Документооборот и ред за отчитане на разходите за гостоприемство

• Илинова Татяна Алексеевна Заместник-началник на отдела за одит и право на ACG "Gradient Alpha"

Представителни разходи са разходите на данъкоплатеца за официалното посрещане и обслужване на представители на други организации, участващи в преговорите, както и на участниците, пристигнали на заседанията на съвета на директорите. Те се отнасят до други разходи, свързани с производството и продажбата.

Понятие за представителни разходи и основен документооборот

За целите на изчисляването на данъка върху доходите, представителните разходи са други (член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация) и се състоят от:

1. разходите за провеждане на официален прием (закуска, обяд или друго подобно събитие);
2. транспортни разходи, т.е. доставка на тези лица до мястото на събитието и обратно;
3. бюфет обслужване по време на преговори;
4. заплащане на услугите на преводачи, които не са част от персонала на организацията за периода на събитието.

Разходите за развлечения не включват разходите за организиране на развлечения и отдих.

Представителните разходи, както и всички други в данъчното счетоводство, се вземат предвид при определяне на данъчната основа за облагане с данък върху доходите само ако са икономически обосновани и документирани.

Най-подходящият (от гледна точка на минимизиране на данъчните рискове от конфликти с данъчните власти) пакет от документи за гостоприемни разходи е следният:

• вътрешен нормативен акт (заповед или заповед на ръководителя на организацията) относно извършването на разходи за развлекателни цели;
• оценка на разходите за гостоприемство;
• първични документи, потвърждаващи действителното извършване на разходите (включително документипотвърждаване на използването на придобити преди това материални запаси, работи или услуги на трети страни);
• акт (отчет) за изпълнението на представителните разходи, подписан от ръководителя на организацията, в който се посочват сумите на действително извършените представителни разходи;
• счетоводна декларация с изчисляване на максималния стандарт на разходите за гостоприемство за данъчно счетоводство.

Първо планираме...

Вътрешният нормативен акт на организацията - заповедта или инструкцията на ръководителя за извършване на разходи за развлекателни цели - трябва да съдържа целта на събитието, списъка на участниците, списъка на лицата, отговорни за неговото изпълнение, и задачата за одобряване на програмата и прогнозите.

Ако в организацията се провеждат представителни събития доста често, тогава е препоръчително да се изготви разпоредба за разходите за гостоприемство в началото на годината. В него ръководителят одобрява процедурата за провеждане на развлекателни събития, използването на средствата, контрола върху тяхното използване, процедурата за документиране на разходите, а също така посочва лицата, отговорни за организирането и провеждането на развлекателни събития.

Действащите норми на данъчното законодателство не съдържат изискване за съставяне на разчет за представителни разходи. Официалната позиция на Министерството на финансите и Федералната данъчна служба обаче е, че е необходима оценка за потвърждаване на разходите за гостоприемство 1 .

Съдилищата посочват, че глава 25 от Данъчния кодекс на България не съдържа списък с документи, които следва да се използват за потвърждаване на представителни разходи. Следователно, ако има други подкрепящи документи, тогава дори и при липса на оценка, разходите за гостоприемство могат да бъдат признати за целите на данъчното облагане на печалбата 2.

Според нас оценката е необходимасъставете поне така, че да не се налага да доказвате легитимността на позицията си в съда.

Бюджетът за гостоприемство показва както плана на събитието, така и посоката на изразходване на парите. Освен това прогнозата трябва да съдържа максималния размер на представителните разходи. Лицето, отговорно за това, изготвя оценка, след което оценката се одобрява от ръководителя на организацията.

Ние вземаме предвид реалните разходи ...

В края на всяка дейност трябва да се изготви отчет. Отчетът за развлекателните разходи, съставен в съответствие с проведените развлекателни събития, отразява:

1. целта на представителните събития и резултатите от тяхното провеждане;
2. дата, час и място на събитието;
3. програма на събитията;
4. състава на поканената делегация и страната домакин;
5. резултати от срещата.

Необходимо е обсъжданите на представителното събитие въпроси да бъдат свързани с основните производствени дейности на организацията. Именно докладът от срещата ще помогне на организацията да докаже производствената насоченост на развлекателните разходи.

Тук са посочени и културни събития, провеждани за гостите на организацията. Докладът се съставя от служителя на организацията, отговорен за провеждането на срещата, и се одобрява от ръководителя на предприятието.

Понякога всички разходи по събитието също са посочени в отчета. В нашия случай за целта е съставен отделен акт.

Всички разходи, посочени в акта, трябва да са реално изразходвани и потвърдени от съответните първични документи, които също са посочени в акта. В зависимост от това за какво са похарчени представителните пари, това може да са копиябилети, касови и касови бележки, таксиметрови чекове, ресторантски сметки, пътни листове, авансови отчети, различни договори, актове за извършени услуги.

Наличието и коректността на изпълнението на първичните документи е много важен момент. Факт е, че при разглеждане на спорове за гостоприемни разходи съдиите на първо място обръщат внимание на наличието на първични документи и връзката им помежду си. Ако те са съставени с нарушения, не съответстват един на друг или липсват някои документи, тогава ще бъде трудно да се потвърди валидността на представителните разходи. В такива случаи съдът често взема страната на данъчните власти 3 .

Ако говорим за размера на разходите, тогава те трябва да бъдат в рамките на одобрената прогноза, поради което е препоръчително да посочите в акта както действително направените разходи, така и прогнозния стандарт, одобрен при планирането на срещата.

Характеристики на данъчното счетоводство

Представителните разходи са нормирани. За целите на данъчното облагане на печалбата те могат да бъдат признати в размер, който не надвишава 4% от фонда за заплати за отчетния (данъчен) период. За да изчисли максималния размер на разходите за данъчни цели, организацията съставя счетоводна декларация-изчисление. Сертификатът изброява самите разходи, но в този случай само тези, които дружеството счита за възможно да вземе предвид за целите на данъка върху печалбата.

В нашия случай организацията реши да не взема предвид за данъчни цели разходите за провеждане на културни събития - обиколка на Москва и посещение на Московския Кремъл, тъй като те не са включени в разходите за гостоприемство, което е пряко посочено в чл. 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Не се включва в изчисляването на стандарта и издръжката на живот. Те не са посочени като представителни в чл. 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация иТова означава, че признаването им за целите на облагането с данък върху дохода носи известен данъчен риск.

И Министерството на финансите, и данъчната служба многократно са изразявали мнение, че разходите за живот не се включват в разходите за гостоприемство 4 .

Съдиите често застават на страната на данъкоплатеца и смятат, че ако дадена организация е платила хотелското настаняване на поканената делегация, тогава тя може да вземе предвид тези разходи като разходи за развлечение 5 .

Противоречията могат да причинят и безрискови, на пръв поглед, транспортни разходи. Работата е там, че глава 25 предвижда осчетоводяване като гостоприемни разходи за доставка на длъжностни лица, участващи в преговорите, до мястото на събитието и обратно.

Данъчните власти смятат, че въз основа на тази разпоредба само плащането за пътуването на пристигнали поканени лица до мястото на официално събитие, например от мястото на организацията домакин или от хотела, принадлежи към разходите за гостоприемство.

По този начин включването в състава на развлекателните разходи на разходите за заплащане на пътуването на участници от други градове (държави) до града, където се провежда развлекателното събитие, може да доведе до спор с данъчния орган, който ще трябва да бъде защитаван в съда. В нашия пример обаче организацията е избрала да защити тези разходи като гостоприемство.

Освен това, за изчисляване на стандарта, сертификатът посочва размера на разходите за труд и процента, предвиден от действащото данъчно законодателство. След това с начисляването на лихвата към размера на представителните разходи се изчислява пределният норматив за целите на облагането на печалбата.

При изчисляване на данъчната основа за данък върху доходите приходите и разходите се определят на базата на начисляване от началото на данъкапериод (чл. 274, чл. 315 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Това означава, че размерът на разходите за труд ще се увеличи. Следователно ще се промени и максималният размер на представителните разходи, които могат да бъдат включени в данъчните разходи.

Това означава, че ще съставяте счетоводен отчет на тримесечна база, тъй като ако част от разходите не са включени в стандарта за 1-во тримесечие, тогава според резултатите от шестте месеца, поради увеличение на разходите за труд и съответно максималния стандарт от 4% от тези разходи, ще можете да вземете предвид за данъчни цели голяма, а може би и цялата цена на представителните разходи.

---