Как да проведем среща, интересна за всички служители
В съвременните организации от 50 до 90% от работното време на мениджъра е посветено на различни видове комуникации (срещи, преговори и др.). За да повишите ефективността на срещите, има много начини да ги провеждате, така че служителите да не кимат, както се казва, докато колегите им докладват.
Например Анастасия Морозова, маркетинг директор на представителството на Autodesk в България и страните от ОНД, смята, че телеконференцията може да се превърне в алтернатива на класическата форма на срещи, когато всички се събират на едно място. Особено за международни компании.
"Служителят може да бъде във всяка страна, да върши работата си и в същото време да участва в срещата - казва Анастасия Морозова. - Това само повишава ефективността на работата. Ние обсъждаме въпроси онлайн - от разработването на стратегия за развитие до решаването на оперативни проблеми на група хора, работещи заедно върху една задача."
Искате ли чай?
Въпреки това, особено креативните лидери не спират да измислят своите съвещателни „чипове“. Марина Арнолди, регионален директор на DeltaCredit Bank в Санкт Петербург, е сигурна, че понеделник сутринта трябва да започне със задължителна среща във формат „сутрешен чай“. И поне веднъж на тримесечие целият екип да се събира на пица. Тази форма на срещи не изключва, според нея, традиционната форма на работни срещи и брейнсторминг сесии. „Но понеделнишките „сбирки“ на служителите, които са работили с мен преди, си спомнят днес с носталгия“, казва Марина Арнолди.
Специалистът по външни комуникации на THI Selection Татяна Кузнецова е сигурна, че желанието на много компании да се отдалечат от общоприетите модели при решаването на съвсем обикновени задачи се дължи на факта, че „бизнесът днес става все по-неформално".
В някои чуждестранни фирми има игрални опции за провеждане на срещи. Този формат е ефективен, когато основната цел на срещата е да се развият свежи идеи и да се решат проблемни ситуации. Какво ще се използва като реквизит за игра - домино или други принадлежности, е второстепенен въпрос.
В същото време тази форма на провеждане на събрание е доста необичайна за българските компании и от тази гледна точка е много рискована. Ето защо, преди да направите избор в посока на митинг в стил екшън, е необходимо да разберете дали служителите са готови за такива игри.
Марина Арнолди, регионален директор на DeltaCredit Bank в Санкт Петербург, е сигурна, че започването на среща в понеделник сутрин с думите „Вижте графиката“ е скучно. Ще бъде по-полезно, ако предложите чаша чай.
Забележка
- Експертите съветват да не забравяме правилото за възприемане от служители на информация по време на срещи: ако планът се приеме за 100%, тогава казаното ще бъде 70%, чутото - 80% от казаното, разбрано - 70% от чутото и само 15-16% от изречената информация ще бъде запомнена.
- Следователно друг важен момент е да се води протокол от срещата във всяка удобна форма.