Как да подобрим ефективността на обучението преди да започне
Оценката на ефективността на обучението започва още преди самото обучение. Важни фактори, които в крайна сметка влияят върху резултата от обучението, са поставянето на целите и мотивацията на участниците в обучението.
За да бъде обучението ефективно, е необходимо да започнете да оценявате ефективността му преди самото обучение да започне.
В този майсторски клас ще говорим за алгоритъма, който използвам в работата си, и ще препоръчам на мениджърите за обучение, мениджърите по човешки ресурси в компанията да го използват, за да изградят последователна и ефективна система за обучение.
Възможно е да се работи за подобряване на ефективността на обучението преди тренировка - поради висококачествено обучение; по време на обучение - благодарение на качествена програма и квалифициран треньор; след обучение - поради добре обмислена система за оценка на обучението.
Сега ще разгледаме всичко, което се отнася до предварителното осигуряване на ефективността на обучението.
Първата стъпка е поставянето на цели
Самата идея за поставяне на цели е известна на всички и банална. Но на практика хората, които формулират поръчка за обучение, го правят с помощта на общи фрази като „подобряване на професионализма на служителите“, „подобряване на ефективността на работата с клиенти“, „развиване на управленски качества“.
Ако изхождаме от класическата дефиниция на целта, тогава подобни формулировки не отговарят на общоприетите критерии (ключовата идея - целта - трябва да бъде измерима, за да може от резултатите да се разбере дали сме постигнали тази цел или не). Следователно първоначалното поставяне на цели е много важна, макар и отнемаща време част от подготовката за обучение.
Можете да работите за подобряване на ефективността на обучението преди тренировка - чрез качествено обучение
Много по-трудно е да се формулира реална цел, конкретен показател, по който ще се оценява обучението. Например,в резултат на обучението броят на активните обаждания за всеки служител трябва да се увеличи от три на десет седмично или броят на клиентските отговори на активни обаждания да се увеличи от 10 на 20%. Колкото по-голяма е вероятността една добре обмислена програма за обучение да бъде съобразена точно с желаната цел, тогава ще бъде възможно да се оцени реалната ефективност на обучението.
Пример би бил следният:
Цел: Усвояване на алгоритъма на първото обаждане до потенциален клиент.
Очакван резултат: Всеки служител провежда поне десет разговора с потенциални клиенти на седмица (непосредствено след края на обучението).
Тема: Ефективни срещи.
Цел: Усвояване на алгоритъма.
Очакван резултат: Намаляване на времето за срещи с 20%; увеличаване на изпълнението на взетите по същество и в срок решения от 50 на 80% в тримесечен срок.
Втората стъпка е изборът на тема и форма на обучение
Оптимално е, когато целта определя избора на тема, а не обратното. Тоест първо дефинираме съществуващ проблем, поставяме цел - как да променим ситуацията и след това определяме средствата (тоест избираме тема и формат на обучение).
Поставянето на цели ни подтиква да изберем: дали ще бъде обучение за умения (ако целта е придобиване на конкретни умения, предприемане на конкретни действия въз основа на резултатите от обучението) или информационен семинар (ако целта е придобиване на нова информация по дадена тема).
Третата стъпка е да мотивирате участниците в обучението
Често се случва служителите да идват на обучение, защото са били „изпратени“ там.
Това са немотивирани служители и обучителят трябва да отдели част от времето си, като първо ориентира участниците какво ще се случи тук, защо, колко е полезно за тях и т.н. И само вВ този случай има шанс чутото да бъде прието и разбрано.
Въз основа на идеите на андрагогиката (науката за подпомагане на възрастните да учат), обучението на възрастни се основава на принципите на активността на аудиторията, целенасочеността и прагматизма. С други думи, участниците в обучението са настроени сами да влияят на процеса, за тях е важно да разберат как това е свързано с техните лични цели и как могат да използват получените знания в своите дейности.
Възможно е да се работи за подобряване на ефективността на обучението по време на обучение чрез качествена програма и квалифициран треньор
Ако работата върху мотивацията на участниците се извършва преди обучението, тогава ефективността на обучението като цяло се увеличава.
Какво може да служи като мотивационен инструмент за участниците в обучението?
Мощен, но дълготраен инструмент е корпоративната култура на компанията.
Когато компанията има култура и представа за стойността на ученето, когато то е необходимо условие за по-нататъшно движение в компанията, тогава участниците приемат ученето като насърчение и възможност за саморазвитие.
Ще дам пример от моята практика. Наскоро проведох обучение за Ставрополския клон на компанията Coca-Cola. Както знаете, в тази компания обучението е предпоставка за кариерно израстване на служител. В същото време самите служители възприемат обучението като сигнал: компанията ги цени и се интересува от тяхното развитие. Ако сте обучени, те ви смятат за потенциален служител и вие печелите необходимия брой „точки“, за да продължите напред. Поради това обучението показва максимална активност и ангажираност на участниците, готовност за изпълнение на всички задачи, голям брой въпроси и др.
Разбира се, такова отношение на персонала към обучението е създадено през годините и това е ориентир за останалите.компании.
Ако говорим за по-прости, технически стъпки, които трябва да се предприемат в компанията, тогава, първо, това е информиране на участниците за предстоящото обучение.
То трябва да се проведе поне две седмици предварително, за да не бъдат изненадани участниците от обучението и да могат да планират участието си. Информирането трябва да е насочено към целите и интересите на самите участници (защо им е необходимо това обучение, как е свързано с техните дейности).
От гледна точка на формата, информирането може да бъде устно (известие от мениджърите) или писмено (писмо от ръководител или обучител, който ще провежда обучението, което разказва за формата на обучението, неговите цели, ключови теми).
Възможно е също така да се организира среща на обучителя с участниците преди обучението в кратък формат от 20-30 минути, по време на която обучителят да информира и ориентира участниците, да им даде възможност да задават въпроси, да усети тяхното участие в процеса на подготовка.
Ако работата по мотивацията на участниците се извършва преди обучението, тогава ефективността на обучението като цяло се увеличава.
Второ, за да се повиши ангажираността на участниците в процеса на подготовка на обучението, в допълнение към срещата на обучителя с участниците, могат да се използват и предварителни въпросници на участниците (когато в писмена форма в лични интервюта те разбират какво им е интересно в рамките на определената тема, какви трудности срещат, какво биха искали да получат на обучението, какви лични цели могат да си поставят).
Трето, силно въздействие по отношение на ангажираността и мотивацията е сключването на договор за обучение с участниците. Думата "договор" не означава пълноценна правна процедура. Това е неофициален документ, в който служителят, заедно със своите непосредствениръководителят предписва в коя програма за обучение ще участва служителят и какви умения трябва да овладее в резултат на обучението.
Този договор предполага задължение от страна на служителя: ясно фиксиране на това какви резултати трябва да постигне в резултат на обучението. За да предпише това, той сам или с лидера трябва да формулира ясни конкретни цели.
Да предположим, че участник планира да участва в обучението "Ефективна работа на изложението". Вариант на задължения от страна на участника може да бъде формулировката: „В края на програмата трябва уверено да овладея отговорите на типични въпроси от клиенти.“ След това се дават една или две опции, кои въпроси, въз основа на опита на компаниите, са по-често срещани и на кои от тях участникът трябва да може да отговори уверено във всяка ситуация. Или служителят трябва да овладее алгоритъма на действията при среща с клиент на щанд, включително в случай на наплив от посетители.
Договорът се предписва в зависимост от темата на обучението. Естествено, работата се извършва и с този договор след обучение: контролира се дали служителят е постигнал целите си (контролът може да се извършва от треньор, мениджър, самият служител).
Трудности при предтренировъчната подготовка
Основната трудност при подготовката на обучението е недостатъчното време и внимание, отделено на този етап. Наистина, тук, както при продажбите или преговорите, принципът 80/20 е от значение, когато 80% от времето е посветено на подготовка и само 20% на действителната продажба или преговори.
Лесно е да се формулира цел за „подобряване на ефективността“, но е по-трудно тази цел да се раздели на конкретни, осезаеми мерки. Това е скъп процес, тъй като отнема време и интелектуална работа както на треньора, така и на клиента. Не винаги клиентът (и треньорът!) е готов за това. И какрезултатът от лека версия (има стандартни теми, стандартни безлични цели) - има трудности при оценката на резултата, ефективността на обучението („Да, ние обучихме служители, само резултатът някак си не е особено видим!“).
Втората трудност е слабата мотивация на служителите от страна на компанията. Това е свързано със същата липса на внимание към ученето. "Трябва да образовате - образовайте!" е апел към обучаващи мениджъри или обучителна компания.