Анализ на разходите по проекта - Управление на проекти
Admin
Това изпълнение определя минималната възможна цена на проекта при съществуващите технологии. Нека наречем този разход технологичен:
Идеална цена на проекта = цена на техниката
Проектите никога не се изпълняват толкова перфектно. Реалните проекти имат повече или по-малко несигурност в характеристиките на продукта, обхвата на работата, наличните ресурси, процедурите за управление, състава и влиянието на заинтересованите страни, външната среда и т.н. Реалните проекти обикновено харчат повече. Нека наречем разходите по проекта, които надвишават идеалното технологично ниво, непроизводителни разходи:
Реални разходи по проекта = разходи за технологии + разходи за отпадъци
Основната цел на анализа на разходите и управлението на разходите на проекта е да се намалят режийните разходи. Ние въвеждаме управление в проекта, за да доближим изпълнението на проекта до идеала. Нека назовем разходите за управление на разходите за управление на проекти:
Стойност на проекта = техническа цена + PM цена + разходна загуба
С помощта на анализ на разходите може да се установи, че при липса на управление непродуктивните разходи могат да бъдат многократно по-високи от технологичната цена на проекта. Увеличаването на разходите за управление води до намаляване на режийните разходи. Управлението на проекта е ефективно, докато цената му е по-малка от намаляването на режийните разходи. Фигура 1 показва как въвеждането на проектаразходите за управление могат да намалят режийните разходи по проекта и да генерират спестявания.
Фигура 1. Цената на проекта без управление и с управление.
Разходите за управление на проекта водят до намаляване на цената на проекта и неговия продукт! Говорим, разбира се, за разумни и оправдани разходи.
Оптимално управление на проекти
Трябва ли постоянно да се подобрява управлението на проекти? Изглежда, да. Нека обаче да разгледаме. При липса на управление на проекта ще имаме значителни непродуктивни загуби - промени и просто технологично ненужна работа. Въвеждането на разходи за управление в проекта ще намали тези разходи.
Увеличаването на разходите за управление ще доведе до допълнително намаляване на непродуктивните загуби до намаляването им до нула. Фигура 2 показва поведението на разходите по проекта за различни суми на управление.
Увеличаването на разходите за управление (синя линия) води до намаляване на непроизводителните разходи (червена линия), нивото на технологичните разходи е показано в зелена линия. Стойността на проекта е сумата от трите компонента на разходите и има формата на парабола (кафява линия) с ясно изразен минимум. В минималната точка на кривата на общите разходи по проекта се постига оптимален контрол. Оптимално в смисъл, че отклонението на разходите за управление във всяка посока от това ниво води до пропорционално по-голямо увеличение на цената на проекта.
Анализ на разходите
Технологични разходи
Всеки проект има някакво оптимално ниво на управление, което се определя от съотношението на управленските и непроизводителните разходи в общата цена на проекта.
Нека да разгледаме основните компоненти на всеки от тези видове разходи по проекта.
- Компоненти на непроизводителните разходи
- Всички разходи по проекта, причинени от разликата между реалното представяне и идеалното, ние приписваме на непроизводителните разходи Cost Waste. Това включва:
- Загуба на време, ресурси и пари за излишна работа
- Превантивни и коригиращи действия
- Отговор на риска (не е идентифициран)
- Промени
- Искове
- Загуба на имидж и клиенти
- Намаляване на пазара на продажби
Компонентите на непроизводителните разходи могат да бъдат намалени чрез разходите за управление на проекта.
Компоненти на разходите за управление
Cost PM се отнася до разходите, предназначени да намалят режийните разходи и да доближат изпълнението на проекта до идеалното технологично ниво. Идеалното нарекохме чисто технологично изпълнение на проекта без никакви управленски и непродуктивни разходи. В този смисъл всички PM процеси, описани в PMBoK, са непродуктивни и разходите за прилагането им са свързани с разходите за управление. Самият набор от PMBoK процеси и приписването на всеки от процесите към една от областите на знанието или група от PM процеси са отлична основа за класифициране на разходните компоненти на управлението на проекти.
След PMBoK разходите за PM са разходите, направени при изпълнението на който и да е от процесите, описани в стандарта и приложени в проекта. Можем допълнително да групираме и обобщим тези разходи по групи процеси:
Ефективност на PM инструментите
Всеки инструмент за управление на проекти е ефективен, докато разходите за неговото използване не надвишават приходите от това използване, тоест разликата между разходите без инструмента и разходите с инструмента е по-голяма от цената на самия инструмент. Разбира се ниетрябва да отчете всички разходи – както преки, така и непреки.
Цената на инструментите за управление е доста лесна за оценка. Това са заплати, цени, режийни разходи. Много по-трудно е да се оцени ефектът от използването на инструмент, тоест разликата между „разходи без инструмент“ и „разходи с инструмент“. Основният проблем е да се оцени цената на изпълнението без използване на инструмент. Не можем да провеждаме паралелен проект без ръководството да оцени такива разходи. Единственото, което може да се използва, е сравнение с подобни проекти, наши и чужди, тоест бенчмаркинг. Поради това натрупването на статистика за изпълнението на проекти е не просто полезно забавление, а абсолютно необходим инструмент за оценка на ефективността на управлението.
Нека да разгледаме набързо някои от PM инструментите от тази гледна точка.
Ръководител проект
Той дефинира всички PM процеси и участва в тяхното изпълнение. Мениджърът на проекти е ефективен, ако заплатата му е по-малка от ефекта на изградената от него система за управление на проекти. Ефектът може да се оцени чрез сравнение с технологичните и управленските разходи на подобни проекти.
Информационна система за управление на проекти (PMIS)
Цената на PMIS се състои от разходите за софтуер, внедряване и експлоатация. Ефектът от системата е намаляване на времето за вземане на управленски решения и подобряване на тяхното качество. Ефектът от информационната система е толкова нематериален, колкото и ефектът от ръководителя на проекта.
Корпоративна система за управление на проекти (CPMS)
Основната му цел е да подобри качеството на изпълнение на всички проекти на организацията. Това се постига чрез регламентиране на основните процедури за управление на проекти и централизиране на основните управленски функции. Знак за ефективността на KSUP може да бъденамаляване на всички разходи (както управленски, така и технологични) за “единица обем” дейност по проекта. Въпреки изобилието от препоръки за изграждането на такива системи, не се обръща достатъчно внимание на ефективността на PM. Това е основната причина за проблемите с подобряването на организационното управление на проекти.
Този инструмент е добър, защото е готово описание на системата за управление за всеки проект. Прочетете и приложете! Качеството на инструмента е потвърдено от множество приложения на препоръките на стандарта в практиката, а ефектът му се засилва от факта, че цената за придобиване на инструмента е нула (само за членове на PMI).
Заключение
Управлението на проекти, както и системите за управление на качеството на продуктите, не трябва да се разглеждат като модни тенденции, а като инструменти за постигане на бизнес цели, включително печалби.
Подобряването на системата за управление на всеки проект трябва да се извършва, за да се намалят разходите по проекта, а не в името на постигането на съвършенство. Една ефективна система за управление на проекти може да се основава само на постоянен запис на всички производствени и управленски разходи.
Първата стъпка за подобрение трябва да бъде одит на съществуващата PM система с акцент върху идентифицирането и измерването на текущите разходи, които след това трябва да се извършват систематично през целия жизнен цикъл на проекта. PM системата трябва да измерва собствената си ефективност. Казаното в пълна степен, а може би и в по-голяма степен, важи и за корпоративните системи за управление на проекти.
Необходимо е да се проведат изследвания по въпросите на управленските разходи - компоненти на разходите, статистика на компонентите в различни отрасли, влиянието на компонентите на разходите за управление върху компонентите на непроизводителните разходи. Такива проучвания и дискусии ще бъдат интереснина всички мениджъри поради фундаменталното въздействие на разходите за управление върху ефективността на управлението.