Изложби и семинари ролята на секретаря в подготовката

В днешно време пътуването в чужбина не е изненада. Някои компании имат чуждестранни партньори, пазари или доставчици по целия свят. Затова за голяма част от моите колеги организирането на командировки отдавна се е превърнало в рутина. Много от нас знаят как да действат, могат лесно да си купят билети почти навсякъде или да резервират хотел. Но ситуацията се променя донякъде, когато става въпрос за участие в чуждестранна изложба или семинар. Каква е фундаменталната разлика? Какви трудности очакват секретаря?

Подготовка за изложбата

Индустриалните изложения се организират, за да могат производители и доставчици да представят своите продукти. Освен това те имат възможност да покажат предимствата на работата с тяхната компания. По този начин фирмите намират нови клиенти или, обратно, доставчици, партньори в различни страни по света. Освен това много големи компании провеждат семинари. Част от това е като учене. На такива събития те имат възможност да запознаят потенциални клиенти и партньори с постиженията на съвременните технологии в индустрията, уникалните методи, използвани от компанията, и условията за съвместна работа.

Не само производителите и доставчиците на стоки и услуги проявяват интерес към изложенията. Компаниите, които ги консумират, също участват в такива събития: това им дава възможност да се срещнат с много потенциални партньори на едно място за кратко време, да научат за нови продукти и да видят своите конкуренти. Изложението е чудесен начин да сте в течение, участието в него често носи осезаеми ползи за компанията. Но това е и голям разход - не само пари, но и време, усилия, нерви. За да се подготвите за участие в изложението, трябвапривличане на голям брой специалисти.

Секретарят трябва да координира работата на голям брой хора, участващи в подготовката на изложбата, да се увери, че всички малки неща са взети под внимание и да организира командировка.

Стандартен алгоритъм за подготовка. Стандартната подготовка за изложбата включва:

В организирането на подготовката за изложението винаги участват огромен брой специалисти и това могат да бъдат служители на други компании, които ще ви предоставят услуги през целия подготвителен етап и по време на самото изложение. Какви задачи трябва да изпълнява секретарят в това отношение?

Успехът или неуспехът на участието зависи от това как продуктите на компанията са представени на изложението. Щандът трябва да привлича вниманието и същевременно да е удобен както за представителите на фирмата, така и за посетителите, за да искат да останат по-дълго при вас. Има нужда от осветление, често вентилация и вода. Ето защо, за да проектирате щанд, е по-добре да се обърнете към професионален дизайнер - само не към този, който проектира интериора на апартаментите, а към този, който се занимава с индустриален дизайн. Те разбират техническите подробности, с които изложителите може да не са наясно. Разбира се, това изисква допълнителни разходи, но практиката показва, че такива разходи винаги се изплащат.

Нашият съвет. Уверете се, че всички текстове са проверени от технически експерти, преди да бъде одобрено оформлението на брошурата или листовката.

Всички експонати на изложението, щанда и участниците трябва да бъдат застраховани. Това е предпоставка за участие във всички големи изложения.

Кого и какво застраховаме?

– експонати и информационни материали;

Какво се застраховаме?

– от пожари, експлозии, наводнения;

– повреда при транспортиране;

Освен това трябва да се погрижите за застраховка "Гражданска отговорност" и медицинска застраховка за персонала (тук в повечето случаи можете да се справите със застраховката, която се издава за получаване на виза).

Изпратете списъци с изисквания и експонати, както и данни за служители (брой, пол, възраст) до няколко застрахователни компании. От офертите, които получавате, изберете тази, която ви подхожда най-много.

Подготовка за командировка

Това е един от най-интересните и трудни блокове в работата на секретаря. Какви особености възникват, ако говорим за изпращане на служители в чужбина за участие в семинар или изложение? Тези препоръки трябва да се вземат предвид не само от тези, чиито служители участват в изложението, но и от тези, чиито колеги посещават изложението с информационна цел.

■Виза. По правило една компания не започва да се подготвя за участие и посещение на изложение за един месец. И така, вашето ръководство е решило в коя изложба ще участвате. Първото нещо, което секретарят трябва да направи, е да се запознае с правилата за издаване на виза за страната, в която ще се проведе изложбата. След това проверете валидността на паспортите на тези служители, които ще отидат на изложбата. Някои може да се наложи да получат нов паспорт. Ако е необходима покана за получаване на виза, тя трябва да бъде поискана от организатора на изложението. В заявлението за виза посочете датите на вашето посещение в страната, както следва: датата на влизане, равна на датата на откриване на изложбата, минус 3–4 дни, датата на заминаване, равна на датата на затваряне на изложбата, плюс 3–4 дни. Датите на изложбата се отлагат само при непредвидени обстоятелства. За да подготвите щанда, трябва да пристигнете няколко дни по-рано. Също така трябва да се планира участницитеизложбите могат да бъдат отложени с няколко дни (например за установяване на по-близки бизнес контакти с тези, които са срещнали на изложението, или просто като част от екскурзионна програма).

■Билети. Не само купувачите и доставчиците, но и други косвено заинтересовани страни, като авиокомпании, ще знаят предварително за голямо индустриално изложение. Те разбират по кое време ще има най-голям поток от пътници и това води до увеличение на цените на билетите. Затова купете билети възможно най-рано (в краен случай те могат да бъдат върнати или заменени). Разбира се, в крайна сметка ще има достатъчно билети за всички, но месец преди изложението те ще струват много повече и вашите служители ще трябва да летят с пет прекачвания, защото няма да останат места на удобни полети.

■Хотел. Желателно е да се намира в близост до изложбения комплекс. Вярно е, че на необходимите дати може да има много скъпи стаи. Друг вариант е да изберете хотел, от който е удобно да стигнете до изложението. Консултирайте се с организаторите или потърсете информация в интернет. Много е трудно да се работи на изложението, пътят не трябва да отнема много усилия от участниците и те трябва лесно да разбират маршрута.

Също така имайте предвид, че хотелът трябва да има закуска, включена в цената на стаята, и също така проверете дали има ресторанти и кафенета наблизо, които работят до късно (може да се окаже, че участниците няма да имат време за закуски и обяд през деня).

И разбира се, стаите трябва да се резервират предварително. Всички наистина добри хотели ще бъдат на "спирка" няколко месеца преди началото на изложението.

■Трансфер. Вашите служители ще вземат ли такси на летището? Или ще резервирате трансфер в хотела? Или може би им трябва кола за времето на изложението? Тогавапо-добре е да го наемете предварително. Препоръчително е да изберете компания, която предлага кола под наем на летището и да я върнете там.

Ето списък с неща, за които мениджърът и служителите може да не се замислят, но би било хубаво да вземете предвид.

■Вода. Къде служителите ще вземат вода, за да пият чай, например? Ако организаторите не носят отговорност за доставката на вода, трябва да разрешите този проблем сами.

■Визитки. Подгответе визитки на английски език за вашите служители и научете за правилата за работа с тях в страната, в която ще се проведе изложението. Счита се за лошо възпитание да направите визитка на език, който не говорите. Ако обаче планирате пътуване до Китай, просто трябва да поръчате визитни картички на китайски - това е знак за особено уважение.

Участие в семинар

Терминът "семинар" означава съвкупност от събития, които една компания или група от фирми провежда, за да запознае в детайли потенциални клиенти и партньори със своята сфера на дейност.

За разлика от изложенията, те се провеждат не само за намиране на нови клиенти или доставчици. Много семинари включват обмен на опит, визуална демонстрация на постиженията на компанията, освен това те дават възможност да се запознаете подробно с условията на сътрудничество с тези компании и спецификата на правене на бизнес в страната, в която се намират.

Семинарът обикновено е многодневен комплекс от събития. Винаги включва културна програма.Моля, имайте предвид: датите на семинара могат да бъдат променяни по съгласие на всички участници. Освен това гостите могат да изразят своите желания относно културната програма.

Ако вашата компания е получила покана за участие в семинара, моля, попитайте организаторите за подробна програмапосещение. Не забравяйте, че в този случай разходите за полет и хотел се поемат от вашата компания. Културната програма, трансфера между хотела и обектите, които ще посетите, както и трансфера от летището и обратно се заплащат от поканилата страна.

По правило всички гости на семинара се настаняват в един и същи хотел или в няколко близки хотела. Това се прави с цел по-удобно вземане от хотела и връщане. Имената на хотелите също са посочени в програмата на семинара.

Освен това канещата страна се занимава с издаване на покани за получаване на виза, резервиране на хотели, закупуване на билети за влак, ако е необходимо.

Основната задача на секретаря в този случай е да координира работата на всички участници в семинара, както и да гарантира, че едно и също действие не се извършва два пъти (например, за да няма двойно резервиране на стаи в хотел). Не бива обаче да разчитате изцяло на организаторите на семинара. Те вече имат много работа, така че трябва самостоятелно да контролирате закупуването на билети, да изясните дали е поръчан трансфер, да проверите дали всички документи на служителите, необходими за пътуването, са в ред.

Организирането на участие в изложба или посещение на семинар винаги е голямо събитие. И като всяко голямо събитие предизвиква фурор, което означава много ненужни хаотични движения. Основното при подготовката за такова събитие е да запазите спокойствие. В крайна сметка само тогава ще можете да запомните всички (дори привидно незначителни) моменти и да помогнете на вашия лидер да направи това събитие не само полезно, но и приятно.

М.А. Юдакова, секретар на управляващия директор на TD Polymetal LLC