Избор на автоматизирани системи за управление на документи
Преди да избере софтуерен продукт от множеството предлагани на пазара, организацията трябва ясно да дефинира основната цел за придобиване на автоматизирана система и нейните възможности, както и да формулира своите изисквания към софтуерния продукт.
Препоръчва се в техническото задание да се фиксират изискванията към софтуера АСУД. Въпреки това, целите на автоматизирането на управлението на документи за всяка институция, независимо от тяхната организационна и правна форма, са доста сходни и се свеждат до следното:
o подобряване на качеството и ефективността на управлението в институцията чрез подобряване на деловодството;
o консолидиране в един бизнес цикъл на всички структурни подразделения, включително териториални поделения;
o осигуряване на бърз и същевременно споделен достъп до информационните (документационни) ресурси на институцията;
o намаляване на разходите за труд и време и режийните разходи и в резултат на това получаване на икономически ефект;
o поставяне на основите за поетапно преминаване на институцията от хартиен към електронен документооборот за в бъдеще, включително въвеждане на електронен цифров подпис.
При избора на ASUD е важна пълнотата на информацията за пазара на софтуер за управление на документи. Необходимо е да има информация не само за самите автоматизирани системи, но и за фирмите, които разработват ASUD и продавачите на ASUD. Очевидно е, че в един клас може да има няколко подобни по функции, технологии и характеристики системи. Следователно има нужда от оценката им.
ASUD трябва да се оценява според следните параметри [73, p. 180-183]:
1. Обхват на системата.
Необходимо е да се разбере за каква организационна структура е предназначена институцията.система (едно структурно подразделение, всички структурни подразделения на една институция (включително географски отдалечени), няколко институции.
2. Функционални характеристики на системата (функции за управление на документи).
Могат да се разграничат значителен брой функционални характеристики на ASUD. Институциите трябва самостоятелно да определят набора от функционални изисквания за системата от задачи и нивото на автоматизация.
3. Експлоатационни характеристики.
Когато оценявате производителността на системата, трябва да имате предвид следното:
o обемът на документооборота (ASUD трябва да осигури работа с всички документи на институцията в рамките на нейното функционално предназначение; системите трябва да съответстват на действителния обем на документооборота на институцията и да имат необходимия резерв);
o оперативна надеждност на системата (ASUD трябва да има достатъчно ниво на надеждност; повреди и повреди на софтуера и хардуера на ASUD не трябва да засягат безопасността и сигурността на документационния фонд на институцията);
o броя на потребителите, които могат едновременно да работят в системата.
4. Софтуерна реализация на системата.
При анализ на софтуерната реализация на автоматизирана система се оценяват следните технически и технологични характеристики:
o интеграция със софтуерни приложения, интеграция в информационната среда на институцията (възможност за свързване към системата на други модули, разработени от същата компания, други компании или независимо; разпределение в системата на комуникационно ядро, предназначено за администриране, развитие и самостоятелно използване; възможност за автоматично въвеждане на информация за структурата на институцията в системата, осигуряване на информационното единство на институцията, интеграция ссъществуващи средства за автоматизация на управление на документи, включване на всички документи, бази данни и банки с данни без изкривяване, загуба на информация и промени в характеристиките; възможността за интеграция с архива на институцията);
o поддръжка на украински (по избор - български) език;
o технически изисквания на автоматизираната система за управление (технология клиент-сървър; средства за разработка в автоматизираната система за управление (наличие на интерфейс на приложна програма (API), възможност за независими модификации); операционната система на сървърната част на автоматизираната система за управление; операционната система на клиентската част на автоматизираната система за офис работа; системата за управление на база данни се използва като основа; софтуерният пакет, използван от автоматизираната система за управление; телекомуникационни възможности; хардуерни възможности на сървърната и клиентската част);
o маршрутизиране на документи (в зависимост от управленските задачи и офис практиките на институцията, при избора на система за автоматизиран контрол трябва да се обърне внимание на възможността за фиксиране или промяна на маршрута на документ);
o проследяване на версии и версии на документи;
o възможност за работа с мобилни (отдалечени) потребители и потребителски групи;
o наличието в ASUD на модули за сканиране на документи (или възможност за интегриране с професионални системи за управление на изображения);
o възможност за съвместна работа по документи;
o регистриране на действията в системата.
5. Офис техника.
Технологията за поддържане на ASUD условно може да се нарече "домашна" или "западна". АСУД, които поддържат местни технологии на офис работните процеси (те включват и български софтуерни продукти), са насочени предимно към използване в публични институции и отразяват всички традиции и норми на офис работа, възприети в тях (ясноизразеният характер на движението на документи в рамките на институцията, проследяване на целия набор от работа с документи във формуляри за регистрация и контрол, специализирани услуги за осигуряване на унифицирана процедура за обработка на документи). ASUD, който се поддържа от "западни" офис технологии (движението на документи е предимно хоризонтално, липсата на централизиран (в рамките на цялата организация) контрол, регистрацията на документи директно от изпълнителите, липсата на специализирани услуги за офис работа), са фокусирани върху възможно най-пълното използване на електронни документи и средства за колективна работа на потребителите, липсата на междинни връзки. Основната характеристика на "западната" технология е моделирането на специфични работни процеси и адаптирането на софтуерните системи към тези модели.
6. Начини за защита на системната информация.
За осигуряване на информационна сигурност могат да се използват хардуерни, софтуерни и организационни средства.
7. Отвореност и мащабируемост на системата.
Автоматизираната система за управление трябва да осигурява възможност за нейното модернизиране без значителни икономически и организационни разходи, без загуба на информация в случай на възможни промени в организацията на работата на институцията.
За определяне на цената на АСУД е необходима оценка на следните показатели: базова цена на системата; разходите за лицензиран софтуер, необходим за инсталиране и експлоатация на автоматизираната система за управление; разходите за допълнителен софтуер и хардуер, които не са включени в основния комплект за доставка (средства за електронен цифров подпис, системи за оптично разпознаване на текст и др.); разходи за работа (от проверка на институцията, инсталиране на софтуер, обучение на администратори и потребители, първоначална конфигурациясистема, нейната модернизация, поддръжка и др.).
Такъв интегриран подход към избора на ASUD ще позволи внедряването на система, която напълно ще отговаря на изискванията и задачите за автоматизиране на управленските дейности на институцията.
След като изберете система, можете да започнете да изпълнявате първо пилотен, а след това и пълномащабен проект за автоматизация на офиса и електронно управление на документи. Изборът на АСУД обаче не е просто технологична или инженерна задача, той трябва да бъде свързан с цялостната стратегия за развитие на институцията.
Цялата работа по избора на най-подходящата система се извършва от служители на отделите за информационни технологии и услуги за управление на офиси.
Въвеждането на системата трябва да бъде предшествано от етап на проверка и рационализация на деловодството. Положителни резултати от въвеждането на ASUD могат да се очакват само ако институцията първо оптимизира състава на документацията, документните потоци, ясно разпредели функциите и задачите между структурните подразделения и отделните служители на службата за управление на офиса, определи кои информационни процеси ще станат безхартиени и кои ще бъдат записани в документи с хартиени носители.