Как да съставите акт правилно, Въпроси от абонати, Журнал "Наръчник на секретаря и офис мениджъра"
Въпрос-отговор по темата
Как да съставя акт?
Актът е документ, съставен от няколко лица и потвърждаващ установени факти или събития.
Общите правила за изготвяне на актове са, както следва:
Актовете се съставят колективно (най-малко двама съставители) или специално създадени комисии, чийто състав се утвърждава с разпоредителния документ на ръководителя. Актове могат да се съставят и от постоянни комисии редовно.
Основното нещо при съставянето на акт е да се установи действителното състояние на нещата и правилното им отразяване в акта. Актът се съставя на общата бланка на организацията или въз основа на унифициран формуляр на акта.
Задължителните реквизити на акта са: името на организацията, името на вида на документа (АКТ), датата и регистрационния номер на документа, мястото на съставяне, заглавието на текста, подписите на съставителите (с посочване на техните длъжности и, ако е необходимо, месторабота). Някои формуляри на актове предвиждат посочване на точното време на съставяне на акта в часове и минути. Ако актът е одобрен от ръководителя, се издава печат за одобрение.
Заглавието на акта трябва да е граматически съгласувано с думата „акт“, например: Акт за проверка на финансово-икономическата дейност, Акт за ликвидация на търговско-изкупувателната кооперация „Феникс“, Акт за отписване на материални активи или е формулиран с предлога „о“, например: Акт за отсъствие от работното място, Акт за трудова злополука.
Датата на акта е датата на неговото съставяне. При съставяне на акт или събитие (проверка и др.), Текстът на акта посочва датата или периода от време, през който е проведено това събитие, например:
Текстът на акта се състои от две части: уводна иосновен (посочващ). В уводната част на акта се посочва основанието за неговото изготвяне (административен документ, нормативен документ, договор с посочване на неговата дата и номер), председателят и членовете на комисията. В основната част се очертава същността, характера, методите и сроковете на извършената работа, установените факти, както и изводи, предложения и заключения. Съдържанието на акта може да бъде разделено на параграфи, да съдържа материал, представен под формата на таблица.
Актът се подписва от всички съставители (членове на комисията).