Доклад от практиката - телеграма, телефонно съобщение, факс
1.1 Историята на развитието на телеграмата .... ……………………………………..…. 4
1.2 Характеристики на телеграмата……………………………………………………4
3.1 Характеристики на факс съобщението. ……………………………..………единадесет
Списък с референции…………………………………………………………………………………13
От древни времена човекът е в кореспонденция със себеподобните си. Глинени плочки, букви от брезова кора, букви върху пергамент. Без значение какво, но човекът се опита да изрази своите мисли и стремежи чрез писане. Със сигурност дори тогава е имало бизнес писма, с помощта на които човек е обменял информация, правил предложения и е водил преговори. Когато започнем да пишем официално писмо, никога не се замисляме, че тази практика датира от дълбока древност. Езикови формули, видове, разновидности на официална кореспонденция, форми, начини за проектиране и работа с нея са създавани и шлифовани в продължение на векове. Много видове писма имат хилядолетна история.
Повечето от документите, създавани от институциите, са информационни и справочни. Информационните и справочните документи предоставят информация, която насърчава определени решения, т.е. инициирайте управленски решения, ви позволяват да изберете един или друг метод на управленско влияние. Те не съдържат заповеди, не задължават да се изпълняват заповеди.
1.1 История на развитието на телеграмата
Оттогава са изминали почти 170 дълги години. Революционна по онова време технология, която позволява съобщенията да се изпращат на огромни разстояния, се развива бързо през 19 век, превръщайки се в едно от най-популярните средства за комуникация. Телеграфът повлия значително и на други средства за комуникация, включително електронната поща и интернет.
Може би, ако Уилям Кук не беше отворил Electric Telegraph Company през 1846 г., една от първите компании,представляващи комуникационни услуги, днес бихме живели в съвсем различен свят. Още през 1874 г. във Великобритания телеграфните услуги могат да се използват в 20 000 градове и села. Страната също имаше връзки със САЩ и с много от нейните колонии. Когато телеграфът беше на 50 години, дори кралица Виктория призна голямото му значение.
1.2 Характеристика на телеграмата
Вид документ, определен от метода на предаване на информация чрез телеграфни канали.
Телеграми в случаите, когато изпращането на документи по пощата не осигурява навременно разрешаване на проблеми.
1. прост или обикновен (максималното транзитно време между точките с телеграфна комуникация е не повече от 10 часа)
2. телеграма-писмо (не повече от 24 часа)
3. спешни (максимално време за преминаване не повече от 5 часа)
1. прост (обикновен)
1. с доставка на художествена форма (обозначена с “LUX”, “LUX/M”, музикална)
2. с доставка в срок, посочен от подателя (с надпис „доставя“, „дата“)
3. с доставка до населено място, което няма телеграфна връзка (с отметка "препоръчана поща")
4. известие по телеграфа
5. известяване по телеграф спешно
6. доставено в траурна художествена форма (с надпис „луксозен“)
1. с доставка на художествена форма (отбелязана като “лукс”)
3. с доставка в срок, посочен от изпращача (с надпис „доставя“, „дата“)
4. с доставка на траурна бланка
5. с доставка до населено място, което няма телеграфна връзка (с отметка “препоръчана поща”)
Категории и видове телеграми, които не се допускат в телеграфния обмен за страните от ОНД
1. сертифицирани: Естония, Литва;
2.спешно: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;
3. художествена заготовка: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграмата съдържа следните подробности:
- знак за вида на телеграмата;
- регистрационен бизнес номер;
Думите в телеграмите за броене се разделят на:
Реалните думи са необходими за контролиране на правилното предаване и приемане на телеграми и телеграфни устройства. Телеграмите се заплащат според броя на тарифните думи.
Телеграмите се изготвят на специални бланки за печат, а в случай на липса на такива - на обикновена хартия. Телеграмата се отпечатва в два екземпляра от едната страна на листа на два интервала с главни букви, без абзаци, пренасяне на думи. (ПРИЛОЖЕНИЕ А).
Първият екземпляр се изпраща на телеграфа, вторият се записва във файла.
Задължителните реквизити на телеграмата са:
- регистрационен индекс (номер);
- подпис на длъжностното лице, от чието име се предава текстът;
Текстът на телеграмата се отличава с така наречения телеграфен стил, съставен е в изключително стегната форма. В текста няма предлози, съюзи, частици (с изключение нане), препинателни знаци. Числата и цифрите се изписват с думи. Цифрите показват само фабрични и търговски марки и марки, номера на къщи, индекси на документи. Препинателните знаци в текста на телеграмата се използват само когато липсата им може да изкриви смисъла на текста. Разрешено е да се обозначават препинателни знаци със символи: PT - точка; ZPT - запетая, DVTCH - двоеточие, EHF - кавички, SKB - скоби. Телеграмите не използват сложни, многословни изречения, характерни за бизнес писмата, изборът е направен в полза на по-кратки думи. Предпочитание се дава на неутрален и специфичен бизнесречник, чието използване не предизвиква тълкуване. Не се препоръчва използването на излишна лексика, която не носи нова информация, а само повтаря вече казаното.
Телеграмите от организации и институции, подписани от длъжностни лица, трябва да бъдат заверени с печата на съответната организация или с печата „За телеграми“. В телеграми, подписани от служители на няколко организации или институции, всеки подпис се заверява с печата на съответната организация или институция.
Подадената от подателя телеграма трябва да бъде ясно и четливо написана или отпечатана на лицевата страна на телеграфния формуляр или на светла хартия. Корекциите, изтриванията, изтриванията и вмъкванията, направени в телеграмата от подателя или по искане на телекомуникационния оператор, трябва да бъдат удостоверени с подписа на подателя.
Телеграмата не трябва да съдържа повече от 300 думи. Ако телеграмата се състои от повече думи, тя трябва да бъде разделена от телеком оператора на няколко части от по 300 думи всяка, предадени като отделни телеграми.
- подробности „от кого“ и „на кого“ с посочване на длъжността, фамилията и бащиното име на длъжностните лица;
- текст и подпис.
Телефонното съобщение трябва да има заглавие, то се съставя в съответствие с GOST R 6.30-2003 като за бизнес писмо, т.е. се изразява в предлогичен падеж с предлога "около" или "около". Например „При промяна на времето на заседанията на Съвета“, „При пристигането на участниците в семинара“
Телефонното съобщение се съставя в един екземпляр и се подписва от ръководителя или отговорния ръководител.
3. Факс (телефакс, факс)
3.1 Характеристики на факс съобщението
Факсът е копие на документ (писмено, графично, изобразително), получено на хартия, предадено по каналифакс комуникация (с помощта на факс оборудване). Факсограмата не може да се счита за отделен вид документ, тъй като всеки документ на хартиен носител във формат А4 може да бъде предаден по факс - заповед, инструкция, договор, протокол и др., Но най-често факсът се използва за предаване на официални писма и различни видове информационни съобщения.
Факс съобщението, при спазване на установените процедури, има правна сила, това е основната му разлика от фотокопие, което се нуждае от специална заверка.
Няма специални изисквания към оформлението на документите за съответния вид документ: отпечатан с ясен, контрастен шрифт.
Не се допуска вълнообразност или деформация на материалния носител на изпращания документ. На лицевата страна на оригинала не трябва да има гънки, петна, извивки и релефи от надписите на обратната страна (Приложение 3).
Към днешна дата в управленската практика преобладаващият метод на документиране е компютърният печат. Въпреки това редица документи, като заявление, обяснителни бележки, се създават по обичайния ръкописен начин.
1. Басаков M.I. Офис работа. М.: 2002 г
2. Василиева И.Н. Основи на офис делото и личен мениджмънт: Учебник за ВУЗ / VZFEI. - М.: ЗАО "Финстатинформ", 1999. - 240.
3. Гринберг A.S., Биченков V.F., Горбачов N.N. Системи за управление на документи. Мн. Урок. Части 1 и 2. Мн. Академия по управление при президента на Република Беларус, 1997 г.
4. Давидова E.N., Рибаков A.E. Офис дело: Учебно-практическо ръководство. - Минск: TetraSystems, 1999. - 288 с.
5. Кузнецова Т.В. Офис работа. М.: 1999г
Име на типа документ (ТЕЛЕГРАМА)
ТЕКСТЪТ В ТЕЛЕГРАМАТА ТРЯБВА ДА Е ИЗКЛЮЧИТЕЛНОКРАТКО БЕЗ СЪЮЗИ ОТ ПРЕДЛОЗИ препинателни знаци. ЦИФРИТЕ И ЦИФРИТЕ ПО РЕГЛАМЕНТ СЕ ИЗПИСВАТ С ТЕКУЩИ БУКВИ ТЕКСТЪТ СЕ ИЗПИСВА С ГЛАВНИ БУКВИ НА ДВА ИНТЕРВАЛА УКАЗАНИЕ НА ДЛЪЖНОСТНОТО ЛИЦЕ, ОТ ЧИЕ ИМЕ СЕ ИЗПРАЩА ТЕЛЕГРАМАТА
Справочни данни на изпращащата организация
Име на организацията на подателя
Длъжност Лично подпис И.О. Фамилия
Справочни данни за организацията
00.00.0000 № 00 Позиция _____________
Заглавие към текста I.O. Фамилия ___________
Длъжност ___________________________________ Име и фамилия
Предаден от: секретар F.I.O. Приема: трите имена на секретаря
Тел. 00 00 00 Тел. 00 00 00
Време на предаване: 00 ч.00 мин. Приемен час: 00ч. 00 мин.
ИМЕ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА Адресат:___________________
Референтни данни за организацията Длъжност_________________
00.00.0000 № 00 Телефон ___________________
До № от 00.00.0000 Факс_________
Заглавие към текста
Длъжност ________________________________________________________________ Име и фамилия