IOU Внедряване на унифицирани системи за документация

Внедряване на унифицирани системи за документация

Лабораторна работа 4.

Внедряване на унифицирани системи за документация

Целта на урока–изучаване на основните методически разпоредби и документи, уреждащи прилагането на DRM и осъществяването на секторен (ведомствен) контрол върху тяхното прилагане.

В резултат на практическото занятие ученицитетрябва:

познава изискванията на организационно-методическите документи на Държавния стандарт на България за организацията на работа по прилагането на ДДД и контрола по прилагането им в министерства и ведомства;
получите пълна представа за насоките и технологиите за внедряване на DDD;
да могат да разработват нормативни и методически документи, регламентиращи процесите на внедряване на DRM.

Теоретична част

Отговорността за прилагането на DDD се носи от подразделенията на федералния изпълнителен орган, отговорни за тази документационна система. Научно-методическото ръководство, координацията на работата и контролът по прилагането на ДДД следва да се осъществява от организацията-майка по ДДД, определена от министерството.

За да се гарантира въвеждането на DDD, ръководителите на министерства (ведомства) издават заповед (указ) за въвеждане на DDD, която трябва да определя:

водещата организация за прилагане на ДДД;
списък на управленските функции и организации, в които се осъществява изпълнението;
времето за въвеждане на DDD;
състава на комисията за наблюдение на изпълнението на ДДД.

Към заповедта (постановлението) е приложен организационен план за действие, който трябва да включва следната работа, свързана пряко с прилагането на DRM:

разработване на секторни (ведомствени, републикански) методически указания, които определят реда за въвеждане на DDD, определят обхвата и реда за тяхното прилагане;
определяне на списъка на въведените унифицирани форми на документи и списъка на нестандартизираните форми на документи, изключени от обращение;
създаване на секторна система за поддържане на ОРБ, включително разработване на наредба за тази услуга;
коригиране на съществуващи или формиране на нови информационни масиви (отделни извадки) с помощта на общобългарските класификатори ТЕСИ;
организиране на постоянни семинари и консултации по внедряване и поддръжка на DRM и др.

За всеки вид работа планът трябва да предвижда изпълнителните организации, методическата и логистичната подкрепа за изпълнението и графика на работата.

Контролът върху използването на DDD в институциите и организациите е насочен към осигуряване на тяхното навременно прилагане, подобряване на организацията на работата по прилагането и повишаване на отговорността на длъжностните лица, на които е възложено управлението на тези работи. Предвижда се държавен надзор и секторен (ведомствен) контрол върху въвеждането на ДДД. Държавният надзор се извършва от Държавния стандарт на Руската федерация. Секторният (ведомствен) контрол се осъществява от министерствата (ведомствата) на Руската федерация, които прилагат ЩД чрез своите организации-майки по общобългарските класификатори ТЕСИ и ЩД.

За осъществяване на държавен надзор и секторен (ведомствен) контрол върху изпълнението на DDD се създават специални комисии, чиито задължения включват проверка на наличието и напредъка на изпълнението на заповедта за прилагане на DDD и плана за организационни и технически мерки. В този случай, на първо място, подлежат на проверка:

изпълнение на изискваниятадържавни стандарти;
прилагане на ръководството и методическите материали на Държавния стандарт, свързани с прилагането на DDD;
извършване на работа по изпълнението на ДДД, предвидена в плана за организационни и технически мерки;
функциониране на системата за управление на ДДД в съответствие с действащата наредба за системата за управление.

Организиране на системата за управление и усъвършенстване на ЩД.

Поддържането на ДДД включва въвеждане на изменения и допълнения в държавните стандарти, нормативните документи на Държавния стандарт на България и други нормативни документи за ДДД, в унифицирани форми на документи и техния състав, както и разработване на нови форми на документи и изключване на съществуващи, за да се гарантира достоверността и пълнотата на информацията. Поддържането на DDD предвижда тяхното усъвършенстване във връзка с новите управленски задачи.

Основните задачи на системата за управление на DDD са:

организация на взаимодействие между структурните връзки на системата;
създаване и поддържане на справочни или контролни масиви от унифицирани форми на документи и необходимите справочно-информационни масиви;
регистрация на унифицирани форми на документи;
периодично уведомяване на абонатите за промени и допълнения в ДРК и отговори на еднократни заявки;
анализ на масиви от унифицирани формуляри на документи, събиране и обработка на предложения за изменения и допълнения;
взаимодействие със системата за поддържане на общобългарски класификатори ТЕСИ.

Обект на справка са унифицираните формуляри на документи, включени в DUR или регистрирани в министерства (ведомства). Всяка унифицирана форма на документ като обект на справка се характеризира със следните данни:

В тази връзка са възможни следните вариантипромени и допълнения към UFD:

промени в съществуващите унифицирани форми на документи без промяна на кода на формуляра съгласно OKUD;
създаване на нови унифицирани форми на документи;
въвеждане на изменения и допълнения в държавните стандарти за USD;
промени в инструкциите за попълване на унифицирани формуляри на документи.

Одобрението на промени и допълнения към DDD е предмет на процедурата за съгласуване и одобряване на DDD във федералните изпълнителни органи.

Информацията за поддържането на DRM трябва да се съобщава на всички министерства (ведомства), асоциации, предприятия и организации, като се отчита техният интерес. Отговорността за поддържане на DRM на всички нива на управление се носи от техните разработчици в съответствие с функциите, възложени от законодателни и други разпоредби.

Поддържането на DRC осигурява поддържане в надеждно състояние:

стандарт на Общобългарския класификатор на управленската документация (ОКУД);
стандарти на класове OKUD, съответстващи на DDD;
контролни копия OKUD;
разписания, приложими форми на документи;
албуми, приложими форми на документи.

Процедурата за поддържане на OKUD се определя от Държавния стандарт на Руската федерация. Стандартът OKUD се поддържа от VNIIKI на Държавния стандарт на Руската федерация. Стандартите на класовете OKUD, съответстващи на DDD, се поддържат от разработчиците на DDD данни. Контролните копия на OKUD се поддържат от организациите-майки за OK TESI и USD на министерствата (ведомствата).

DDD системите работят въз основа на специални разпоредби. Информационната база на секторната (ведомствена) система за провеждане на DDD включва референтен масив, който включва UFD на единната система за документация, разработена от това министерство (ведомство). Информационната база на тази система включвасъщо и контролен масив, който включва унифицирани форми на документи на различни ДУР, използвани от това министерство (ведомство). Третият компонент на информационната база на системата DDD в индустрията е файл с промени в DFD, използван в това министерство (ведомство).

Ако някоя организация има предложение за изменение на съществуващия FFD, тя се обръща с това предложение към главната организация за ДРК на своето министерство (отдел). Организацията-майка извършва научно-техническа експертиза на представените предложения за тяхната валидност. Ако резултатите от проверката са положителни, ако се отнасят до общобългарския ОРФД, разработен от това министерство (ведомство), организацията-майка изпраща предложения до организациите за задължително одобрение и при положителен резултат от одобрението изпраща тези формуляри и измененията към тях в тяхното министерство за одобрение.

Ако предложението се отнася до общобългарски формуляри, разработени от други министерства (ведомства), тогава организацията-майка, след разглеждане, изпраща предложения до организацията-майка на министерството (ведомството), изготвила ФМД, засегната от предложенията за промени, която сама извършва работа с промените и ако резултатите са положителни, докладва за приетите промени на организацията-майка, изпратила предложението за промени в ПФР.

Задание за самостоятелна работа

1. Да проучи, съгласно PR 50.1.019-2000 и теоретичната част на това ръководство, процедурата за внедряване и поддържане на DRM. Подгответе отговори на защитни въпроси.

2. Разработете и запишете в работната книга необходимите документи за въвеждане на DDD за регистрация на R & D в KSPEU: заповед за прилагане на DDD, план за организационни и технически мерки и акт заизпълнение на DDD.

2.1. Под формата на B6 GOST R 6.30-87 изгответе заповед за изпълнение на USD. Заглавието съдържа пълните официални наименования на министерството и университета. В началото на текстовата част е посочена целта за въвеждане на DDD. Отделът за управление на архивите трябва да действа като главно звено. Комисията за контрол на изпълнението трябва да включва нечетен брой членове, да се ръководи от заместник-ректор и да включва ръководителя на главното звено.

2.2. Разработете план за организационни и технически мерки за въвеждане на DDD. Планът е таблица, която съдържа името на дейностите, отговорни за изпълнението на всеки елемент, сроковете. Попълнете всички колони на плана с конкретни данни.

2.3. Актът за приключване на работата по прилагането на DDD трябва да бъде разработен на бланката на същата организация в съответствие с установените изисквания. Актът трябва да бъде одобрен. Актът отразява състоянието на изпълнението на плана за организационни и технически мерки във всяко звено.

Контролни въпроси

1. Кои са основните дейности по прилагане на ДДД.

2. Какви са основните задачи на държавния надзор върху въвеждането на DDD?

3. Каква е разликата между секторния (ведомствен) контрол върху прилагането на ДДД и държавния надзор?

4. Какви документи регламентират процеса на въвеждане на ДДД в министерства (ведомства), институции и организации?

5. Какви документи трябва да се поддържат в надеждно състояние при поддържане на DRC?

Извори и литература.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията. - М. : Издателство на стандартите, 1999. - 10 с.

3. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. Унифицирани системи за документация за ACS / Ed. Ткаченко В.В. - М., Издателство за стандарти, 1979. - 176 с.

4. Костомаров М.Н. Технология за развитие на USD / Секретарски бизнес, 2002, № 1. – С.35–38.

5. Саков А.А. Унифициране на управленска документация и общосъюзни класификатори. - М., Икономика, 1982. - 168 с.