III. Процедурата за отчитане, съхранение и издаване на служебни паспорти
14. Служебните паспорти са документи за строга отчетност. Командирите (началниците) на военни части (организации) организират регистрацията и съхранението на служебните паспорти на военнослужещи и членове на техните семейства по начина, установен за съхранение на секретни документи.
Служебните паспорти се съхраняват в отделни сейфове или огнеупорни шкафове, които се запечатват от длъжностно лице, пряко отговорно за записването и съхраняването на служебните паспорти. Набраните военнослужещи нямат право да работят със служебни паспорти.
15. Отчитането на служебните паспорти се извършва в Книгата за регистрация на напускащите и влизащите в България лица, тяхното инструктиране, издаване и приемане на служебни паспорти (наричана по-нататък Сметната книга), поддържана по образец съгласно Приложение № 6 към настоящата инструкция. Издаването на служебен паспорт се извършва след вписване в Сметната книга срещу подпис на собственика.
Вписванията в счетоводната книга се правят с лилаво или черно мастило, четливо и без петна. Грешките се коригират чрез задраскване на неправилни записи и извършване на нови, за които се правят уговорки, подписани от лицата, които водят счетоводната книга. Почистванията не са разрешени.
16. При първоначално получаване на служебния паспорт военнослужещият (членът на семейството) проверява верността на вписаните в служебния паспорт данни и полага собствения си подпис на определеното място в служебния паспорт. Ако в служебния паспорт бъде открита невярна информация, на военнослужещ (член на семейството) се издава друг паспорт.
17. Командирите (началниците) на военни части (организации) инструктират военнослужещите и членовете на техните семейства, изпратени в командировки, на почивка, за лечение и по други причини, относно реда за преминаване на държавните граници и работа със служебния паспорт,и също така упражнява контрол върху своевременното (в рамките на пет дни след пристигането) връщане на служебните паспорти за съхранение на органа по персонала.
18. В случай на загуба на служебния паспорт, военнослужещият и членовете на неговото семейство са длъжни да докладват за това с доклад (изявление) или телеграма до командира (началника) на военната част (организация), който незабавно докладва за инцидента на началника на областния отдел, граничната и оперативната група, командира (началника) на военната част (организация) на централно подчинение.
Органите на персонала на областната администрация, граничната и оперативната група, военното звено (организация) на централно подчинение докладват писмено загубата на служебен паспорт на отдела за персонал, като посочват неговата серия и номер, на чие име и от кого е издаден, срокът на валидност, лицата, включени в него, както и мястото и обстоятелствата на загубата на документа.
19. За всеки случай на загуба на служебен паспорт се извършва служебно разследване.
20. На военнослужещи и членове на техните семейства, които са загубили служебни паспорти, се издават нови паспорти по начина, посочен в параграфи 10, 11 от настоящата инструкция.
21. Командирите (началниците) на военни части (организации) са длъжни да организират проверки на наличието, регистрацията, реда за съхранение на служебните паспорти, законността на издаването им и своевременното връщане, както и регистрацията на военнослужещи и членове на техните семейства, които имат служебни паспорти.
Организират се проверки в края на всяко тримесечие. За тяхното изпълнение във военни части (организации) със заповеди на съответните командири (началници) се създават комисии, които включват, наред с други длъжностни лица, служители на секретни отдели (отдели) или лица, участващи в поддържането на режима на секретност. Констатирани недостатъци и предложенияза отстраняването им се отразяват в ревизионните доклади.
Актовете за проверка се одобряват от съответните командири (началници) на военни части (организации). Членовете на комисиите носят отговорност за пълнотата на проверката и верността на данните, посочени в акта.