какпазете много документи
Поради спецификата на дейността се налага да се работи със сравнително голям брой реферати, например 50 различни теми, които се разпечатват в 50 броя. Достъпът до тях е необходим бързо и почти ежедневно. Разследващите вероятно имат същия проблем. Как да систематизирате, с помощта на кои канцеларски материали можете да оптимизирате търсенето на правилната хартия по темата?
Всеки има лесно различим подпис, по ред на темите / буквите / всичко друго.
Може да се съхранява в различни стелажи с всякакъв размер.
Ето две кутии с 25 папки, всяка ще побере 50 листа.
Директен достъп до всеки лист, без обръщане и обръщане.
Трябва да търсите в магазини, специализирани в канцеларски материали и офис консумативи
За да не се изгубите сами и най-важното, да не изгубите от поглед нещо важно в голям обем документи, този обем трябва да бъде правилно систематизиран.
Не можете да измислите нищо по-добро от това да вземете за основа системата за съставяне и поддържане на архив на канцеларски материали.
Като начало разделяме целия обем документи по теми (по области на дейност). Изглежда, че вече сте решили това, ако знаете, че имате около 50 теми. Дайте име на всяка тема. Например „Тема 1“, „Тема 2“ и т.н.
Според броя на темите подгответе съответния брой папки, т.е. Ще имате поне 50 папки. Можете, разбира се, ако няма достатъчно място в една папка, да поставите 2-3 теми, тогава ще трябва да направите специални марки.
Ако има подтеми в основната тема на бизнес линията, тогава е по-добре да съхранявате такива документи в папката на основната тема.
Сега най-важното нещо, за да не се объркате в тези теми и подтеми, е НОМЕНКЛАТУРАТАDEL.
Номенклатурата на делата е списък с имената на всички ваши папки. Ще изглежда като следната таблица:
№ индекс име на папка (тема) количество период на съхранение
1 1 Тема 1 2 5г
2 1-1 Тема 1 подтема 1 1 -"-
3 1-2 Тема 1 подтема 1-2 1 -"-
4 2 Тема 2 1 10г
5 2-1 Тема 2 подтема 2-1 1 -"- и т.н.
Работил съм в структурата на руските железници и там все още всичко е на хартия. Самите служители са възрастни и не признават иновациите и се изискват всякакви проверки, за да покажат списания, хартии, за тях това е един вид показател за работа.
Имаше повече клиенти, трябваше някак да се структурират. Досега всички книжа бяха в една кутия. Никой не обясни как и какво да правя, така че трябваше да вземам решения сама. Купих канцеларски материали големи папки. Поставям там клиенти по азбучен ред, но за да ги намирам по-бързо. Поставете разделители между буквите. Разделителят беше обикновен картон или красива снимка на тяхното списание. За да намеря по-бързо клиент, залепих големи букви.
В едната папка клиентите бяха от буквата "А" до буквата "Я", в другата започваха от "Я" до "П". И така нататък.
Когато дойде клиент, извадиха му документите, просто написа нова молба с нова дата.
Логично е старите документи да отидат в архива и да се съхраняват определен брой години. Трябваше да има шкафове, където всичко е подредено, но всъщност не беше точно там, където работех. Старите документи бяха изпратени просто в отделна стая в кутии и лежаха там.
Сега има толкова много различни видове канцеларски материали в продажба: красиви кламери, отметки, големи папки, папки. Като цяло, най-добре е всичко да е в компютърна форма, за да не се разхвърля офиса. По-добре е да сканирате и да добавите към базата данни.