Как да направим приятели ECM с ERP

приятели

В тази статия ще се опитаме да обясним как да интегрираме корпоративна система за управление на съдържанието (Enterprise Content Management, ECM) със система за управление на корпоративни ресурси (Enterprise Resource Planning, ERP), използвайки системата за плащане (AP) като пример. Всички организации, независимо дали търговски или правителствени, имат административни или вътрешни процеси, като обработка на входящи фактури и счетоводство на човешките ресурси (HR), и всички трябва да плащат сметките си за стоки и услуги. Ние използваме обработка на фактури като пример, за да покажем как корпоративната система за управление на съдържанието би била подходяща за една организация.

Много хора откриват, че AP процесите могат да бъдат доста сложни, ако са част от жизнен цикъл, като например управление на доставките (Procurement-to-Pay) или електронно сетълмент (Purchase-to-pay). Но често такива процеси са много по-прости, отколкото изглеждат. Много организации се опитват да автоматизират своите AP процеси от първите електронни копия на документи, така че това е добре позната тема с относително ниско ниво на риск и често е най-добрата област за започване с ECM система в сравнение с други финансови процеси.

Когато дойдем в една организация и видим, че те успешно дигитализират и автоматизират AP процесите, с интеграция в надеждна ERP система за по-малко от 4 месеца, разбираме, че те също ще се заемат с внедряването на ECM система със същата решителност. Когато видим организация, която се опитва да внедри решение за трети път през последните 6 години, в което служителите, участващи в APпроцес, достатъчно е просто да видите изображенията на фактурите, тогава разбираме, че тази организация просто се нуждае от нашата помощ при формирането на основата за ECM система.

ОписаниеAPПроцеси

Бизнес аргументът за опит за подобряване на AP процесите с дигитализация и елементи на работния процес е убедителен, тъй като неефективността и други проблеми са достатъчно важни, за да бъдат измерени. След разговор с екипа на AP могат да се формулират следните 4 проблема:

  1. неефективно използване на трудовите ресурси;
  2. обработката на документи е твърде дълга и трябва да се опрости;
  3. процесът не е добре контролиран и
  4. не е достатъчно прозрачен.

Подходящите ECM инструменти, използвани ефективно във връзка с ERP система, могат да осигурят следните предимства:

  1. намаляване на разходите и усилията за ръчна обработка на хартиени документи;
  2. намаляване на вероятността от загуба на документи;
  3. намаляване на разходите за съхранение;
  4. увеличаване на скоростта на обработка;
  5. по-висока точност на пълнене;
  6. бърз, надежден, лесен достъп до сметки чрез познатия потребителски интерфейс на ERP системата;
  7. еднократни плащания, отстъпки за по-ранни плащания и
  8. контролиран бизнес процес с по-голяма видимост, повишена ефективност и съответствие с всички нормативни изисквания.

Някои от тези предимства, особено от 1 до 6, могат да бъдат реализирани почти веднага след дигитализиране и разпознаване на хартиените фактури. Други, като 7 или 8, са по-сложни и изискват по-значителни промени в самите AP процеси и тяхната софтуерна реализация.

Общ преглед на типично състояниеAPПроцес

Типично AP състояниеПроцесът, който е подобрен със системата ECM, изглежда по същия начин като на диаграмата по-долу. Имайте предвид, че това е идеално състояние и трябва да се постигне на етапи, като всеки етап може да донесе своите предимства:

направим

Първо се въвеждат хартиените фактури и свързаните с тях документи. Вътре има и електронни сметки. Нека наречем тази функция Data Entry ( Capture ) (№1 в диаграмата по-горе).

Метаданни и електронни документи влизат в ECM управляваното хранилище. Съответната възможност се нарича Repository Services (#3).

Софтуерът също така прехвърля част от данните, извлечени от документите, към ERP системата. Съответната възможност се нарича ERP интеграция (#5).

По правило, ако има пълно съвпадение между фактурата и поръчката за покупка в ERP системата, тя автоматично се осчетоводява за плащане. Ако не, тогава се стартира специален работник бизнес за фактурата, присвоен на конкретен служител на AP. Съответните функции се наричат ​​ERP интеграция (#5) и работен поток (#4)

Служителите на AP могат да използват познатия потребителски интерфейс (UI) на SAP за достъп до документи. В зависимост от ECM решението и начина, по който то ще бъде внедрено, служителите на AP и всички останали, които не участват в тези процеси, могат да използват други интерфейси, както за достъп до документи, така и за участие в работни потоци. Основните съответни функции тук се наричат ​​потребителски интерфейс (#6) и търсене (#7). Но документите се управляват и от системата ECM (Repository Services, #3), която е интегрирана с ERP системата (ERP Integration, #5).

Работният процес се осигурява от ERP системата,ECM инструменти или всички заедно. Работните потоци обикновено са за обработка на изключения, съгласуване и процеси на одобрение. Съответната възможност се нарича Workflow (#4).

Системата ECM осигурява и управление на записи. Съответната възможност се нарича Управление на записи (#8).

Системата ECM предоставя инструменти за докладване, одит и анализ. Съответната възможност се нарича Докладване (#9).

ПодготовкаECMсистема заSAPAPна няколко етапа

Фаза 1 : Изберете управляема група от служители, използващи ERP системата (това може да бъде подгрупа или всички служители наведнъж) и ги организирайте да дигитализират документи, да ги управляват чрез ECM системата и да осигурят бърз, надежден и лесен достъп на служителите на AP до документи от потребителския интерфейс (UI) на ERP системата. На този етап:

Съсредоточете се върху въвеждането на данни и цифровизацията на фактури и свързани документи.

Изберете оптималната OCR технология - разделете документите на класове, които се поддават добре на OCR и евентуално IDR. По този начин ще има документи, които имат сходни физически характеристики и също си струва да бъдат признати, защото представляват значителна сума или стойност. Приложете, когато сте готови за това.

Съсредоточете се върху внедряването на ECM система за управление на документи и интегрирането на хранилището с ERP система за осигуряване на достъп до документи от потребителския интерфейс на SAP.

Разгледайте процесите и изберете тези, които могат лесно да бъдат внедрени с помощта на работен поток или с помощта на ERP или ECM системи.

Стъпка 2 : Включете в Стъпка 1 катовъзможно най-много служители, които ще използват ERP системата. (Това не е необходимо, ако включите всички в Етап 1, но се препоръчва, ако имате голям или сложен набор от ERP процеси или потребителска база.)

Фаза 3 : Продължаване на развитието с по-сложно разпознаване, автоматизация, работни потоци, работен поток и настройки. На този етап:

Разширете използването на технологии за разпознаване и автоматизация на въвеждане на данни за по-сложни класове документи.

Създавайте по-сложни работни процеси в ERP и ECM системи.

Изпълнете изцяло работата в офиса.

Използвайте докладване и анализ на възможностите, за да настроите системата и процесите.

Тези подобрения могат да бъдат фокусирани върху по-малката група хора, участващи във фаза 2 (в който случай фаза 3 трябва да бъде последвана от фаза 4, която, подобно на фаза 2, включва възможно най-много потребители (в идеалния случай всички) с новите функции). В допълнение, нови функции могат да бъдат въведени за всички потребители, участващи във Фаза 2, когато е подходящо.

Използвайте референтен модел на ECM-ERP AP

Референтният модел, показан на диаграмата по-долу, е специфичен за AP, но може да се приложи към много други подобни процеси. Той разделя процеса на 9 различни дейности, изискващи различни ECM възможности. Различните цветове (зелено, червено, жълто, синьо) показват кои видове ECM системи са най-ефективни за всяка от тези дейности:

приятели

Разбира се, синьото не е тип ECM система, а ERP система като такава - като SAP, PeopleSoft, Oracle и JD Edwards (сега oracle.com); Microsoft Dynamics и така нататък.

Зеленото е за тези дейностиотговарящи за въвеждане и разпознаване на данни - например ABBYY, Hyland / AnyDoc, EMC / Captiva, IBM / Datacap, Kofax, Parascript, ReadSoft и други.

Purple е за онези дейности, които отговарят за ECM решенията - например EMC Documentum, IBM FileNet, Hyland, Metafile, OpenText, Microsoft SharePoint и други.

Жълтото е за онези дейности, които се предоставят от интегрирани решения от решения за въвеждане на данни и ECM системи.

Целта на референтния модел е да помогне да се обясни сложна ситуация, като например как сложен бизнес процес (AP) може да бъде разделен на различни видове дейности. Данните за дейността от своя страна могат да бъдат направени по-ефективни чрез използването на различни ECM възможности, които от своя страна могат да бъдат внедрени от продукти от различни доставчици.

Моделът може да се използва и за обяснение на силните и слабите страни на всички доставчици, споменати по-горе. И можете да го използвате, когато трябва да разберете възможността за включване на ECM система във вашата ERP стратегия. Ето няколко прости примера:

Ако ефективната ERP интеграция е вашето основно изискване, тогава може да помислите за Capture- или ECM-центричен подход. Защо? Тъй като ERP интеграцията е жълта.

Ако основното ви изискване е ефективно въвеждане на данни (с ефективно разпознаване на документи и символи за фактури), тогава трябва да обмислите подход, ориентиран към Capture, или да допълните вашата ECM система със система за поточно въвеждане на данни от партньор трета страна, ако вашият ECM доставчик все още не е разработил такава система. Защо? Защото тези две дейности са зелени.

Ако основното ви изискване е само дигитализиране на фактури и други документи, безприложения на OCR или IDR и ги управлявайте в хранилище, до което служителите имат достъп от потребителския интерфейс на ERP, тогава можете да изберете подход, ориентиран към ECM. Защо? Тъй като дейностите, свързани с хранилището, са лилави.