Електронен лист за време
Тази глава е посветена на създаването на електронен лист за работно време в Excel (наричан по-нататък „лист за часове“). Графикът за работно време не е отделен документ: въз основа на съдържащите се в него данни се изчислява заплатите, този документ обикновено се свързва с базата данни на служителите, както и с листа за заплати.
На практика има много разновидности на разписания, малко вероятно е да срещнете едни и същи разписания в различни предприятия. Графикът се разработва от специалисти на компанията и се копира на копирни машини за по-нататъшна обработка на информацията за използването на работното време. По правило попълването на графика се извършва ръчно. Едва след това информацията влиза в компютъра за последващи изчисления. Такава организация на счетоводството изисква допълнително време и колкото по-голямо е предприятието, толкова по-големи са загубите.
Концепцията за график на работното време
Графикът на работното време е номинален списък на служителите на звено (например цех, отдел, секция), който отчита времето, отработено от всеки служител. Графикът съдържа данни за всеки ден и в резултат на това се изчислява времето за месеца.
Отчетната карта обикновено включва такива подробности като цех (отдел), бригада, фамилно име, име, отчество, професия (длъжност), номер на персонала и др.
При използване на електронен график работата се автоматизира чрез въвеждане на съответните формули в клетките, където трябва да се правят изчисления.
Отчитането на използването на работното време в графика се извършва или чрез метода на непрекъсната регистрация, според който времето на пристигане, закъснение и т.н. се записва за всяко лице, или чрез регистриране на отклонения (закъснения, отсъствия и др.).