проучване. Напротив, отклонение, което е незначително и неразбираемо на пръв поглед, може да заслужава внимателно изследване, тъй като резултатът може да разкрие тенденции, които могат да доведат до големи проблеми в бъдеще. Според опита на контролинг отдела на една от водещите компании в хранително-вкусовата промишленост, задачата на контролера е преди всичко да изготвя данни за отклонения и да извършва анализ. При значително отклонение над допустимите граници, контролерът свързва за анализ съответните функционални звена, отговорни за установените отклонения. Контрольорите и мениджърите трябва съвместно да определят и разпознават областите на отговорност, възложени на отделите. При установяване на отговорните за възникналите отклонения е необходимо да се вземе предвид реалната възможност за влияние на подразделението върху получения резултат. Анализът на отклоненията по центъра на логистичните разходи е най-интересен от гледна точка на два вида разходи: променливи и постоянни логистични разходи. Отклоненията в променливите логистични разходи са резултат от промени в три основни фактора: производствени обеми, цени на ресурсите и норми на потребление, като обикновено всички фактори действат едновременно.
Има още два вида фактори: ефектът на валутата (промени в обменния курс) - вид промяна на цената и ефектът от промяна в асортимента (Mix - вид ефект на обема). Раздел. 4.16 са представени факторите, причиняващи отклонения (ефекти) на променливите логистични разходи.
