5.3. Обработка на входящи документи
Фиг.2 Блок-схема на работа с входящи документи
При прегледа на документи мениджърът трябва да се придържа към препоръките, чието спазване позволява да се ускори преминаването на документи, да се избегнат пропуски при обработката на документи, да се създадат условия за тяхното навременно и висококачествено изпълнение, както и да се разгледат документите в деня на получаването им и да се върнат на помощник-секретаря в същия ден (в крайни случаи на следващия ден). Документите в този случай се съхраняват неподредени и търсенето им е трудно. Такива "архиви" не трябва да съществуват. С решение на ръководителя документът се предава на отговорния изпълнител срещу разписка в регистъра на входящите документи, като изпълнителят посочва датата на получаване. Прехвърлянето на документи между изпълнители може да се извършва без разписки, с изключение на документи, обозначени с „Поверително“. Документът е в работа на изпълнителя до окончателното разрешаване на проблема. Когато работата по документа приключи (съставен е документ за отговор, извършено е конкретно действие, задача), върху документа се поставя маркировка за неговото изпълнение и насочване към делото. След това полученият документ и копие от отговора към него се завеждат в съответните случаи. В една компания за редица документи може да се приеме процедура, при която разглеждането на документи от ръководителя се извършва след приключване на тяхното изпълнение, едновременно сподготвени за подписване проекти на вътрешни или изпратени документи. Това ще спести време на мениджъра поради не двойно, а еднократно запознаване с документа. Но за да се въведе такава процедура, е необходимо ясно да се разграничи кои видове официални документи могат да се обработват по този начин и кои не и да се извърши етапът на тестване на тази процедура на практика.