бизнес срещи

ПЛАН

1. Среща: време за сън или активна работа 3

1.1 Основните задачи на една бизнес организация 3

1.2 Основни бизнес правила 4

2. Два стила на бизнес срещи 6

2.1 Стил на лидерство 7

3. Мениджър и срещи: практически съвети и 10

Списък на използваната литература. 14

Въведение:

Освен делови разговори и търговски преговори, в бизнес практиката са широко разпространени бизнес срещите, които са начин за открито колективно обсъждане на определени въпроси. Формите на такава дискусия са много разнообразни. Това са конгреси, конференции, симпозиуми, срещи, сесии, семинари. Решенията, взети на тези събития, обикновено са по-ефективни от тези, взети от тесен кръг от мениджъри. Същността на бизнес срещата е да осигури свободна дискусия и да разработи общо решение, основано на отчитане на различни мнения.

Тези и други въпроси на общата организация на бизнес срещи и сесии ще бъдат разгледани по-подробно.

1.Среща: сън или активно време?

Ако анализираме управленската дейност като цяло, можем да идентифицираме редица области, които допринасят за подобряване на нейната ефективност. Едно от тях е правилното провеждане на срещи, преговори, бизнес разговори. Именно на тази работа мениджърът прекарва до 50% от работното си време.

Бизнес срещата е една от най-важните дейности на лидера и важен фактор, влияещ върху организацията на работния режим на целия екип. Нуждата от срещи е ясна. Те са необходими за ускоряване на процеса на вземане на решения и повишаване на тяхната валидност, за ефективна обмяна на мнения и опит,за по-бързото довеждане на конкретните задачи до изпълнителя, но най-важното за емоционалното въздействие върху участниците в срещата и в резултат на това върху целия екип. Въпреки че повечето ръководители на организации осъзнават необходимостта и ефективността на този метод на работа, не всички от тях напълно владеят психологията на провеждането на срещи, методите на бизнес комуникация. Почти всеки член на управленския персонал може да даде пример за среща, на която е присъствал, където неправилното представяне на информация, монотонен глас и цялата среда предизвикват мисли за меко одеяло или възглавница.

Какви правила трябва да се използват, за да се избегне подобно явление? Нека разгледаме този момент по-подробно.

1.1 Основните задачи на организирането на бизнес среща .

Една от основните задачи на водещата бизнес среща е да внесе възможно най-много факти, за да се оцени по-пълно сложността на обсъждания проблем, както и да въвлече присъстващите в процеса на решаване на проблема. Разбира се, лидерът трябва да има своя собствена гледна точка за текущата ситуация, но също така е необходимо да се знае гледната точка на другите, за да се разбере дали те са прави или не в разбирането си за проблема. Ако гледната точка на някой друг е правилна, ръководителят на срещата може да промени виждането си за ситуацията. Ако колегите грешат или пропускат нещо съществено, той може да предостави липсващи факти. Задаването на правилните въпроси е чудесен инструмент за насочване на срещата в правилната посока. В процеса на провеждане на бизнес среща е много важно да се контролира нейното протичане. За да направи това, лидерът трябва:

1. Останете неутрални. Това се отразява положително на емоционалното състояние на присъстващите. 2. Поддържайте разговора. 3. Вземете незабавни мерки, акопоява на емоционален стрес. 4. Слушайте мненията на всички противници. 5. Нетърпимо е към екскурзии в миналото и отклонения от темата. 6. Ако е необходимо, пояснете съобщенията на отделните участници: „Какво точно имате предвид?“.

7. По-често обобщаване на междинни резултати, за да се покаже на участниците, че вече са близо до целта.

Вземането на решение се състои от пет етапа: а) установяване на контакти б) дефиниране на проблема в) поставяне на цели г) изразяване на мисли д) готовност за действие.

а) използването на обидни, неправилни думи, различни резки;

б) опити за тълкуване на думите на друг човек (например: „Мълчиш, защото няма какво да кажеш“);

в) използването на различни видове метафори (например: „Изчервяваш се като домат“ и в отговор: „И не можеш да ме сравниш с нищо по-добро“);

г) използването на думите "винаги", "никога"; д) приписване на неизказани от него мисли на друг (например: „Ти мислиш.“); д) използване на директни инструкции. След като систематизира целия материал, необходим за срещата, след като анализира всички нюанси на ефективността на своята реч, лидерът трябва да определи стила на предстоящото събитие.

2. Два стила на бизнес срещи .

2.1 Стил на лидерство.

Разпределете следните стилове на поведение на лидера на срещата: 1. Диктаторски – когато лидерът води събранието и фактически единствен се ползва с право на глас. Пример за такава среща може да бъде запознаване с поръчката, нова посока в работата. 2. Автократичен - лидерът задава въпроси на всеки участник на свой ред и изслушва техните отговори. Редовното използване на този стил допринася за развитието на устойчивнеприязън към лидера. 3. Псевдодискусия - първо ръководителят или някой от негово име прави съобщение, след което се провежда дебат, в който участват няколко служители по избор на ръководителя. 4. Дискусията се характеризира със свободен обмен на мнения и намиране на общо решение. 5. При среща в свободен стил лидерът не формулира ясно дневния ред и не се вземат решения. Бих искал да отбележа, че системното използване на всеки един стил на провеждане на среща се отразява негативно на междуличностните отношения на служителите, статуса на мениджъра и ефективността на работата. Следващият аспект, без да се съобразявате с който е невъзможно да бъдете добър лидер, е изкуството да слушате. Психолозите определят слушането като най-важното средство за комуникация. В бизнес средите и в организациите често се допускат грешки и гафове, причините за които са неумението да се вслушват в препоръки, предложения, инструкции.

Неразбирането на намеренията и желанията на събеседника води до загуба на ценно време, повишава емоционалното напрежение, усложнява по-нататъшното развитие на бизнес отношенията. Има редица условия, които добрият слушател трябва да спазва. Първо, не се разсейвайте от външни мисли. И тъй като скоростта на мислене е около четири пъти по-голяма от скоростта на речта, е необходимо да използвате много упорито „свободното време“ за критичен анализ и изводи от това, което чувате. Второ, не трябва да се замисля върху последващия въпрос и още повече не трябва да се говорят контрааргументи. Това е една от най-честите грешки и често струва много скъпо на слушателите. Трето, трябва да се концентрира върху същността на предмета, а не върху второстепенното. Особено трудно е да се проследи представянето, сърцевината на проблема на неподготвенителектори поради объркване на термини и понятия, несистематично изложение и голям брой второстепенни и маловажни факти. Мнозина, прочели тези условия за правилно слушане, ще кажат, че е лесно. Но има редица грешки, които се случват в процеса на изслушване и сред професионалистите при провеждането на срещи. Така например дегресия - отстраняване от предмета на разговора. Тази грешка обикновено е характерна за интелигентните слушатели, които използват превишението на скоростта на мислене над скоростта на речта за собствените си размисли. В резултат на такива отражения човек напълно губи нишката на представяне. Често има и друга грешка - фокусирането върху "голи" факти. Типична грешка е запомнянето на дълга поредица от инструкции. Психологическите тестове показват, че дори най-обучените хора с високо ниво на развитие на вниманието могат точно да запомнят не повече от пет точки. Всички други инструкции са смесени. Следователно, от психологическа гледна точка, се препоръчва във всяко изброяване да се съсредоточите само върху най-значимите точки. Въпреки това, дори ако си поставите за цел да се съсредоточите само върху същността, основата, тогава в процеса на слушане човек може да срещне така наречените „критични“ думи, които особено засягат психиката, изваждат човек от равновесие. За мнозина това може да са думите: "повдигане на цените", "фалит", "инфлация". Думи от този тип могат да предизвикат възмущение у човек, несъзнателно желание за протест и скандал. Човек вече не следи какво казват другите в този момент. Тази свръхчувствителност ще намалее само ако човекът чрез самоконтрол идентифицира своите „критични“ думи. Трябва да се отбележи, че много хора очакват с нетърпение пауза в разговора, за да вмъкнат думата си.Всеки от лидерите трябва да помни: ако не позволим на участника в срещата да говори, тогава той остава с впечатлението, че е лишен от правото на глас. Извинението, че нямате достатъчно време да изслушвате напълно служителите, може да се обърне срещу самия мениджър. Спестените 10-15 минути от мълчанието на участниците в срещата могат по-късно да ги принудят да проведат още 2-3 разговора, разговори по същия въпрос поради грешки, недоверие или несъгласие. Често хората в процеса на провеждане на среща, среща, преговори или разговор срещат трудности при задаването на въпроси, поддържайки разговора в правилната посока. Какви са въпросите?

Затворените въпроси са въпроси, които имат отговор да или не. Използват се, когато е необходимо да се получи ясна и точна информация, насочена към вземане на решение, установяване на фактическата основа на проблема и реални възможности, постигане на съгласие. Отворените въпроси се наричат "Кой?", "Какво?", "Как?", "Колко?", "Защо?" и т.н. Те служат за извеждане на човек от изолацията, насърчават го да дава нови идеи и предложения и служат за стимулиране на монолог от страна на събеседника. „Мога ли да считам цитираните от вас факти за случайни или това е природен феномен?“. Въпроси от този тип се наричат риторични. Те служат за обозначаване на неразрешен проблем и за фокусиране на вниманието върху желания аспект. Критичните въпроси служат за идентифициране на нови проблеми, уязвими места в позицията на събеседника, както и за поддържане на хода на разговора в стриктните рамки на вече постигнатите резултати от преговорите. („Мислите ли, че сме на грешен път? Може би трябва да помислим по-внимателно за случая на употреба.“). Често се използва при срещи и аналитични въпроси като: „Правилно ли разбрах вашето предложение?“ и така нататък.Те са ефективни за създаване на атмосфера на взаимно разбирателство и за постигане на междинен резултат. С многовариантността на задаването на въпроси във всяка фаза на бизнес разговора, някои видове са подходящи. По този начин навлизането в предмета на преговорите изисква затворени въпроси и е по-добре да събирате фактори за изясняване на позицията на партньора чрез отворени. При консолидиране и проверка на взетото решение е необходимо да се съсредоточите върху риторични и аналитични въпроси, а когато се появят нови аспекти на дискусията и посоката на разговора, се препоръчва да се задават критични въпроси. Едно от основните правила на водещия на срещата, оратора или просто оратора е да наблюдава реакцията на слушателите. Възможно ли е по външен вид да се разбере дали темата на разговор е интересна за даден човек или не? Как можете да разберете дали ораторът казва истината? Как ще се прояви външният момент, когато човек започне да се съмнява в правилността на своята позиция? Съвременната психология дава отговори на всички тези въпроси. Ще дадем няколко правила от теорията на изражението на лицето и жестовете, които всеки трябва да знае. Изследване, проведено от Ниренберг и Калеро върху жеста на връзката, стискането на пръстите на двете ръце, показа, че този жест показва разочарование или желание да се скрие негативното отношение към субекта или човека. Чрез триене на длани една в друга човек невербално показва очакването за положителен резултат. Отварянето на ръцете, обръщането на отворените длани към слушателите свидетелства за искреността на оратора. Психолозите казват, че като наблюдавате позицията на дланите на човек, можете да прецените неговата честност в момента на разговора. Ако човек загуби интерес, но от учтивост иска да изглежда заинтересован, тогава той подпира главата си с ръка, спуска я до основата на дланта си. истинскиинтерес се проявява, когато ръката е под бузата, но не служи като опора за главата. Има много други жестове, с които можете да разпознаете намеренията и желанията на човек.

3. Мениджър и срещи: практически съветии препоръки.

Колкото по-висока е позицията на мениджъра, толкова повече време прекарва на срещи. Дори в добре организираните предприятия ценното време на най-умните лидери често се губи, защото никой не се е научил как да провежда срещи добре. Ето няколко съвета, които според нас помагат на мениджърите да спестят времето си.

На първо място, трябва да започнете с решението на основния въпрос: наистина ли си струва да разгледаме тази тема на срещата. В повечето случаи основното предимство на срещите - възможността за провеждане на диалог между участниците - не може да бъде реализирано, тъй като шефът иска само да предаде информация и дори не дава отговори на въпросите на публиката. Ако проблемът не изисква незабавно решение, по-добре е да се направи без среща. Това, което остава, е да се предостави важна информация на вниманието на служителите чрез циркулярно писмо или чрез компютърна система в предприятието. Очевидно това е един от парадоксите на работата в предприятие.

Като правило се препоръчва да се събере екип от служители по три причини: