Как правилно да интегрирате EDMS и EDI един с друг #introduction #EDMS #ECMJ
На практика някои финансови специалисти бъркат система за управление на електронни документи (EDMS) и технология за управление на електронни документи (EDF). Нека да разберем какви са разликите между EDMS и EDF и как да ги интегрираме един с друг.
EDI и EDI съществуват от дълго време, но темата за разработването на EDI в допълнение към EDI остава актуална. Все още много голям брой компании гледат само на EDI технологията, въпреки факта, че тя се поддържа активно от регулаторните органи в България и много компании я използват успешно от няколко години.
Някои компании все още не правят разлика между EDMS и EDI, вярвайки, че наличието на EDMS означава автоматично наличие на EDI. Въпреки това, EDMS, от гледна точка на ИТ архитектурата, е само система, в която както реални безхартиени (електронни документи), така и сканирани копия на хартиени документи могат да се разпространяват по електронен път. В резултат на това много компании, ако имат EDMS, смятат, че имат истински EDI, но в същото време продължават да подписват документи на хартия и да плащат за тяхното събиране, обработка и архивиране.
В същото време много компании, които вече имат EDMS, започват да въвеждат електронни документи във външното и вътрешното си управление на документи. Това са безхартиени документи с електронен подпис и принципна липса на хартиен оригинал. Именно това постепенно развитие (първо EDMS и след това EDI) е един от типичните сценарии за подобряване на управлението на документи във фирмата.
Електронните документи в EDI са безхартиени документи с електронен подпис и принципна липса на хартиен оригинал.
Етапи на изпълнение на правно значим ЕФР
Нека да отделим основните етапи на внедряването на правно значим EDI в една компания (при условие, че вече има EDMS).
Етап 2. Анализ на форматите на бъдещи електронни документи.Включва оценка на възможността и необходимостта от използване на структурирани и неструктурирани формати на електронни документи, на база законови изисквания и бизнес практики. Така за всеки тип документ ще бъде одобрен форматът, който ще се използва в ЕФР.
Етап 3. Анализ на модела на използване на различни видове електронни подписив компанията, от прости до квалифицирани. За да направите това, оценете изискванията за вида на електронния подпис за всеки тип документ, както в рамките на предприятието, така и на законодателно ниво. Отговори на още въпроси:
● дали ще изпращате партиди документи за бизнес транзакция или за вид документ,
● служители от кои нива и кои структурни звена ще участват в процеса на съгласуване и подписване на документа.
В резултат ще получите модел за управление на електронен подпис във фирма, на базата на който могат да се реализират стъпки 3 и 4.
Етап 3. Анализ на дизайна на свързващите EDI оператори.На този етап трябва да решите:
● дали ще включите оператор трета страна, например, ако няма законови изисквания за това;
● колко оператора ще свържете;
● възможно ли е ползване на роуминг между тях;
● до каква степен операторите покриват целевата аудитория на вашите контрагенти;
● колко приложими са интеграционните решения на EDF операторите със счетоводни и EDMS системи.
Отговорите на тези въпроси ще помогнат за формирането накарта на връзките, включителноEDI оператори.
Етап 4. Анализ на възможностите на EDMS по отношение на интеграцията с EDI.Проверете дали съществуващите EDMS поддържат нови технологични изисквания по отношение на обема на съхранение и проверка на валидността на електронен подпис, архивиране и дългосрочно съхранение на електронни документи, тяхното прехвърляне на контролни и надзорни органи, както и на изискванията на крайните потребители на EDI в условията на бива на битовостите на крайните потребители на крайните потребители на електронните документи, тяхното прехвърляне на органите за контрол и надзор, както и на изискванията на крайните потребители на EDI в условията на бива на битовостите на крайните потребители на крайните потребители на електронните документи. В резултат на това ще получите дизайн за интеграция на EDMS с EDI технологии. В някои случаи организациите променят своите съществуващи EDMS с по-модерни аналози, за да подобрят технологично управлението на документи.
Етап 5. Формиране на вътрешни нормативни документиотносно системата за вътрешни организационни и технологични контроли в процеса на EDI, относно използването на електронни подписи в компанията. В резултат на това ще бъде изготвен план за формиране на такива документи и технически регламенти на компанията, които ще я предпазят от евентуални бъдещи разногласия със служители, изпълнители и регулаторни органи по отношение на признаването на надеждността и коректността на използването на електронен подпис. Освен това, когато формират съдържанието на тези документи, компаниите обикновено разработват въпроси за защита срещу рисковете от загуба на информация и нейното неправомерно използване и съответните решения се внедряват в оперативните процеси и нормативните документи, които ги регулират.
Как да избегнем грешки
Когато прилагате EDI технология, базирана на EDMS, обърнете специално внимание на три точки. Това ще ви помогне да избегнете грешки в бъдеще.
1. Не винаги и не всички документни потоци, които трябва да бъдат прехвърлени към EDI, са прехвърлени към EDMS.Някои документни потоци може да се намират директно в счетоводната система или да продължат да бъдат на хартиен носителпо различни причини. При въвеждането на EDI е целесъобразно комплексно да се разгледат тези хартиени и електронни документни потоци за централизацията им в EDMS, ако има обективни предпоставки за това.
2. Не всички електронни системи за управление на документи могат да поддържат подходящата степен на удобство на дистанционна работа.В резултат на това, когато преминете от управление на документи на хартиен носител с ръкописен „бърз“ подпис, ще се окаже, че времето, прекарано в подобна операция с помощта на EDI технология, ще се увеличи. И причината за това ще бъде продължителността на обработка на данни в съществуващата EDMS в режим на отдалечен достъп.
3. Не всички глобални системи за електронен документооборот са адаптирани в достатъчна степен към българските реалности.При избора на оператор обърнете внимание на опита в реализирането на подобни проекти и конкурентните цени за поддържане на българската EDI технология в изправност по време на нейното внедряване и/или използване. Друг важен момент е мястото за съхранение на архива на EDF по отношение на документи, съдържащи лични данни.
Обобщавайки гореизложеното, в нашето време на бързо развитие на информационните технологии способността на една компания да намира и прилага правилните решения е един от ключовите фактори за успех, който гарантира нейната висока ефективност, управляемост и готовност за новите предизвикателства на технологичното време.