Access 2007 - страница 9
количество дисково пространство. Но в случай на числово поле имате по-сложен избор в сравнение с обикновен текст.
По същество числата са разделени на няколко подмножества в зависимост от това дали поддържат или не дробни стойности (числовите цифри вдясно от десетичната запетая или запетая) и колко байта Access използва, за да ги съхранява.
Байтът е група от 8 бита, най-малката единица за съхранение в компютърния свят. Например един мегабайт е около милион байта.
В табл. Таблица 2-2 изброява различните опции за размер на полето, от които можете да избирате за числови типове данни, и обяснява кога има смисъл да използвате всяка от тях. Първоначално Access задава всички полета на Long Integer, което осигурява достатъчно място, но забранява дробните числа.
Таблица 2.2. Варианти на стойности в полето Размер на полето за цифров тип данни
Целочислени стойности (цяло число) a
Това е рисков размер, защото
диапазон от 0 до 255. За съхранение
подходящ само за малки количества.
Изисква се 1 байт
Обикновено е по-безопасно да се използва за такива
числа стойност Цяло число (Цяло число) и по този начин
осигурете им малко повече място
Целочислени стойности (цяло число) в
Използва се за съхраняване на числа
диапазон от 768 до 32767. За
имащи дробна част
съхранение изисква 2 байта
Целочислени стойности (цяло число) в
Стандартна програма за достъп. добре
варират от 147 483 648 до 2 147
избор с достатъчно място
483 647. 4 байта са необходими за съхранение
за съхранение. Използвайте тази опция за
съхранение на всякакви номерапревишаване
максимум, ако не се нуждаете от дробната част
Единична с плоча
положителен или отрицателен
Най-добрият избор за съхранение на дробни числа
числа, съдържащи до 38 нули и 7
или числа, които са твърде големи за
десетични знаци на точност. За
размер Дълго цяло число
съхранението на номера изисква 4 байта
положителен или отрицателен
Полезно, ако имате нужда от необичайно
числа, съдържащи до 308 нули и 15
десетични знаци на точност. За
съхранението на номера изисква 8 байта
положителен или отрицателен
Подходящ за съхранение на дробни числа с
числа, съдържащи до 28 нули и 28
голям брой цифри вдясно от
десетични знаци на точност. За
съхранението на номера изисква 8 байта
В табл. 2.2 не включва опцията за код за репликация, защото се прилага само за типа данни на брояча (вижте раздела „Брояч“ по-късно в тази глава).
Свойството Размер на полето определя как Access съхранява вашия номер в таблицата. Но освен това можете да изберете как да бъде представен в информационния лист. Например 50, 50.00, 5E1, $50.00 и 5000% са едно и също вътрешно число, но хората възприемат тези опции много
За да изберете формат, се задава свойството Format field. Основните вградени опции за изглед включват следното.
Обикновена. Показват се обичайни числа, като например 43.4534. Всички допълнителни нули вдясно от числото се изхвърлят (така че 4.10 става 4.1).
■ Пари и евро. И двете представяния показват числа с два знака след десетичната запетая, разделители за хиляди (запетая в 1 000 . 00) и знак за валута 1 . Тези видовеформатирането се използва само с типа данни валута (вижте раздела "Валута" по-нататък в тази глава).
Фиксиран. Числата се показват с еднакъв брой десетични знаци в дробната част, допълнени с нули, ако е необходимо (например 432.11 и 39.00). Дълга колона, подравнена спрямо позицията на десетичната запетая, прави вашите таблици по-лесни за четене.
■ С разделители на цифри. Подобно на фиксирания формат, с изключение на това, че използва разделители за хиляди, за да помогне за анализиране на големи числа, като например 1 000 000,00.
■ Процент. Показва дробни числа като проценти. Например, ако въведете числото 0,5, то ще бъде преобразувано в 50%.
Експоненциален. Показва числа в експоненциална форма, идеална за работа с числа с широк диапазон на вариация (като 0, 0003 и 300). Експоненциалната нотация показва първата различна от нула цифра на числото, последвана от фиксиран брой цифри и след това индикация за реда, колко пъти числото е умножено по 10, за да се образува даденото число. Например числото 0,0003 се преобразува в 3,00 x, което се показва като От друга страна, числото 300 се преобразува в 3,00 x 10 2 или 3E2.
Ако използвате фиксирани, процентни, експоненциални или разделени с цифри формати, трябва също да зададете свойството на полето Десетични знаци, за да укажете броя на десетичните знаци, показвани в дробната част. В противен случай винаги ще получите две.
■ Низ по избор на формат. Това е шифрован код, който казва на Access точната форма, в която трябва да бъде представено числото. Трябва да въведете желания форматен низ в полето Формат. Например, ако въведете красивия код
1 Разделител за хиляди и знак за валута са конфигурирани вКонтролни панели. - Ед.
#, ##0, (включително запетая в края), Access ще скрие последните три цифри от всяко число, така че 1 милион ще се покаже като 1000, а 15 000 като 15.
Персонализираните числови формати не са много често срещани в Access (те са много по-често срещани в Excel). По-късно ще научите за изразите (вижте "Дефиниране на изчисляемо поле" в глава 7), които ви позволяват да правите почти същото.
Типът данни Валута е лек вариант на цифровия тип данни, предназначен за финансови изчисления. За разлика от цифровия тип данни, не можете да изберете стойността на свойството Размер на полето за валутен тип данни, Access има обща стратегия, която изисква осем байта за съхраняване на всяко число.
Валутният тип данни е по-добър от числовия тип данни, защото използва оптимизация, която предотвратява възникването на грешки при закръгляване в много малки части. Типът данни за валутата има точност от 15 цифри вляво от десетичната запетая и 4 цифри вдясно от нея.
Можете да промените броя на десетичните знаци, които Access показва за стойности от този тип, когато се показват в работен лист с данни, като зададете свойството Decimal Places. Обикновено е 2.
Форматирането, което Access използва за показване на парични суми, се определя от настройките в регионалния и езиков аплет на вашия компютър (вижте бележката Професионално ниво: Представяне на датата на вашия компютър в следващия раздел).
Понякога тези настройки могат да имат нежелан ефект - например имате малък флейк бизнес в Дания, който продава всичките си продукти в чужбина в щатски долари (не в крони). Можете да настроите фино форматирането на валутните суми, като зададете свойството Формат(Формат), предоставящ следните опции:
■ Парични средства. Това е стандартният избор. Той използва форматиране въз основа на регионалните стандарти, зададени на вашия компютър.
■ евро. Тази опция винаги използва символа за евро (€).
■ Низ по избор на формат. Тази опция ви позволява да зададете символа на всяка валута, която желаете (както е описано по-долу). Трябва да въведете желания форматен низ в свойството Format.
Има проста рецепта за "готвене" на форматирани низове с персонализиран валутен символ. Започнете с вмъкване на символ за валутата (напишете това, което искате) и след това добавете #,###.## - Достъп до програмен код, който означава "дайте ми число с разделители на хиляди и два знака след десетичната запетая."
Например датска компания за зърнени храни може да използва следния форматиращ низ, за да покаже символа на валутата на Съединените щати: $#,###.##
Като има предвид, че американска компания, която трябва да покаже поле за датска валута (с ценови формат като kr 342,99), ще използва следния форматен низ:
Предприемчивите потребители могат да играят с числовия формат, като променят броя на десетичните знаци в дробната част (чрез просто вмъкване и премахване на знаци за цифри) и чрез премахване на разделителите на хиляди (чрез просто премахване на запетаята).
Access използва типа данни Дата/Час, за да съхрани конкретна точка от времето, комбинирана с година, месец, ден и час от деня, посочени до най-близката секунда. Датите се съхраняват вътрешно като числа в база данни на Access, което им позволява да бъдат използвани в изчисления.
Въпреки че Access винаги използва един и същ брой байтове за съхраняване на поле за дата, част от информацията може да не се покаже. Можете да покажете само датата (и да игнориратеинформация за времето от деня) или само часа (и игнорирайте датата). За да направите това, просто задайте свойството Format field. В табл. 2.3 изброява възможните опции.
Таблица 2.3. Формати на типа данни за дата/час