Десет клопки на аутсорсинга
Когато изготвят и прилагат планове за аутсорсинг, компаниите понякога правят грешки, които могат да бъдат избегнати. Най-често срещаните проблеми са изброени по-долу и как да ги разрешите.
Ефективността на аутсорсинга зависи повече от икономическия модел на компанията, отколкото от тарифите на доставчика на такава услуга. Някои разходи може да са фини или дори да не се виждат изобщо за момента. EquaTerra, консултантска компания, работеща в тази област, идентифицира десет скрити клопки и предложи начини за отстраняването им.
Капан #1: Обменният курс
Проблем. Поради валутните колебания миналогодишната тарифа от 1 милион долара на месец може да нарасне до 1,4 милиона долара днес.
Решение. Застраховката срещу такъв риск трябва да бъде предвидена в договора. Можете например да се договорите с доставчик на услуги, че до определена сума споделяте отговорността за промяна на обменния курс наполовина и след като той надхвърли определени граници, отново седнете на масата за преговори и договорете нови условия. Този подход вече помогна на много компании да се защитят от обезценяването на щатския долар.
Капан #2: Надграждане на хардуер и софтуер
Проблем. Договорът може да предвижда надграждане на хардуер и приложения (напр. Microsoft Office) след две години. Но ако аутсорсингът е проектиран за 5-7 години, такава актуализация ще трябва да се извърши още един или два пъти и това обикновено не е предвидено в договора. В резултат на това предприятието рискува да загуби от 500 до 2000 долара на служител. Например, една фармацевтична компания по някакъв начин реши, че доставчикът на услуги плаща за непланиран ъпгрейд и тази грешка им струва 20 милиона долара.
Решение. В допълнение към стандартната системна актуализацияслед година-две трябва да се предвидят други позиции в договора. За да направите това, трябва внимателно да анализирате условията за аутсорсинг, да разберете от доставчика подробностите за надстройките на оборудването и след това точно и ясно да посочите всичко това в договора. За да сте сигурни, че оборудването се обновява през целия му жизнен цикъл, изисквайте в договора да бъде включен график за обновяване за всяка единица.
Капан #3: Фиксирани състояния
Проблем. Доставчикът на услуги получава работата на половината от служителите на компанията, които в същото време продължават да получават пълна заплата. В резултат на това не се постигат икономии. Само един пример, търговска верига има 1100 служители, но половината от задълженията на 200 от тях са изнесени. В резултат на това компанията пропиля 24 милиона долара.
Решение. След преминаване към аутсорсинг е наложително да се преразгледа щатното разписание, да се коригират функционалните отговорности, да се преразпределят служители или да се намали техният брой. Ако гореспоменатата компания беше направила това, щеше да спести 12 милиона.
Капан #4: Липса на контрол
Проблем. Компаниите често подценяват колко и какви ресурси - хора, процеси, технологии - ще бъдат необходими за контрол на изпълнението на аутсорсинг договор. Но само грешките в сметките на доставчика заплашват да намалят месечните спестявания с 2-10%. Така един от международните производители на потребителски стоки при проверка на фактури за аутсорсинг установи надплащане от 5%, което съответства на 40 хиляди долара на месец.
Решение. В никакъв случай не трябва да мислите, че прехвърлянето на процес на аутсорсинг освобождава клиента от необходимостта да контролира изпълнениетодоговор. Задължително е създаването на екип за проверка и придобиването на необходимите инструменти за това. Без това няма да е възможно да се намалят рисковете или да се постигнат планирани спестявания чрез аутсорсинг.
Капан № 5: Домашни разходи
Проблем. Компаниите обикновено забравят за подготовката за работа в нова среда. Например, един от договорите за аутсорсинг на счетоводни функции изискваше внедряването на нова електронна система за осчетоводяване на задължения, но клиентът напълно пренебрегна необходимостта от разработване на интерфейс за своите клиентски машини. В резултат на това той трябваше да отдели още 2,5 милиона долара над бюджета.
Решение. Необходимо е да се предвидят възможни допълнителни разходи - време, външни ресурси, средства за взаимодействие с доставчика на услугата - и да се вземат предвид при оценката на бъдещите разходи.
Капан #6: Пенсионни вноски
Проблем. Много компании, без да знаят това, продължават да превеждат пенсионните вноски на служителите си дори след уволнението им. Но такъв ненужен преразход може да достигне стотици хиляди долари годишно! Например, една фирма установи, че всяка година внася хиляди долари в пенсионен фонд за всеки от 1000-те вече уволнени служители.
Решение. След прехвърлянето на работата съизпълнителите трябва да съставят списък на съкратените във връзка с това служители и да актуализират базата данни на отдела за персонал. Такива съвети може да изглеждат примитивни, но често се забравят, в резултат на което се хвърлят огромни суми на вятъра.
Капан #7: Планирано съкращаване
Проблем. Планове за намаляване на персонала чрез аутсорсинг имат почти всички организации, но в същото време те често оставят някои служители, за да им помогнат да се преместят внов модел на работа. Тук идват неотчетените допълнителни разходи. За да смекчи риска, една фармацевтична компания реши да задържи 20% от служителите си, за да бъдат съкратени за още шест месеца, което й струва непланирани $1,5 милиона.Така че презастраховането със съкращаване може да намали спестяванията от аутсорсинг с 10-20%.
Решение. Не надценявайте потенциалните спестявания. Уволнението на служители след прехвърлянето на бизнес процесите към доставчика на услуги трябва да става постепенно. Това не само ще осигури плавен преход към новия модел, но и ще позволи реализирането на прогнозираните икономии.
Капан #8: Слабо осъзнаване на промяната
Проблем. При преминаване към аутсорсинг е много трудно своевременно и правилно да се информират служителите за предстоящите промени. Но ако това не бъде направено, някои може да се откажат преди въвеждането на новия модел, докато други ще се държат до последно. В тази позиция компанията просто няма да може да съкращава персонал според плана и ще трябва да плаща както на доставчика на услугата, така и на хората си за една и съща работа.
Решение. Необходимо е да се разработи ясна стратегия за информиране на служителите, привличане на външни консултанти, ако е необходимо, и след това да се каже предварително в каква последователност ще бъде въведен аутсорсингът. Пример е компания, която реши да изнесе разработката и поддръжката на своето стратегическо приложение, като същевременно запази 45% от ключовите служители, които го познават добре. За целта е разработен план за чисто индивидуален подход към всеки от тях. Наред с други неща, беше планирано да се провеждат чести разговори, комплексно използване на различни тактики ипредаване на обща информация на персонала. В резултат на това беше възможно да се запазят всички необходими специалисти, включително дузина експерти в най-критичните приложения. Но ако ги загуби, компанията ще бъде принудена да похарчи около милион долара за запълване на свободни позиции и обучение на новодошлите.
Капан #9: Състояния на сянка
Проблем. При преминаване към аутсорсинг почти винаги възникват сенчести състояния – служители, които подлежат на съкращаване и продължават да изпълняват предишните си задължения. Нека се върнем към примера с производителя на потребителски стоки по-горе. Възлагайки тестване и докладване на външни изпълнители на съизпълнител, компанията не премахна подобни отговорности от своите служители, което доведе до спестявания през първите две години, които бяха с 3 милиона долара по-малко от планираното. Като цяло такова дублиране, ако остане незабелязано, може да намали ефективността на аутсорсинга с 10-15%.
Решение. Когато се подготвяте за промяна на модела на работа на компанията, е необходимо да обясните на служителите важността на новата услуга. Ако някои отдели или мениджъри не вярват на доставчика, мениджърският екип трябва да открие причините и да ги отстрани.
Капан #10: Попълване
Проблем. Когато преходът към нов модел отнеме около година и служителите започнат да напускат преди завършването му, трябва да се наемат новодошли да ги заменят, което изисква допълнителни разходи за намиране и обучение на правилните специалисти. Основен пример за това е транспортна компания, която не успя да задържи около 20 служители, необходими за тестване и картографиране на процесите по време на прехода към аутсорсинг. В резултат на това тя беше принудена да плати на доставчика на услуги половин милион долара над договорената сума, която беше с 20% по-висока от заплатите.обезщетение при напускане.
Решение. Повечето служители ще се радват да останат там, където са, ако ги очаква паричен бонус след преминаване към нов модел. Така че си струва да ги убедите да отложат уволнението до завършване на проекта или дори да им предложите допълнителна компенсация за това.