Как да настроите инструменти за управление за ефективност

Всеки разбира, че ръководителят на проекта трябва да бъде силен лидер. Възможно е да няма специален екип, специалистите са ангажирани едновременно в различни области и от тях трябва да можете да създадете екип, обединен от обща идея. В същото време, по време на изпълнението на проекта, неговите участници работят в други отдели и имат свои преки ръководители. Много често не е нужно да избирате и трябва да общувате не с тези, с които бихте искали, а с тези, които са били избрани. Всички тези обстоятелства допълнително засилват проблема за изграждането на ефективни комуникации, без които е невъзможно нито управлението на служителите, нито успешното изпълнение на задачата.

Ако се опитате да изброите основните области, свързани с управлението на подчинените, ще получите доста впечатляващ списък. Без да гарантирам пълнотата на списъка, ще дам най-важните от тях:

взаимодействие с членовете на екипа с цел тяхното обучение, развитие и формиране на необходимото ниво на компетентности;
изграждане на правилна мотивационна система за осигуряване на устойчива лоялност на участниците към проекта;
създаване на условия за ефективно изпълнение на целите на проекта;
формиране на ефективна система за планиране и контрол;
предотвратяване и разрешаване на конфликтни и проблемни ситуации в екипа;
обективен анализ и оценка на работата на служителите, предоставяне на обратна връзка на ръководството и препоръки за повишение.

За да гарантира всичко това, ръководителят на проекта ще се нуждае от различни инструменти за управление.

Между другото, какво може да се припише на инструментите за управление? Всъщност, според определението, „инструментът е инструмент на човешкия труд или задвижващ механизъм на машина“ (Голям енциклопедичен речник. М., 2004). някак неусетноние пренесохме една доста осезаема концепция в областта на човешките отношения. Мисля, че необходимостта от това се появи, когато технологиите и стандартите започнаха да се въвеждат в една трудно формализирана комуникационна среда. От една страна, самият опит за унифициране на междуличностното общуване изглежда богохулство. От друга страна, изпълнението на повтарящи се производствени задачи, които изискват намаляване на времето и разходите за тяхното изпълнение, налага търсенето на общи ефективни принципи на колективно сътрудничество. Пренебрегването на препоръчаните правила за индустриална комуникация е грешка и колкото по-нататък, толкова повече тази грешка се влошава.

Например, нека разгледаме четири основни инструмента за управление, които всъщност формират затворен стабилен цикъл: планиране, делегиране, мотивация, контрол.

Твърдя, че за всеки от тях е възможно да се идентифицират принципи, прилагането на които значително ще повиши ефективността на прилагането на тези инструменти във всеки екип.

Планиране

На първо място е необходимо да се определят задължителните планирани показатели. За да направите това, е важно да подчертаете всички ключови параметри, които могат да гарантират успеха на проекта, и да прекарате получения списък през филтъра за нуждите.

Филтърът за необходимост за избор на ключов параметър в този случай може да бъде както следва:

необходимо е ясно да се разбере защо е необходимо разработването на определен параметър и до каква степен помага за реализиране на основната цел на проекта (параметри, които имат малък ефект върху постигането на целта, са изключени);
за всеки ключов параметър трябва да бъдат ясно определени критериите за оценката му. Ако има трудности при коригирането им, тогава е по-добре да изключите такъв параметър;
трябва да се обмисли технологията за контрол на параметрите - ако е сложна или нереализуема всъществуващи условия, по-добре е да изберете друга опция;
необходимо е да се разбере за кой от представителите на клиента на проекта (упълномощени от тях лица) е важно разработването на определен показател. Това е, което в крайна сметка ще ви позволи да определите конкретни въпроси, свързани с целите, планирането и контрола на този параметър. Освен това анализът по този критерий може да разкрие параметри, които са незначими за клиента.

Основните критерии за ефективна система за планиране са реалността на изпълнение и оптималността на броя на планираните показатели.

Делегиране

Смисълът на правилното делегиране е в поставянето на задачата на подчинения по такъв начин, че да осигури оптималното й изпълнение и да намали разходите за проверка и контрол.

Въз основа на това могат да се разграничат четири основни правила за делегиране на правомощия.

Ясно изложение на задачата с обратна връзка, което позволява на служителя да разбере правилно какво трябва да направи и какъв ще бъде резултатът, какви ресурси са необходими за изпълнение на задачата и дали са налични. Тук е много важно да се осигури разбиране на целта и мотивацията на служителя за ефективно изпълнение на задачата.
Определяне на договорени срокове, тоест такива, които устройват и двете страни (изпълнени от изпълнителя, приемливи за управителя).
Разписване на конкретни правомощия и отговорности. Много е важно да се разбере, че при правилно делегиране властта и отговорността са жизнеспособни само по двойки.
Пълно информиране на всички участници в работата по поставената задача за правомощията на отговорника.

За най-ефективната мотивация на един служител е много важно неговите професионални приоритети да съвпадат с тези, които работата по даден проект може да му предостави.Ако мениджърът успее да разпредели задачите в проекта по такъв начин, че да постигне това съвпадение за всеки член на екипа, тогава той има голям шанс да създаде екип от високо мотивирани специалисти.

Разбира се, при създаването на схеми за мотивация е необходимо да се вземат предвид неговите основни принципи, сред които основните са:

справедливост (възнаграждението трябва да е според заслугите);
значимост (само това, което е такова за конкретен служител в момента, може да действа като насърчение);
редовност (трябва да се насърчава често);
реалност (целите трябва да са постижими);
позитивност (по-ефективно е да се награждават най-добрите за постижения, отколкото да се наказват небрежните за грешки).

На първо място, отбелязваме, че прилагането на горните принципи за трите етапа (планиране, делегиране, мотивация) вече осигурява значително намаляване на разходите за контролни дейности, тъй като необходимото ниво на качество за изпълнение на задачите е заложено в описаните инструменти. За един мъдър лидер контролът става синоним на думите „поставяне на проблеми“, „учене“, „мотивация“.

Разбира се, невъзможно е напълно да се премахне процесът на проверка, така че трябва да се помни, че контролът в името на контрола може да се използва само за сплашване и такъв инструмент не трябва да се използва от истински ръководител на проекти.

Когато се определят контролните дейности, трябва да се разбере тяхната цел - например да се осигури ефективно изпълнение на конкретна задача. Резултатите от теста трябва да се анализират, а не да се трупат в прашни папки на рафт или в безполезни файлове на компютър. Въз основа на анализа е необходимо да се вземат решения, които ще бъдат приложени в работата.