Бележка за безопасно отчитане на разходите, свързани със служебен автомобил
Когато счетоводството е най-просто:Ако разходите за ГСМ се отписват в границите, разработени от Министерството на транспорта на България или препоръчани от производителя. И няма да има проблеми с приспадането на ДДС, ако на счетоводителя веднага бъде издадено пълномощно за закупуване на гориво, плащане за измиване и монтаж на гуми.
Изводите и препоръките, дадени в тази статия, ще бъдат полезни за "опростаците" с обект "доходи минус разходи".
Компанията закупи превозно средство, например микробус, за да доставя стоки на клиенти. Или седан от представителна класа за директорски пътувания. Разбира се, разходите за закупуване на автомобил не са ограничени. Вземете поне бензин. А също и застраховка, технически прегледи, монтаж на гуми. За вас като счетоводител е важно да вземете предвид всички тези разходи за поддръжка на автомобила в полза на фирмата. Да, и така че данъчните власти да нямат претенции.
Ако вашата компания купува повече от първата кола, нашият съвет също ще бъде полезен. Проверете дали някъде не е прокраднала грешка в разходната отчетност на автомобила.
Как безопасно да записвате застрахователни разходи
Най-вероятно вашата компания вече е платила за политиката на OSAGO. Ако все още не сте направили това, тогава всеки ден те ще ви носят разписки или вие сами ще издадете съответното плащане. Причината е проста. Платената застрахователна премия по споразумението OSAGO всъщност е първият вид разход след плащането на самата кола. Такива разходи възникват дори преди автомобилът да напусне автокъщата. В края на краищата не можете да шофирате изобщо без политика за „автомобилен гражданин“. Освен това доста често компаниите сключват доброволни застрахователни договори срещу щети и кражби - полици КАСКО.
Отписване на плащането за доброволно застраховане на имущество в действителния размер. Това правило е залегнало в член 263, параграф 3 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Обикновено застрахователните полици (иOSAGO и CASCO) се купуват за една година. Тоест за повече от един отчетен период за данък общ доход. Да, и те плащат премии веднага. Следователно ще отчитате разходите равномерно през периода на валидност на застраховката и пропорционално на броя на календарните дни в едно тримесечие (или месец). Тези правила са залегнали в член 272, параграф 6 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Ами ако таксите се плащат на вноски? След това отпишете разходите равномерно за периода, за който е платена част от застрахователната премия (например половин година или тримесечие) пропорционално на броя на календарните дни в отчетния период.
Случва се те все пак да придобият разширени полици за автомобилна отговорност (DSAGO). Но внимавай. Тези разходи не могат да бъдат приспаднати от целите на данъка върху дохода. Това просто не е разрешено от нормите на глава 25 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Между другото, застрахователните услуги по ДДС не се облагат с ДДС. Това е посочено в член 149, параграф 7, параграф 3 от Кодекса. Така че няма какво да се приспадат.
Неща, които трябва да имате предвид, когато отписвате разходите за гориво
Сега за закупуването на гориво. Това са най-честите разходи, с които ще се сблъскате. И те ще се появят веднага след закупуването на кола - в резервоара на нова кола, като правило, само няколко литра бензин са достатъчни, за да стигнете до най-близката бензиностанция.
Колко да вземете предвид разходите за гориво
Вярно е, че финансистите не уточняват колко бързо е необходимо да се подаде искане за разработване на норми. Така че има смисъл всички тези моменти да се показват във вътрешен ред в свободна форма (вижте примера му по-долу).
И за ваше удобство по-долу сме изобразили схемата за отчитане на разходите за ГСМ.
Как да отчитаме разходите за бензин
Как да потвърдите разходите за гориво
За да се вземат предвид разходите забензин и приспаднете ДДС от цената му, трябва ви пътна бележка. Това е основният първичен документ, който се съставя за всеки автомобил поотделно.
Ако попълните товарителница с грешки, данъчните власти ще премахнат разходите за гориво и приспадането на ДДС.
Тези подробности трябва да са в пътния лист
Колко често трябва да попълвате карти за пътуване? Не е необходимо да правите това ежедневно. Но във всички случаи максималният живот на "ваучера" е един месец. В този случай е необходимо издадените листове да се регистрират в специален дневник. Типовият му формуляр (№ 8) е в същото решение на Държавния статистически комитет на България № 78.
На какво да обърнете внимание, когато плащате гориво по различни начини
Важно е и как вашата компания плаща за гориво. Има три начина: пари в брой (вижте диаграмата по-долу), купони и карти за гориво.
Как да изчислим данъците, ако служителите на компанията купуват бензин в брой
*Арбитрите смятат, че ДДС може да бъде приспаднат без фактура. Достатъчна е една касова бележка (вижте например решението на Президиума на Върховния арбитражен съд България от 13 май 2008 г. № 17718/07).
Има много прилики между купони и карти. Те са два вида: парични - за определен лимит на цената на горивото и литрови - за определено количество бензин. В първия случай купоните се считат за строги формуляри за отчитане (сметка 006), а във втория - като парични документи (подсметка 3 към сметка 50). Но за картите за гориво това е без значение. Независимо от вида на картата, всички плащания за закупуване на гориво се извършват по сметка 60.
Моля, обърнете внимание, че разходите за гориво могат да бъдат отписани само след действителното зареждане. Също така трябва да изчакате, докато шофьорът отчете получените талони. Тоест ще носи предварителен отчет в счетоводството.А към протокола ще приложи пътен лист, чекове от бензиностанции и използвани талони. Въпросът е, че при плащане към доставчика има авансово плащане.
Що се отнася до картите за гориво, ще ви трябват и документи от доставчика. Това е акт и подробна справка кога, колко и какви ГСМ са пуснати. Не е необходимо обаче да се подават предварителни отчети.
ДДС в случай на купони и карти може да бъде приспаднат съгласно общите правила. Тоест още в периода, когато е преведен аванса.
В бъдеще възстановете данъка от авансовото плащане. И също така го поставете за приспадане в неговата цялост, след като доставчикът (продавач на талони или карти) предостави фактура за цялото изпратено гориво.
Как да отчитаме други повтарящи се транспортни разходи
Има няколко други вида доста чести автомобилни разходи. Първо, това е мивка и паркинг. На второ място, това е такса за монтаж на гуми, както и закупуване на нови гуми. Трето, това е периодична поддръжка и проверка.
Всички тези разходи се обединяват от факта, че няма специални изисквания за счетоводното им отчитане. Как да отразяваме такива разходи сме описали в таблицата по-долу.
Основното нещо, което трябва да запомните
1. Плащането по полици ОСАГО и КАСКО не може да бъде отписано веднага. Тези разходи трябва да бъдат разпределени през целия живот на застраховката.
2. По-безопасно е да се вземат предвид разходите за гориво и смазочни материали в границите, разработени от Министерството на транспорта на България. Ако служителите не са одобрили ограниченията, можете да използвате данните на производителя и впоследствие да се свържете с научна организация за разработване на стандарти.
3 За да закупите гориво в брой, по-добре е да издадете пълномощно на счетоводителя. Това ще помогне да се избегнат проблеми с приспадането на ДДС.