Характеристики на автоматизацията на бюджетирането

Левин С.В., ръководител на проекта на IntCom Alliance www.1c-enter.ru

Тема: За характеристиките на внедряването на бюджетиране въз основа на конфигурацията "1C: Управление на производственото предприятие"

Статията подчертава най-важните аспекти на автоматизацията на управленското отчитане и бюджетиране въз основа на тиражния продукт „1C: Manufacturing Enterprise Management“ (наричан по-долу 1C: SCP). Дават се препоръки за организиране на ефективно взаимодействие с екипа за внедряване. Насочен е към служители на финансови услуги и мениджъри, които по отношение на проекта за автоматизация действат като клиенти.

Авторът е ръководител на проекти в IntCom Alliance и споделя своя практически опит в тази статия.

Общо разбиране или е необходима хазната?

От самото начало е необходимо да се постигне между всички участници в процеса на автоматизацияобщо разбиране за предстоящите задачи. Правилото изглежда очевидно и вече доста "изтъркано" в специализираната литература и в многобройните обучения, посветени на управлението на проекти. Формалното познаване на правилото обаче не винаги спасява от неочакваното му проявление.

Ще дам един прост пример. Да приемем, че считате хазната за част от бюджетирането. Въпреки това автоматизаторите не могат законно да включват тази област в задачата (стриктно погледнато, хазната и бюджетите не се припокриват - това са различни методи на планиране, които служат на различни цели). И те ще разберат задачата малко по-тясно от вас. Разбира се, разногласията могат да бъдат идентифицирани доста бързо, а в прости случаи дори без съществени последици за първоначално обявения бюджет на проекта. Но ако искате да свържете бюджетите и хазната заедно (например обединяване на планове за плащания на хазната и бюджети за движениесредства) - последствията от различното разбиране на проблема могат да бъдат доста болезнени.

Етапи на развитие

Компаниите по отношение на автоматизацията на бюджетирането и управленската отчетност преминават през следните етапи:

„Не се нуждая от нищо“;
„Трябва да контролираме разходите“;
„Трябва да планираме разходите“;
„Трябва да планирате плащания“;
Трябва да оценим стойността на компанията.

Да преминем през точките.

„Нищо не е необходимо.“ На този етап от своето развитие компанията следи плащанията от текущата си сметка в контекста на „виртуални“ артикули (т.е. можем да говорим за изпълнение на бюджета на паричния поток без самия бюджет). Всъщност задачата за бюджетиране на този етап на развитие не може да възникне, така че този случай е извън обхвата на статията.
„Необходимо е да се контролират разходите.“ На този етап мениджърът иска да види изпълнението на бюджета за приходи и разходи с известна честота, но по-често само неговата разходна страна, а отчетният период варира от един ден до седмица. Самият бюджет за приходите и разходите съществува донякъде виртуално. В този случай също няма особени проблеми, тъй като задачите могат да възникнат само като част от автоматизацията на основните дейности и най-вероятно ще носят гордото име „Управленско счетоводство“.
„Трябва да планираме разходи“ и „Трябва да планираме плащания.“ Това са може би най-неудобните етапи за автоматизация. Тук има две опции:
„Схемите на плановете все още не са се установили, но има много ентусиазъм“;
Има осъзнаване, че „схемите не са улегнали” и има разбиране, че „ще трябва да се прекроява повече от веднъж”.

В първия вариант се получава изключително тромава задача, тъй като е жизнено важно да „знаемВсичко". Всеки ден искам да изчислявам разходите (цената на всичко - ядки, собствени търговски отдели и т.н.), както и печалби, загуби и т.н. Тази липса на знания за това, което е необходимо, налага създаването на голям брой анализатори и използването на много сложни методи за разпределение на разходите. Моделът се оказва тромав и неработещ. Оттук и всички проблеми.

Във втория вариант ситуацията е малко по-проста. Но поради естественото желание да се минимизират разходите както за самата система, така и за нейното преконфигуриране, задачата става много трудна, има много начини за решаването й и вероятността от грешка се увеличава многократно. В резултат на това има много голяма несигурност в бюджета на проекта (защото искам да знам колко ще трябва да похарча по-късно, когато всичко трябва да се преработи). С други думи, в този случай е необходимо да се направят не само текущи бюджети, но и конструктор за бъдещето.

„Трябва да оценим стойността на компанията.“ На този етап, като правило, всичко е уредено, както бизнес процесите, така и бюджетните отчети. Може би най-желаният вариант за автоматизация. На този етап имаме задача, която е добре формализирана и следователно добре автоматизирана.

Извод: Необходимо е да решите на какъв етап от развитието се намира вашата компания и преди да стартирате проекта – да оцените възможните рискове.

Фирмена структура

Структурата на едно предприятие може да окаже силно влияние върху сложността на един проект за автоматизация. На практика съществуват варианти за наличие на няколко юридически лица в една компания, без възможност за изграждане на дървовидна структура на предприятието по отношение на центрове за финансова отговорност (CFD). Описаната ситуация е възможна, когато отношенията между CFD и юридическите лица на дружеството се характеризират с отношение „много към много“.

Описаният вариант води дотрудна ситуация, тъй като в програмата 1C: SCP има само един анализ, подходящ за тези цели, а именно атрибутът CFD. Има два сценария за развитие на събитията:

пренаписване на подсистемата "Бюджетиране" (за щастие платформата "1C:Enterprise 8" има достатъчна гъвкавост и персонализация);
или търсенето на компромиси, които, между другото, не винаги могат да бъдат намерени (като правило искате да видите бюджети, както в контекста на юридическите лица, така и в контекста на Централния федерален окръг, да не говорим за консолидацията).

Нека разгледаме втория вариант по-подробно. Проблемът е, че имаме много юридически лица (обикновено независими бизнеси), а ние сме управляващо дружество. Освен това юридическите лица могат или не могат да бъдат свързани помежду си. Бих искал да видя бюджетите на двете юридически лица поотделно и консолидирания бюджет.

Самият проблем не е нещо сложно, но поражда най-малко следните задачи:

когато юридическите лица взаимодействат помежду си, бюджетите или изпълнението на бюджетите трябва да се променят автоматично за всички участници във взаимодействието;
при консолидиране трябва да се изключат вътрешни обороти;
необходимо е правилно да се планира структурата на холдинга, така че да е възможно да се работи с един вид анализ (в този случай CFD).

Заключение: За да избегнете дълъг и скъп проект, опитайте се да намерите компромис между вашите желания и възможностите на програмата. Препоръчвам да го търсите заедно с внедрителите, тъй като познаването на характеристиките на бизнеса е на ваша страна, познаването на продукта е на тяхна страна.

Получаване на актуални и планирани данни

Управлението се нуждае от бюджетиране. Финансовият директор и неговите услуги (счетоводство, каса, финансовипланиране). Изглежда, че изпълнението на бюджетирането е проблем на един отдел, в краен случай - на един отдел. Всичко е правилно, но не съвсем.

Самият финансов директор не може да планира и освен това да получи факт, той се нуждае от данни. И ако задачите за планиране могат по някакъв начин да бъдат решени, тогава получаването на факт без свързване на други отдели е невъзможно (изключение е бюджетът на паричния поток, в този случай счетоводният отдел предоставя цялата необходима информация за факта на паричния поток).

Следователно е необходимо да се разбере кои области (отдели) на предприятието ще бъдат засегнати от автоматизацията и кой подготвя първичната информация (където се появява) за нуждите на планирането и анализа на план-фактите. Един от отговорите: „Необходимо е да се автоматизира цялото предприятие, а не само един отдел!“

Заключение: Отговорът на въпроса: „Къде живее първичното и имаме ли нужда от него?“ ще помогне да се определят организационните граници на проекта.

Методология на счетоводството и анализ на данни

След като обсъдихме средата и обхвата на проекта за автоматизация, е време да поговорим за някои от характеристиките на софтуерния продукт 1C: SCP. По-специално за разликата в методите за отразяване и обработка на данни.

Исторически в България финансовите директори, които анализират действителното представяне на дадена компания, трябва да използват счетоводни програми. По-голямата част от тези програми нямат специален механизъм за натрупване на инерция. И в резултат на това финансовите директори "свикнаха" с един начин за анализ на оборотите - чрез анализ на оборотите на сметки и подсметки. Този навик стана толкова стабилен, че дори ако софтуерният продукт има механизъм за натрупване на оборот (по-специално платформата 1C:Enterprise 8, на която е внедрено решението 1C:UPP), все още се използват „тествани“ методи. Този подходгарантирано увеличаване на броя на анализаторите и използване на името на една статия за обозначаване на различни счетоводни операции.

От тук е необходимо да се разбередали този набор от анализи на сметкоплана наистина е необходим и дали това изискване може да бъде заобиколенос помощта на механизми за оборот и регистратори на тези обороти.

Нека илюстрираме това с два примера:

Описаният проблем не е важен по отношение на внедряването в 1C: SCP, но засяга времето за обучение на потребителя и може да изисква от вас да възстановите класификатора на артикулите, което може да предизвика конфликт, тъй като изпълнителят, ако не му бъде обяснено, може да възприеме тази работа като излишна.

Всички проблеми, изброени по-долу, не са изключителни, почти всички от тях могат да бъдат решени в рамките на съществуващо решение за циркулация, но може да се наложи да бъдат включени допълнителни механизми на платформата (например бизнес процеси) или може да са необходими промени в кода. Желателно е да знаете за тези проблеми възможно най-рано, тъй като те не намаляват цената на проекта.

Версиониране на бюджети. Ако има версии на бюджети, това означава, че хората систематично са се обърквали в данните. Редовните инструменти на "1C: SCP" не поддържат механизма на бюджетните версии, следователно, както обикновено, или компромис, или пренаписване на кода.

оперативни бюджети. Общо взето нищо особено - някакво средносрочно финансово планиране. Обикновено те напълно копират структурата на бюджетите. Наличието на оперативни бюджети предполага, че е необходимо да се реши как те се "разбират" с останалите бюджети.

Разпределение на показателите. Същността на проблема е, че разходите на един отдел се осчетоводяват към разходите на друг отдел и това може да се случи няколко пъти. Например, като се има предвид следната структура на предприятието - счетоводство,център за покупки и център за продажби. Счетоводството обслужва всички отдели на организацията. Ние разпределяме разходите за счетоводство към центъра за покупки и центъра за продажби. След това разпределяме разходите на центъра за покупки към центровете за печалба (в този случай центърът за продажби). Самата процедура за разделяне се решава просто (редовният документ „Изчисляване по модел на бюджетиране“), но има проблем, в резултат на работата му данните се променят по такъв начин, че става невъзможно да се премахне отчет за бюджета на отдела.

Брой бюджети. Класическата схема за изграждане на бюджетите на компанията включва "главни бюджети", прогнозен баланс и много спомагателни взаимосвързани бюджети. Обикновено един бюджет логично следва от други, но не винаги, понякога се припокриват. Проблемът е следният дали регулярната обработка "Копиране на бюджети" и документ "Изчисляване по модел на бюджетиране" ще са ни достатъчни за съставяне на бюджети. Невъзможно е да се отговори недвусмислено, но можете да използвате следната функция: бюджетите винаги са свързани с юридическо лице, проект или отдел. Ако бюджетите принадлежат на различни субекти, тогава най-вероятно няма да се справим с горните инструменти и обратното, ако бюджетите принадлежат на един и същи субект, тогава най-вероятно ще се справим.

Това, може би, е всичко, на което бих искал да обърна внимание в рамките на една кратка статия. Пожелавам ви успех в решаването на трудни, но много вълнуващи задачи за автоматизация на бюджетирането!