Как да изберем софтуерен продукт за управление на проекти
Какво да се ръководи при избора на софтуерен продукт и какви типични грешки могат да бъдат избегнати, казва Максим Якубович, експерт по управление на проекти.
– Сигурен съм, че много от вас вече са пробвали различни софтуери за управление на проекти. Някой е доволен от резултата, получен от употребата им, а някой е в постоянно търсене на „перла“.
Първо искам да пиша за грешките, които забелязах при избора на софтуерен продукт за управление на проекти.
Защо мениджърът на проекти трябва да автоматизира управлението на проекти, ако компанията все още няма информационна система за управление на проекти (PMIS)?
Има няколко причини да инвестирате време и пари в това:
Трудно ми е да си представя как да моделирам график на проект в рамките на дадените ограничения в Excel или на хартия. Знам, че това е възможно, но защо, ако е по-удобно да направите това в специален софтуер (например MS Project или Oracle Primavera)?
Трябва ми да имам адекватна информация за напредъка на проекта всеки ден, да правя прогнози в края на проекта и да планирам коригиращи действия. За да направя това, трябва някъде да въведа действителните данни за напредъка на проекта и да идентифицирам отклонения от плана.
Трябва да подготвя доклади за напредъка на проекта за заинтересованите страни. Това може да се направи ръчно, но защо, ако има продукти, които автоматизират това?
Няколко пъти имах ситуация, когато по проекти използвах 2 софтуерни продукта за управление на проекти. Например създадох модела на проекта в MS Project, но тъй като scrum беше използван за създаване на един от продуктите на проекта, имах нужда от друг софтуерен продукт, за да поддържам изоставането на продукта, да формирам спринтове и да контролирам тяхното изпълнение. Катоизбрахме Jira за такива продукти в един проект, Devprom (в облачната му версия) в друг, а в третия разработихме и внедрихме собствен scrum продукт.
Трябва да кажа, че бях почти доволен от резултатите от автоматизацията. Единственият проблем беше прехвърлянето на данни за списъка със задачи, планираните разходи за труд и срокове от MS Project към втория продукт и прехвърлянето обратно на данни за действителните разходи за труд от избрания продукт към MS Project.
Никога не съм имал шанс да управлявам проекти във фирма, в която към момента на моето присъединяване да е вече внедрена информационна система за управление на проекти. Ето защо смятам, че е важно ръководителят на проекти да има опит в внедряването на софтуерни продукти за автоматизация на управлението на проекти – понякога идваме да управляваме проект в компания, в която няма PMIS.
Периодично преглеждам информация за това какви софтуерни продукти за управление на проекти се появяват. Преди около две години прочетох, че вече има повече от сто продукта, които са позиционирани за автоматизация на управлението на проекти. И наскоро намерих информация, че броят им в света е над петстотин. Авторът на статията пише, че последното проучване на софтуера за управление на проекти откри повече от 500 софтуерни продукта, които отговарят наследните минимални изисквания:
- Поддръжка за диаграма на Гант, която ясно показва началната и крайната дата на всяка задача и последователността на тяхното изпълнение. - Изчисляване на продължителността на задачите и проекта от количеството работа и данни за наличието на ресурси. - Генерирайте графики и данни, за да сравните действителната производителност с базовата линия на проекта.
И така, какво точно мога да посъветвам при избора на софтуерен продукт? Зазапочнете няколко съображения:
2. Методологията за избор на софтуер не трябва да бъде твърде сложна. В статията си Харви А. Левин, който има 38 години опит в управлението на проекти и се смята за сериозен експерт в избора на инструменти за автоматизация, пише, че неговият подход за избор на софтуер използва около 200 характеристики и елемента, които трябва да бъдат взети предвид. На един от своите семинари той чува следната забележка от клиент: „Това е първият семинар, след като присъствах, който си тръгвам с още повече въпроси, отколкото имах в началото.“
3. Не трябва да има много софтуерни продукти за избор, в противен случай процесът на избор ще стане твърде трудоемък и скъп.
При избора на програма препоръчвам, в допълнение към списъка с изисквания за нея, да разработите приблизително следните критерии за избор:
- Степента на покриване на изискванията в софтуерния продукт. - Наличие и методи за предоставяне на поддръжка от доставчика на софтуерни продукти. - Общата цена на притежание на софтуерния продукт (включва всички разходи за използване на услугата по време на нейното използване). - Наличие и цена на обучение за работа в софтуерния продукт. - Възможности за интеграция с други софтуерни продукти.
Какъв алгоритъм за избор на програма за автоматизация на управлението на проекти използвам?
Ясно е, че моят подход не е единствено възможен и не е най-правилният. Много от вас ще предпочетат да улеснят процеса на избор или да изберат продукт интуитивно.
Въпреки това се надявам, че този подход ще ви помогне да помислите откъде да започнете и съм сигурен, че ще измислите начини да подобрите този подход.