G. Neave, E. Deming: Процеси и системи
Не ми се струва, че д-р Деминг прави такова разграничение, нито ние го използваме в тази глава. От друга страна, можем да си припомним, че Деминг често, макар и не винаги, използвадумата система, за да обозначи процес, който е в статистически контролирано състояние, за разлика от процес, който не е в такова състояние, понякога той дефинира система с общи причини за вариация и тогава специалните причини са извън системата. Наскоро Деминг даде много симптоматичен отговор на този въпрос:
"Какво е система? Това е поредица от функции или дейности (подпроцеси) в рамките на една организация, които работят заедно за целта на организацията."
Че. системата може да се разбира като набор от взаимосвързани процеси. Но голяма част от това, което наричаме процеси, може от своя страна да бъде разделено на подпроцеси. Така виждаме, чемалките операции се считат за процеси, а много големите като системи; обаче, що се отнася до мащаба на операциите, при които се извършва преходът от използването на една дума към друга, това е главно въпрос на вкус.
Подпроцесите, които изграждат системата, не могат сами по себе си да постигнат целите си. Между тях има взаимозависимост, взаимодействат помежду си, не могат да бъдат разделени:
„Следователно управлението на система изисква познаване на тези взаимоотношения между всички подпроцеси в системата и на всички елементи и хора, които функционират в нея“.
Колкото по-голяма е взаимозависимостта между компонентите, толкова по-голяма е необходимосттаот обмен и сътрудничество между тях. Опитът да се подобри системата, без да се вземе предвид напълно това обстоятелство, води в най-добрия случай до подоптимизация. За съжаление, както често се случва на практика, субоптимизацията, т.е.оптимизацията на подпроцес се оказва несъвместима с оптимизацията на системата като цяло...
Несъответствията, противоречията между подоптимизацията и оптимизацията са особено нежелателни за техните последствия, самата подоптимизация е проблем от не толкова голям мащаб и лесно се разпознава, но подходът към управлението от гледна точка на локалната подоптимизация често е в основата на управленски преценки, решения и стратегии. Но както казва Деминг:
„Ефективността на всеки подпроцес, който съставлява система, трябва да се преценява по отношение на приноса му към целите на цялостната система, а не по отношение на индивидуалната му производителност или печалби или друг конкурентен критерий.“
Степента на взаимозависимост между елементарните процеси варира значително в зависимост от вида на системата. В глава 3 намираме редица примери, включително музикален:
„Добър пример за добре оптимизирана система е групата за игра", а също и футболната игра, чиято същност е екипна дейност": и в двата случая степента на взаимозависимост е много висока. В други спортове, като отборни състезания по стрелба с лък, дартс, „отборът“ не изисква този тип съвместна работа: по-скоро това е случай на комбинация от чисто индивидуални усилия. допринасят за цялостния успех. Като цяло, колкото по-голяма е взаимозависимостта между подпроцесите, толкова по-голяма е необходимостта от комуникация и сътрудничество (вижте Глава 15). Степента на взаимозависимост в рамките на компаниите трябва да бъде изключително висока (независимо дали се признава или не), очевидни примери ще бъдат дадени по-долу.
И така, функцията на управление, управлениее да оптимизират системите – системите, за които отговарят. Но по същия начин, по който подоптимизацията (оптимизирането на подпроцесите) е несъвместима с оптимизацията на системата, така и оптимизацията на системата може да е несъвместима с оптимизацията на по-голямата система, която я съдържа. Следователно, сред отговорностите на ръководството трябва да бъде търсенето на възможности за разширяване на границите на тяхната система, както за да се осигурят условия за нейното най-добро функциониране, така и за извличане на най-голяма печалба (NB!).
Струва ни се, че е много важнода видим разликата между процеса и системата.
За процес в рамките на система за управление на качеството,статистическата стабилност се постига чрез внимателна стандартизация и намаляване на променливостта на свързаните с него операции (производствени и сервизни процеси, рутинни бюрократични процеси).
За системата за управление се постигадинамична устойчивост, изразяваща се в способността й да се стреми непрекъснато към постигане на поставените комплексни цели, намирайки се в гъвкаво и органично променливо състояние (горния пример с футболен отбор). Статистическата стабилност, ако се наложи върху системата за управление като цяло (не говорим за отделни рутинни процедури), може значително да намали нейната ефективност и да попречи на постигането на поставените цели.
Ако перифразираме една известна сентенция:това, което е добро за производствения процес, е смърт за системата за управление.