Как да наблюдавате покупките и да оптимизирате управлението на инвентара с прост график
Валери Разгуляев, Ръководител на отдел "Бизнес анализи", ROMB Consulting LLC Финансов директор, 1-2011
Излишните запаси в складовете обещават на компанията недостиг на оборотен капитал и в резултат на това необходимостта от привличане на скъпи заеми. А недостигът на стока в складовете е пропусната печалба. Възможно е да се избегнат подобни проблеми. Достатъчно е да използвате няколко прости, но ефективни инструмента, които позволяват на финансовия директор ефективно да контролира работата на отдела за покупки.
Да започнем с един прост пример. Вашият отдел за покупки определя обема на поръчката на доставчика, който обещава добра отстъпка, ако незабавно бъде закупена голяма партида от неговите стоки. Специалистът по закупуване се съгласява и изкупува стоките максимално. В резултат на това компанията печели от отстъпка и по-ниски разходи за доставка, но в същото време рискува да загуби значително повече пари при съхранение. Освен това, поради твърде големия размер на партидата, датата на доставка за тази доставка ще дойде много преди момента, в който е разпродаден. Това означава, че ще трябва да отклоните значително количество средства от обращение или да използвате скъпи банкови заеми.
Какво трябва да направи главният финансист на компанията в такава ситуация: да проследи всяка покупка на стоки? Очевидно е, че особено големи покупки, които могат значително да повлияят на финансовите отчети, трябва да бъдат одобрени от финансовия директор. Основната вълна от малки доставки обаче може да има също толкова сериозно въздействие върху ефективността на използването на средствата. В този случай ще ви е необходимо обобщено управленско отчитане, например в контекста на доставчиците, съдържащо следната информация:
средна складова наличност по стокови позиции, рубли;
средни продажби по стокови позиции, рубли / месец;
разсрочено плащане, месеци;
променливи разходи за съхранение на стоките на доставчика през годината, рубли;
разходи за доставка на продукти от доставчика през годината, rub.
Всички тези цифри могат и трябва да бъдат поискани от логистичния отдел. И тогава остава да направите няколко прости изчисления. Първо, умножете гратисния период по средните месечни продажби - това ще бъде сумата, за която доставчикът ви кредитира. Тя трябва да се извади от цената на средния инвентар за същия доставчик. Останалата сума са парите, инвестирани в тези продукти от вашата компания.
Всеки финансист, разполагащ с такива данни и знаещ своя норма на възвръщаемост на инвестираните средства (или средния процент на привличане на заеми), ще може да изчисли разходите, причинени от замразяването на пари в акции от конкретен доставчик. Към тази стойност трябва да се добавят променливите разходи за съхранение на продуктите на същия доставчик през годината. И сравнете получената стойност с разходите за доставка на продукти от един и същ доставчик през годината. Ако получените суми са приблизително равни, разходите са минимални. Когато стойностите се различават една от друга с един и половина или повече пъти, обемите на доставките не са оптимални за компанията. И когато транспортните разходи са повече от получената сума на складовите разходи, ние увеличаваме обема на доставката, когато обратното, ние го намаляваме.
Средният складов запас за стокови артикули на доставчика Gamma е 600 хиляди рубли, средната продажба на същите стоки е 300 хиляди рубли на месец, забавянето на плащането е 0,5 месеца, променливите разходи за съхранение на стоките на доставчика Gamma са 125 хиляди рубли годишно, разходите за доставка на неговите продукти са 120 хиляди рубли годишно.
Следователно, в стойността на складовите наличности от продукти на доставчика Gamma, неговият стоков кредит е само 150 хиляди рубли. (300 хиляди рубли X x 0,5месеца), останалите 450 хиляди рубли. (600 хиляди рубли - 150 хиляди рубли) - собствени средства на компанията.
Да предположим, че алтернативната норма на възвръщаемост е 20 процента на година, тогава загубата от "замразяване" на пари в акции е 90 хиляди рубли на година (450 хиляди рубли X 20% / година). Остава да добавите тази сума към разходите за съхранение и да я сравните с разходите за доставка на стоки от този доставчик - 215 хиляди рубли на година (90 хиляди рубли / година + 125 хиляди рубли / година) срещу 120 хиляди рубли на година. Оказва се, че общите загуби на компанията, свързани със съхранението на складови наличности, са много по-високи от разходите за доставка през годината. Това означава, че е по-добре да купувате от Gamma по-често, но на малки партиди.
Графика 1. Излишни складови наличности, бр.
Графика 2. Необосновано увеличение на излишните запаси от стокова позиция, бр.
Графика 3. Дефицит на стокова позиция, бр.
Графика 4. Нормално управление на запасите по позиции, бр.
И още един важен нюанс. Не трябва да се опитвате да проверявате всички доставчици по този начин. Необходимо е само да се изключат ситуации на сериозни загуби поради неправилни обеми на доставка. Следователно ще бъде достатъчно да се извърши такъв анализ за доставчици, които попадат в групи А и Б на ABC анализа според един от критериите: общата цена на закупените стоки за годината, средната наличност или сумата на разходите за доставка за годината. Автоматизиран инструмент за анализ ABC в Excel може да бъде изтеглен от www.fd.ru (в този файл трябва само да въведете критериите за доставчици и да разширите съществуващите формули. - бел. ред.)
Одит на текущи наличности
Всичко, което е необходимо, за да следите какво се случва с акциите, е да премахнете балансите на парчета за всеки ден за интересуващата ни стока.позиции и изградете графика. Всяка счетоводна система може да издаде балансите, а Excel рисува перфектно графики. За да не се ангажираме с излишна работа, има смисъл да се одитират само наличности от група А на ABC анализа, например по критерия - себестойност на средната наличност от позиция в склад.
Графиките могат да се окажат съвсем различни, но най-често има опции като тези, показани на стр. 33 и 34. Първата показва, че това е свръхзапас (ако низходящата тенденция не е постоянна, значи не е ликвидна) - стоките от склада се изразходват твърде бавно. Трябва да се отървете от тези елементи. Но неликвидните активи не са най-лошото. Те са под една или друга форма в почти всяко предприятие. Много по-лошо е, ако изграденият график изглежда като Графика 2 на страница 33. Той показва пълната несистематичност на покупките. В една от компаниите, където беше открита такава диаграма, подробно проучване на ситуацията разкри, че една трета от всички акции са неликвидни, а друга трета са суперакции. В резултат на това винаги нямаше достатъчно пари за попълване на балансите на най-популярните позиции.
Говорейки за изчерпване, това се вижда ясно в Графика 3 на страница 34. Зоните, където линията на наличността е на нула, показват периоди на изчерпване. Това означава, че клиентите, които са искали да закупят този продукт в този момент, не са могли да направят това. Подобна ситуация е лоша, с изключение на пропуснатите печалби, и защото лоялността на клиентите намалява и компанията рискува да загуби основните си клиенти. За да предотвратите подобни ситуации, можете:
точно изчисляване на времето за заявяване на позиция;
контрол на доставките на всички етапи. А също и създаването на база данни от доставчици за прихващане, така че компанията да има възможност да купува, макар и по-скъпо, но бързо;
определяне на реални условия на доставка. Много често тези дати не се проследяват. Може бибъде така, че доставката да започне да продължава няколко дни по-дълго и поръчката се изпълнява според минали изчисления.
Когато всичко е наред с управлението на запасите, ще видите нещо подобно на ситуацията, изобразена в графика 4 на страница 34. Вярно е, че дори и тук има място за подобрение. Ако се вгледате внимателно в динамиката на балансите, става ясно, че пет единици стоки никога не са били използвани за година и половина. Съответно, вероятността те наистина да са необходими е изключително ниска и можете да освободите този запас, като го намалите със същите тези пет единици.