Как правилно да преговаряме по телефона

Подготовка за преговори

Проверете връзката

Скицирайте реч

Това означава, че трябва да обмислите точките за разговор. Избройте точките, които трябва да бъдат разгледани, и ги дешифрирайте в няколко изречения. Също така си струва да се отбележи отделно кои точки е желателно да не се докосват. Това, което определено не трябва да правите, е да пишете и запомняте реч. Всъщност в същото време ще отблъснете възраженията на събеседника в ума си, което може да ви изиграе жестока шега: ако в действителност той реагира по съвсем различен начин, можете да се объркате и да провалите преговорите.

Гласувайте

Тъй като няма да можете да спечелите събеседника си с интелигентните си маниери и приятен външен вид, остава ви само един инструмент - вашият глас и начин на говорене. Приятен тембър, уверени интонации, ясна дикция, компетентна реч - без това дори не трябва да планирате преговори от разстояние. И трябва да излъчвате спокойствие и добронамереност. Така че репетирайте речта си, запишете я на диктофон и веднага ще ви стане ясно кои точки трябва да бъдат финализирани. Може би бърборите, а може би мърморите, провлачвате думи или използвате паразитни изрази.

Подгответе се за отхвърляне

С нашия забързан живот хората имат много малко време за всичко, включително бизнес преговори. Затова бъдете готови да чуете отказ за незабавно обсъждане на проблема и да пренасрочите разговора за друг път. Подгответе се за възможни възражения, без които не могат да се справят никакви преговори.

Правила за добри нрави

Време за разговори

Не е обичайно да се обаждате рано сутрин, в самото начало на работния ден и вечер, преди края на работата. Особено на обяд! Не забравяйте да разберете кога вашият събеседник има обедна почивка.

Поздравления

Може би е излишно да напомняме, че всеки разговор започва с поздрав. Дори да се обадиш по мобилен телефон и те разпознават. След като поздравите, опишете накратко целта на вашето обаждане.

Тон на разговор

Трябва да говорите учтиво, с приятелски или неутрален тон. Добър навик е да се усмихвате малко, докато говорите. Не трябва да започвате преговори, ако сте раздразнени от нещо. В този случай събеседникът може да го приеме лично.

Особености на речта

Избягвайте народния език, да не говорим за ругатни! Паразитни думи, като „тип“, „като че ли“, „всъщност“, „означава“, първо, затрудняват възприемането на информация и второ, те не ви характеризират по най-добрия начин. Интелигентните, образовани хора не говорят така. Все още е невъзможно да прекъснете събеседника. Бъдете търпеливи – изслушайте го, а след това давайте своите аргументи.

Край на разговора

Ако сте разрешили положително проблема си или, напротив, не сте се съгласили с нищо, не мачкайте разговора, не се опитвайте да се отървете от събеседника. Сбогувайте се спокойно и учтиво.

Повишена готовност

Прегледайте отново текста, мислено повторете какво ще кажете.
Съставете кратко съобщение, в случай че събеседникът не е на място и ви отговори секретарят или телефонният секретар.
Поставете всички необходими документи пред вас, за да не се налага да търсите набързо, изпускайки чекмеджета и папки на пода.
Подгответе химикал и бележник, както и зарядно за мобилен телефон.
Наберете номер и се усмихнете.

Стая за срамежливите

Планът ще помогне

Време е да се обадя

Най-доброто време за бизнес разговори е от 10 до 13 ч., когато има най-голяма ефективност итялото е пълно с енергия. Не звънете рано сутрин и в края на работния ден. Е, на обяд, разбира се.

Първи думи

След като достигнете до абоната, първо кажете здравей. Според психолозите е по-добре да кажете: „Добър ден“, отколкото „Здравей“, тъй като последната дума има повече съгласни. Не трябва да казвате: „Добро утро“ или „Добър вечер“, защото все пак имаме работен ден. След това посочете името и фамилията си, както и фирмата, която представлявате. След това се интересувате дали е удобно за събеседника да говори сега. Ако не, договорете удобно за него време и след това се обадете обратно. Но ако можете веднага да започнете разговор, посочете името и бащиното име на събеседника.

Точна формулировка

Тембър и интонация

Тъй като вашият събеседник не ви вижда, вие не можете да го впечатлите с интелигентното си поведение и външен вид. Но може да хареса тембъра на гласа и интонацията ви. Така че трябва да се научите да говорите красиво. Можете дори да се запишете на касетофон - по този начин можете да разберете по-добре дали преглъщате думи, писукане или бас, или може би бърборене.

За да звучи гласът ви като най-приятната мелодия, усмихнете се. Вашият тон веднага ще стане приятелски, което ще помогне да спечелите симпатиите на събеседника.

Думи на благодарност

Обаждащият се прекратява разговора. След като решите въпроса, не забравяйте да благодарите на събеседника за времето, отделено за вас.