Деловодство на синдикалната организация

5. ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТА С ДОКУМЕНТИОбемът на документацията, създавана в синдикалната организация, има тенденция към непрекъснато нарастване.

Деловодството в синдикалната организация се извършва самостоятелно, отделно от деловодството на институцията. Процедурата за водене на деловодство се определя от ведомствени инструкции, които действат директно в институцията, където се намира синдикалната организация.

Документацията на синдикалната организация включва:

  • регистриране на входяща кореспонденция;
  • регистриране на изходяща кореспонденция;
  • контрол върху изпълнението на документите;
  • оформяне на документи по дела;
  • подготвяне и предаване на документи за архивно съхранение;
  • унищожаване на документи.
Воденето на протокол може да бъде поверено на един от членовете на профсъюзния комитет или на специално назначен служител.

Председателят на синдикалната организация носи лична отговорност за организацията и коректността на воденето на документацията.5.1 Работа с входяща кореспонденция.

Кореспонденцията, получена от синдикалната организация, се регистрира в дневник или карта, след което се разглежда от председателя или заместник.

Журналната система за регистриране на входяща кореспонденция за синдикалните организации е по-удобна, т.к. Синдикалната организация не получава много голям брой документи в сравнение с документите, които получава например университет. За организации със значителен документооборот в момента не се използва журналната форма на регистрация, т.к. остаряла и има редица съществени недостатъци.

Формата на регистрация на входящата кореспонденция се определя от самата синдикална организация.

Форма за дневник на входящата кореспонденция:

На всички документи, получени от синдикалната организация, датата на получаване и регистрационният номер според регистъра на входящата кореспонденция се поставят в долния десен ъгъл на първата страница. Можете да поставите регистрационен печат.

От _____________ Номерирането на документите на входящата кореспонденция се извършва през календарната година.

Документи, които не подлежат на регистрация, се прехвърлят по назначаване на членове на избрани синдикални органи в съответствие с областите на тяхната работа, в счетоводния отдел, в библиотеката.

Предложения, изявления, жалби на членове на синдиката, постъпили в синдикалната организация в устна или писмена форма, се регистрират отделно от писмата на организацията. В тези случаи към номера на документа се добавя буквата от фамилията на кандидата.

в. № 12-Б (Борисов) Форма на регистъра на писма, жалби, становища и устни жалби на граждани:

Постъпилите документи се предават за разглеждане на председателя на синдикалната организация и се разглеждат от него в деня на получаването им или на следващия работен ден.5.2 Ред за работа с изходяща кореспонденция

Всички документи, произтичащи от синдикалната организация, след като са подписани от председателя или заместник, се регистрират в картата или дневника на изходящата кореспонденция Формата на дневника за регистриране на изходяща кореспонденция:

На изходящите документи се поставят датата на напускане и регистрационният номер, присвоен според дневника (карта).

При отговор на писма във формуляра се посочват и номерът и датата на документа, на който се отговаря.

Отговорите на предложения, становища и жалби трябва да съдържат същия регистрационен номер, който им се дава при приемане. изходящидокументите трябва да бъдат обработени и изпратени в деня на регистрацията.

Протоколите и решенията на синдикалната организация, нейните изборни органи се изпращат със същите поредни номера, които са им присвоени.

Извлечения от протокола и копия от документи, изпратени до организации и граждани, както и финансово-икономически документи, се заверяват с печата на синдикалната организация.

Изходящите документи се изпращат до други организации по различни начини: по пощата, факс, електронна поща и др.

5.3 Контрол върху изпълнението на документите

Контролът върху навременното и правилно изпълнение на документите, получени от синдикалната организация, се извършва от председателя на синдикалната организация или негов заместник. Целта на контрола е да съдейства за навременното и правилно изпълнение на решенията, задачите и указанията и да осигури получаването на необходимата информация за оценка на дейността на синдикалната организация.

Контролната дейност включва:

  • контрол върху изпълнението на документите по същество на повдигнатите в тях въпроси;
  • контрол върху съответствието на формата на създадените документи, тяхното съдържание и навременността на изпълнение.
Срокове за изпълнение на документите
  • като се вземе предвид становището на синдикалната организация при приемане на местни актове, съдържащи норми на трудовото право - до 5 дни;
  • като се вземе предвид становището на синдикалната организация при прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя - до 7 дни;
  • според писма от организации - не повече от 10 дни;
  • за предложения, молби и жалби на граждани - до 15 дни;
  • за документи, изискващи проучване и проверка, изготвяне на удостоверение и обосновка, както и разглеждане на синдикален документ - до 30 дни.
  • Протокол за разногласия: съставяне и изпращане - до 10 дни, разглеждане до 20 дни.
Контролът на изпълнение включва:
  • задаване на документа за контрол;
  • проверка на навременното предаване на документа на изпълнителя;
  • Проверка и регулиране на хода на изпълнение;
  • отчитане и обобщаване на резултатите от наблюдението на изпълнението на документите, информиране на ръководителя.
Датата на регистрация на документа се счита за начало на срока за изпълнение.

Всички контролни документи трябва да бъдат предадени за изпълнение срещу разписка с посочване на датата на получаване на документа от изпълнителя и поставяне на знака "контрол" или контролния знак "К" върху документите.

От контрол се отстраняват само изпълнените документи. Документът се счита за изпълнен след изпращане на кореспондента на отговор по същество. Съставените и снети от контрол документи се формират в дела в съответствие с номенклатурата на делата на синдикалната организация.

Най-малко два пъти месечно е необходимо да се съгласуват документи, които не са завършени навреме, и въз основа на резултатите от работата за годината да се анализира изпълнението на документите на заседанията на профсъюзния комитет или неговия президиум.

Добре установеният контрол е средство за повишаване на ефективността на работата и създаване на делова атмосфера в синдикалната организация.5.4 Номенклатура на делата на синдикалната организация

За да се осигури правилното формиране и отчитане на делата в синдикалната организация, трябва да се състави номенклатура на делата.

Номенклатура на делата- систематизиран списък на имената на делата, заведени в организацията, с посочване на условията за тяхното съхранение, изготвен по предписания начин.

Номенклатурата на делата включва всички документи, генерирани в дейността на организацията, с изключение на печатни издания.