Държавни институции финансово-стопанска дейност - БиНО Държавни институции N2

Отидете на сайта на издателство "БиНО"

Здравейте скъпи читатели!

Броят съдържа статия от сп. „БиНО: Държавни институции” бр.2/2013 г.

Вижте в края на епизода:

– Обявяване на съдържанието на сп. „БиНО: Държавни институции” бр.2/2013 г.;

– Информация за актуализации на сайта на BNO.

Придобиване на офис оборудване от държавна институция

Приемаме офис оборудване в институцията

Офис оборудването, получено от институцията, трябва да бъде надлежно прието и регистрирано.

Приемаме офис техника от превозвача

Доставената от превозвача офис техника се приема от упълномощено лице в обекта. Упълномощеното лице проверява офис оборудването, оценява комплектността на доставката, нейната безопасност, проверява коректността на информацията, посочена в бележката за доставка. В същото време, когато товарът се доставя от превозвача в институцията, упълномощен служител на институцията поставя подписа си в клауза 7 „Доставка на товара“ на пътния лист. Там се подписва представителят на превозвача, който е предал стоката. Представителят на институцията се подписва върху всеки екземпляр от фактурата, запазва един екземпляр за себе си, а вторият дава на превозвача.

Продължение на примера. Системният администратор Долгих донесе закупеното от него многофункционално устройство в институцията. По-късно Долгих прие компютър, донесен от куриер от KompTorg LLC. Той провери безопасността на опаковката и пломбите, съответствието на доставената офис техника с условията на договора, както и коректността на попълване на съпътстващите документи. Той предаде придружителните документи за МФУ и компютъра на Веселова Е.В. като представител на комисията по приемане и разпореждане с имущество.

Признаваме офис оборудването като основно средство

Освен това, постоянна комисия по приемане иразпореждане с нефинансови активи (наричани по-нататък „Комисията“).

Комисията определя първоначалната стойност на офис оборудването, неговия срок на годност, решава дали да класифицира офис оборудването като особено ценно движимо имущество, след което съставя акт.

Комисията трябва да провери дали офис оборудването отговаря на критериите за дълготраен актив.

За да се признае имуществото на институция като дълготраен актив, трябва да бъдат изпълнени две условия по отношение на него:

- имотът е предназначен за многократно или постоянно ползване за срок над 12 месеца;

- имуществото е необходимо в дейностите на институцията, когато извършва работа, предоставя услуги, упражнява държавни правомощия (функции) или за нуждите на управлението (клауза 38 от Инструкция № 157n).

Офис оборудването отговаря на горните критерии, така че Комисията може да го класифицира като дълготрайни активи.

Освен това Комисията трябва да реши как да вземе предвид офис оборудването. Вариантите са няколко. И така, офис оборудването като обект на дълготрайни активи може да се вземе предвид под формата на:

– обект с всички приспособления и принадлежности;

- отделен структурно обособен артикул, предназначен да изпълнява определени независими функции;

- отделен комплекс от структурно съчленени елементи, които са едно цяло и са предназначени за изпълнение на определена работа (клауза 41 от Инструкция № 157n).

Приложимата счетоводна процедура трябва да бъде фиксирана в счетоводната политика на институцията.

Продължение на примера. След получаване на офис оборудването започна работа постоянна комисия за приемане и разпореждане с активи в следния състав:

- председател на комисията - заместник-ръководител на бюджетната институцияДмитриев М.С.;

- членове на комисията - инженер по безопасност Сазонов С.И., счетоводител Веселова Е.В., управител на склад Петроченко Д.М.

Комисията внимателно разгледа донесеното офис оборудване, провери наличието на технически паспорти и гаранционни карти, инструкции за експлоатация. Комисията стигна до заключението, че офис оборудването е в изправност, отговаря на техническите спецификации и не се нуждае от модификации.

Съгласно счетоводната политика на институцията комисията включи в състава на дълготрайните активи компютър и многофункционално устройство.

Освен това, в съответствие със счетоводната политика на институцията, комисията взе предвид всички компоненти на компютъра като единен дълготраен актив с приспособления и аксесоари. МФП също се отчита като единична позиция от имоти, машини и съоръжения.

След това Комисията трябва да изчисли първоначалната цена, на която офис оборудването ще бъде взето предвид.

Дефиницията на първоначалната цена е дадена в параграф 23 от Инструкция № 157. (Първоначалната цена на нефинансовите активи е сумата на действителните инвестиции в тяхното придобиване, изграждане или производство (създаване), като се вземат предвид сумите на данъка върху добавената стойност, представени на институцията от доставчици и (или) изпълнители (с изключение на тяхното придобиване, изграждане и производство в рамките на дейности, подлежащи на облагане с ДДС, освен ако не е предвидено друго в данъчното законодателство на Руската федерация).)

За офис оборудване, закупено от институция, първоначалната цена ще бъде сумата от сумите, изразходвани за закупуването, доставката, инсталирането и въвеждането в експлоатация.

Ние определяме полезния живот и процедурата за изчисляване на амортизацията

Комисията трябва да определи полезния живот на полученото офис оборудване и реда за изчисляване на амортизацията.

Определението за полезен живот е дадено в параграф 44Инструкции № 157n. (Полезният живот на елемент от нефинансови активи е периодът, през който се предвижда използването на елемент от нефинансови активи в хода на дейността на институцията за целите, за които е придобит, създаден и (или) получен (за планираните цели).)

Полезен живот

Процедурата за определяне на полезния живот е установена от Инструкция № 157n (клауза 44 от Инструкция № 157n). Комисията определя полезния живот на офис оборудването въз основа на:

1) информация, съдържаща се в законодателството на Руската федерация, която установява полезния живот на имуществото с цел амортизация.

Таблица 1. Полезен живот на ДМА по амортизационни групи.

Полезен живот, години

Полезният живот на членовете на комисията трябва да се определя от най-дългия период, установен за определена амортизационна група.

Например, лаптоп принадлежи към код 14 3020200 "Електронни цифрови изчислителни машини". Това е втората амортизационна група. В тази група се включват имоти с полезен живот от две до три години включително. Полезният живот на лаптопа ще бъде три години;

2) препоръки, дадени в документите на производителя, включени в комплекта на офис оборудване - при липса на информация в законодателството на Руската федерация;

3) редица фактори - при липса на информация както в законодателството на Руската федерация, така и в документите на производителя. По този начин, когато определя полезния живот на офис оборудването, Комисията трябва да вземе предвид:

- очакваният период на използване на офис оборудване, като се вземе предвид производителността или мощността;

- очаквано физическо износване, в зависимост от режимаексплоатация, природни условия и влияние на агресивна среда, ремонтни системи;

– нормативни и други ограничения за използване на офис оборудване;

- Гаранционен срок за използване на офис техника.

Продължение на примера. Комисията е установила полезния живот на компютъра и мултифункционалното устройство.

Компютърът е включен във 2-ра амортизационна група от Класификацията на дълготрайните активи. Срокът на използване е от 2 до 3 години. Така полезният живот на компютъра беше 36 месеца.

Комисията не намери информация в коя амортизационна група от Класификацията на дълготрайните активи да бъдат включени ПФИ. Трудността възникна поради факта, че MFP съчетава 3 устройства - принтер, копирна машина и скенер. За определяне на полезния живот на МФУ комисията прегледа инструкцията за експлоатация и гаранционната карта на производителя и установи, че полезният живот на МФУ е 36 месеца.

Следващото решение, което ще вземат членовете на комисията, е редът за изчисляване на амортизацията на полученото офис оборудване.

Процедурата за изчисляване на амортизацията също е установена от Инструкция № 157n и зависи от цената на офис оборудването. Информация за процедурата за изчисляване на амортизацията е представена в таблица. 2.

Таблица 2. Процедурата за изчисляване на амортизацията въз основа на стойността на дълготрайния актив.

Цена на дълготрайния актив, rub.

Процедура за амортизация

Амортизацията не се начислява. Цената на обектите, пуснати в експлоатация, се отписва към разходите за съответния период

От 3000 до 40 000 рубли.

100% при приемане на дълготрайния актив в експлоатация

Над 40 000 рубли.

Продължение на примера. Комисията установи, че разходитекомпютър и MFP е в диапазона от 3000 до 40 000 рубли. включително. Следователно амортизационният процент за тях ще бъде 100% от първоначалната цена, когато компютърът и MFP бъдат пуснати в експлоатация.

Присвояваме и поставяме инвентарен номер на офис оборудване

Комисията трябва да присвои инвентарен номер на офис оборудване, тъй като счетоводната единица на дълготрайните активи е инвентарен обект.

На всеки обект на недвижимо и движимо имущество (с изключение на обекти на стойност до 3000 рубли включително и обекти на библиотечния фонд, без да се отчита тяхната стойност) се присвоява уникален инвентарен сериен номер (параграф 46 от Инструкция № 157n).

Методът за формиране на инвентарен номер не е законово установен, следователно институцията може да го разработи самостоятелно като част от формирането на счетоводна политика.

Институцията може да разработи свой собствен начин за генериране на инвентарен номер по аналогия с горния, като вземе предвид новите изисквания за организация на счетоводството. Освен това учредителят може да установи (на ниво вътрешен регулаторен акт) своя собствена процедура за присвояване на инвентарни номера, която е задължителна за използване от всички подчинени институции.

Инвентарният номер, присвоен на елемент от дълготрайни активи, се запазва от него за целия период на престоя му в институцията (клауза 46 от Инструкция № 157n). Инвентарните номера на инвентарните обекти на дълготрайни активи, които са изтеглени от баланса, не се присвояват на новоприети за счетоводни обекти.

Продължение на примера. Институцията има следната процедура за формиране на инвентарния номер на обектите: инвентарният номер се състои от 10 знака и трябва да се формира на следния принцип:

- 1-ви знак - вид финансова подкрепа (дейност), за която се приемасчетоводно отчитане на ДМА;

- 2, 3, 4-ти знак - синтетичен партиден код на счетоводния обект;

- 5-ти, 6-ти знак - аналитичен код на групата и вид синтетична сметка на счетоводния обект;

- 7, 8, 9, 10-ти знак - поредният номер на артикула в групата.

В съответствие с тази процедура комисията присвои следния инвентарен номер на компютъра - 1101340044:

- 1 - защото компютърът е закупен от институцията за сметка на бюджета (1 - „дейност, извършвана за сметка на съответния бюджет на бюджетната система на Република България (бюджетна дейност);

- 101 - сметка на дълготрайните активи в съответствие с Инструкция № 157n;

- 34 - аналитичен код на групата синтетични сметки в съответствие с параграф 37 от Инструкция № 157n (30 - "Друго движимо имущество на институцията") и съответния аналитичен код на вида синтетична сметка на счетоводния обект (4 - "Машини и оборудване");

– 0044 – пореден номер на компютъра като дълготраен актив. Тъй като в тази сметка вече има 43 обекта, комисията присвои на компютъра номер 1101340044.

По същия принцип комисията присвоява инвентарен номер и МФУ - 1101340045:

- 1 - тъй като институцията е придобила ПФИ за сметка на бюджета (1 - "дейност, извършвана за сметка на съответния бюджет на бюджетната система на България (бюджетна дейност);

- 101 - сметка на дълготрайните активи в съответствие с Инструкция № 157n;

- 0045 - сериен номер на MFP като основенсъоръжения. В тази сметка вече има 44 обекта, така че комисията присвои MFP номер 1101340045.

Инвентарният номер се нанася върху обекта на офис оборудване по всеки наличен метод, който гарантира безопасността на маркировката през цялото време на използване на обекта, чрез закрепване на жетон, стикер, нанасяне на боя, гравиране или по друг начин. Ако е невъзможно да се приложи номер по никакъв начин, тогава на обекта се присвоява номер, без да се прилага (прикрепя) инвентарен номер към обекта и този номер се отразява в счетоводните регистри (клауза 46 от Инструкция № 157n).

Инвентарният номер, присвоен на обекта, трябва да бъде определен от финансово отговорно лице в присъствието на упълномощен член на комисията за приемане и разпореждане с активи.

Ако обектът е сложен, т.е. включва отделни елементи (структурни обекти), които заедно образуват едно цяло, тогава всеки такъв елемент трябва да бъде маркиран с инвентарен номер, присвоен на основния актив (комплексен обект, комплекс от структурно съчленени обекти).

Продължение на примера. Инвентарни номера, дадени от комисията на компютъра и МФУ, Петроченко Д.М. нанесен върху тях с незаличима боя. В същото време Петроченко прилага инвентарния номер, присвоен на компютъра, на всичките му компоненти: системния блок, монитора, клавиатурата и мишката, тъй като компютърът е взет предвид от комисията като единен дълготраен актив.