Как да транспортирате документи
По някаква причина по време на преместване на офис документите са последното нещо, за което мислят - дори ако стелажите с архиви заемат няколко стаи. В почти всеки четвърти случай транспортните работници призовават за допълнителни коли - в противен случай планините от „забравени“ и „неотчетени“ папки не могат да бъдат донесени до новия офис.
Но стига бележки. Много по-полезно е да дадете професионални съвети - с тяхна помощ можете сами да транспортирате малък архив. Или подгответе документи за превоз - ако има толкова много документи, че не искате да се занимавате с тях.
Трик 1. Направете списък с документи
Първо, ще трябва да направите списък на всички офис документи - колкото по-подробен, толкова по-добре. Посочете номерата на архивите, имената на папките, датите на тяхното създаване, степента на важност на съдържанието. Фокусирайки се върху списъка, вие бързо ще опаковате документите, а след преместването папките сами ще си дойдат на мястото.
Трик 2. Транспортирайте документите отделно
Ако искате да запазите важни документи и да стигнете до работа по-бързо на ново място, транспортирайте документите отделно от другите неща. Нека документите лежат в "лични" кутии, всички на едно място. Няма нужда да опаковате документи заедно с книги или сувенири: след като се преместите, ще убиете деня, като ги сортирате.
Трик 3. Подредете документи
Хартията не може да се счупи или смачка, но е напълно възможно да се набръчка или оцвети. За да предотвратите това, сгънете документите на стегнати, равни снопчета. Увийте всяка купчина с мехурче. Ако не, полиетиленът ще свърши работа. Най-важните и необходими документи могат да бъдат сгънати в халки с прозрачни файлове вътре. Самата папка също трябва да бъде опакована в найлон.
Трик 4. Поставете хартия в кутии и не пестете от тиксо
По тозистъпка ще ви трябват картонени кутии. Поставете в тях готови стекове хартия. Залепете кашоните с хубаво широко тиксо - няма да се отлепи по пътя, кашоните няма да се отварят и документите няма да хвърчат около камиона. За по-голяма надеждност можете да сгънете малки картонени кутии в една голяма - тя също ще трябва да бъде запечатана.
Трик 5. Етикетирайте кутии
Всяка кутия с документи трябва да бъде етикетирана. Напишете какво има вътре, посочете номерата на папките, можете да залепите списък с документи на кутията. Не забравяйте да отбележите възрастта на архивите - така бързо ще намерите най-необходимите, първични документи. За бележки е по-добре да използвате ярък, сочен маркер - червен, оранжев, син.
Трик 6. Поставете кутиите близо една до друга
Документите са подредени, кутиите са запечатани. Сега архивите трябва да бъдат поставени в камиона. Трябва да поставите кутии в тялото близо до други стоки. Това ще предпази хартиите от разклащане, със сигурност ще знаете, че кашоните няма да паднат от високо и няма да се отворят - дори и колата да спре рязко.
И ако носите документи директно в сейфа?
Преди 30 години, когато картонени кутии се виждаха само в магазините - при разтоварване на стоки - документите се транспортираха в сейфове. Самите чиновници не бяха доволни от това - сейфът стана по-тежък, папките влязоха вътре, документите се объркаха, набръчкаха ...
На ново място те трябваше да бъдат разглобени, изгладени, възстановени - в края на краищата документите често бяха в едно копие. Сега нямаме опашки и кутиите могат да бъдат закупени във всеки строителен магазин. Или в същата транспортна компания - като правило те продават опаковки по-евтино.