Историята на създаването на архиви
Необходимостта от съхраняване на информация се появи едновременно с възможността за запис на информация на хартия. Така историята на архивирането води началото си от появата на писмеността. Постепенно съхранението на особено важни документи става все по-систематизирано, установяват се сроковете за съхранение на документи, появяват се архивни хранилища. Историците не споделят общо мнение относно „рождената дата” на архивистиката, тук всичко зависи от конкретната задача на изследването.
Как е било в миналото
Първите документи започват да се появяват в България през 10 век. Запазването на тези документи се наблюдава от ларник (от думата „сандък, ковчег“), който може да се счита за първия архивист. Първият опис е съставен през 1288 г. и влиза в Ипатиевската хроника. Появата на система от държавни институции - заповеди, значително подобри ведомственото съхранение на документите. Всеки орден (отдел) имаше архив, в който всички документи се съхраняваха в правилния ред. Пълноценни инвентаризации на съхраняваните в архивите документи обаче не са извършени, така че не може да се съди за доброто развитие на архивното дело. По това време все още не е имало пълно разбиране за необходимостта от архивно съхранение, архивите често се преместват от място на място, документите се губят. Имало и случаи на умишлено унищожаване на документи. Естествено, не говорим за някакво раздробяване, нежелателните архивни документи просто бяха изгорени. Съществувала е и практиката да се правят копия на архивни документи. След унищожаването на архива поради военни действия или пожар, тези копия биха могли частично да възстановят архива на ведомството.
На този ден е издаден указ за създаването на Московския сенатски архив с инструкции за поддържане на регистри на документи, съставяне на описи. отВсъщност Московският сенатски архив е първият пълноценен архив на организацията. Освен това започнаха да се създават други архиви: окръжни, провинциални, ведомствени, архиви на градското самоуправление. През XVIII-XIX век нараства броят на историческите архиви, търсят се начини за най-добро систематизиране и запазване на документацията, установяват се периоди за съхранение на документите.
Унищожаване на документи
Разпределянето на документи за унищожаване е официално извършено за първи път през 1829 г. Николай I издаде съответната резолюция и всъщност реши да проведе първата в историята проверка на ценността на документите. През следващите няколко години много министерства разработиха съответните инструкции, въз основа на които документите бяха съхранявани и унищожени.
В съветско време много внимание се обръщаше и на архивирането
В наше време
През 2004 г. е публикуван федералният закон „За архивното дело в Руската федерация“. Този закон урежда всички тънкости на архивирането и деловодството, съхраняването на документи, унищожаването на документи, експертизата на ценността на документите. Сега има много частни фирми, предоставящи архивни услуги. Заслужава да се отбележи, че "Столичен архивист" е една от най-големите и успешни архивни организации в Москва. Предоставяме всички услуги в областта на архивирането на документи. Отличителна черта на нашите специалисти е възможността за работа както селектронни архиви, така и с хартиен носител.
Какво се очаква в бъдеще
Би било изненадващо, ако нямаше промени в архивирането в ерата на информационните технологии. Основната такава промяна, разбира се, е електронният архив. Накратко процесът на създаване на електронен архив е следният: сканират се документи, създава се база данни със система за търсенедокументи, след което графичните изображения на сканираните документи се свързват с картите за търсене в базата данни, въведените данни се проверяват. Фирма Капитал Архивист беше една от първите, които разбраха предимствата и възможностите на електронните архиви. Разработили сме решения за различни компании и институции. Нашите експерти са готови да създадат електронен архив с всякаква сложност.
Никой няма да се наеме да прогнозира бъдещето на архивното дело. Съвременният свят се развива толкова бързо, че всякакви прогнози могат да станат невалидни за много кратко време. Струва ми се обаче, че с появата на ясно законодателство за цифровия подпис, хартиените документи може да избледнеят на заден план. Второ, ако се създаде перфектна система за разпознаване на текст, процесът на въвеждане на данни в електронен архив ще бъде значително опростен, което ще увеличи скоростта на създаване на електронен архив.