Длъжностна характеристика на офис мениджър

Длъжностна характеристика на офис мениджър

Общи разпоредби

1.1 Тази длъжностна характеристика определя функционалните задължения, права и отговорности на офис мениджър.

1.3 Ръководителят на офиса се назначава и освобождава от длъжност по реда, установен от действащото трудово законодателство, със заповед на директора на предприятието по предложение на ръководителя на организационно-аналитичния отдел.

1.4 Връзки по длъжност:

началник организационно-аналитичен отдел

Лице, назначено от директора на предприятието

Квалификации за офис мениджър:

по-висок; средно професионално образование

опит на административна работа и трудов стаж по специалността минимум 1 година; 2 години; 3 години

Подреждане на офиса и принципи на неговото зониране.

Принципи на подбор и разположение на офис персонала, принципи на управление на офис персонала.

Методи за стратегическо и тактическо планиране.

Принципи на контрол и методи за провеждане на контролни мерки.

Принципи на изграждане на организационната структура на офиса.

Обхват на дейност и видове отговорност на офис служителите.

Етика на взаимоотношенията в работната група.

Мотивационни методи и мотивационни стратегии.

Основи на документационната поддръжка за управление и основите на офис работата.

Характеристики на съставяне, разнообразие и структура на текста на документите.

Принципи на организиране на снабдяването на офиса.

Законови изисквания към стопанските договори и реда за тяхното сключване.

Основи на счетоводството.

Офис техника.

Правила за използване на офис оборудване.

Правилник за вътрешния трудов ред.

Основи на трудовото законодателство.

Правила и норми за защита на труда, мерки за безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.

Работа с офис техника

специално обучение (курсове, класове и др.) в посока "Офис мениджър"

Документи, регламентиращи дейносттаофис мениджър

3.1 Външни документи:

Законодателни и подзаконови актове, свързани с извършената работа.

3.2 Вътрешни документи:

Устав на предприятието, Заповеди и инструкции на директора на предприятието (ръководител на организационно-аналитичния отдел); Правилник за организационно-аналитичния отдел, Длъжностна характеристика на офис мениджъра, Правила за вътрешния трудов ред.

ОтговорностиОфис мениджър

4.2. Организира подготовката на документи, материали, информация, необходими за започване на работата на офиса и текущото решаване на задачите, възложени на персонала на офиса.

4.3. Разработва "кодекс" на поведение в офиса, предоставя на служителите в офиса визитки (баджове и др.).

4.6. Следи за спазването от офис служителите на установените стандарти за облекло и външен вид в офиса.

4.7. Разработва и поддържа бюджет за офис разходи.

4.8. Организира снабдяването на офиса с канцеларски материали, консумативи и друг инвентар, необходим за функционирането на офиса (анализира и определя нуждите от логистика и поддръжка на офиса, изготвя планове за канцеларски материали, консумативи и др.),проверява наличността на канцеларски материали и консумативи; анализира оферти, ценова структура, системи за отстъпки; осигурява подаване на поръчки към доставчици; сключва договори).

4.9. Определя реда за получаване на стоково-материални ценности, изготвя пълномощни, организира плащанията за доставени канцеларски материали, консумативи и други инвентарни артикули, необходими за офиса, съставя платежни документи.

4.10. Организира приемането и отчитането на необходимите за работата на офиса канцеларски материали, консумативи и друг инвентар.

4.11. Осигурява съхранение на канцеларски материали, консумативи и друг инвентар, необходим за работата на офиса, организира отчитане и издаване на вещи и средства на труда на служителите в офиса.

4.12. Назначава служители, които носят материална отговорност за предадените им инвентари за изпълнение на работните задачи; определя схемите за предаване на инвентарни позиции от едно материално отговорно лице на друго.

– посрещане, посрещане, регистрация и необходимото обслужване на посетители, гости, делегации, клиенти, партньори;

- получаване на визитни картички, анализ на съдържанието им, съхранението им;

— материално-техническо осигуряване на преговори, презентации, срещи, конференции, семинари и други събития.

4.15. Организира и провежда бизнес преговори (планира бизнес срещи, определя линията на бизнес преговорите, ръководи преговорите при спазване на правилата на етикета и протокола, организира документацията на преговорите, анализира резултатите от бизнес срещата).

4.16. Координира деловодството (извършване, регистрация, преминаване, съхранение и извличане на документация в съответствие сстандарти за работа в офиса), организира работния процес в офиса.

4.17. Организира бизнес кореспонденция (регистрация и обработка на входяща и изходяща кореспонденция), води бизнес кореспонденция, осигурява разпространението на необходимите материали.

4.18. Извършва инвентаризация на офиси.

4.19. Наблюдава трудовата дисциплина на служителите в офиса (съставя график за работа в офиса, следи за спазването му, води записи на нарушенията, анализира причините за нарушенията и предприема мерки за предотвратяване на нарушения на графика за работа в офиса и трудовата дисциплина).

4.20. Разработва и прилага системи за мотивация и дисциплинарна отговорност на служителите в офиса, наблюдава прилагането на системата за материални и морални стимули за служителите в офиса.

4.21. Оказва помощ на служителите в офиса при разрешаване на проблеми, възникнали по време на работа, предприема мерки за предотвратяване на конфликтни ситуации.

4.22. Координира приключването на работата в офиса и подготовката за нов работен ден (подреждане на работните места, изключване на офис оборудване, включително осветление, активиране на алармени системи и др.).

Праваофис мениджър

Офис мениджърът има право:

5.1. Запознайте се с документите, които определят правата и задълженията му в длъжност, критериите за оценка на качеството на изпълнение на служебните задължения.

5.2. Изпращайте предложения до ръководителя на предприятието за подобряване на работата на офиса и предприятието като цяло.

5.3. Подписват и заверяват документи от своята компетентност.

5.4. Самостоятелно и на своя отговорност да управлява средствата, предназначени за снабдяване на офиса с необходимата стокаматериални ценности.

5.5. Представя на ръководителя на предприятието становища за назначаване, преместване и освобождаване на офис служители; предложения за повишаване в длъжност на отличени служители; предложения за налагане на дисциплинарни наказания на нарушители на трудовата дисциплина и служебния график.

5.6. Изисква от ръководството на предприятието да осигури организационни и технически условия и изпълнение на установените документи, необходими за изпълнение на служебните задължения.

ОтговорностОфис мениджър

Офис мениджърът отговаря за:

6.1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в границите, определени от действащото трудово законодателство на Украйна.

6.2. За престъпления, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Украйна.

6.3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от действащото трудово и гражданско законодателство на Украйна.

Условия на работа за офис мениджър

7.1. Работното време на офис мениджъра се определя в съответствие с Правилника за вътрешния трудов ред, установен в предприятието.

7.2. Във връзка с производствената необходимост офис мениджърът може да бъде изпратен в командировки (включително местни).

7.3. За решаване на оперативни проблеми на офис мениджъра могат да бъдат разпределени служебни автомобили.

Условия за възнаграждение

Условията за възнаграждение на офис мениджър се определят в съответствие с Правилника за възнагражденията на персонала.

9Заключителни разпоредби

9.1 Тази длъжностна характеристика е съставена в два екземпляра, единият от които се съхранява от Компанията, а другият от служителя.

9.2 Задачи, отговорности, права и отговорности могат да бъдат конкретизирани в съответствие с промяната в структурата, задачите и функциите на структурното звено и работното място.

9.3 Промените и допълненията към тази длъжностна характеристика се правят със заповед на генералния директор на предприятието.