Какво мислите за потока на хартията?
Според някои експерти най-малко една четвърт от документите, които циркулират в публичния сектор, съдържат излишна и дори безполезна информация. Това явление зависи пряко от квалификацията на тези, които създават документи или отговарят на тях.
Разработчиците на теста смятат, че има четири вида "губещи на хартия", които не владеят всички елементи на писмената реч на правилното ниво.
„Супер изпълнителен директор“. Всяка сутрин той „се втурва“ към папката с входяща кореспонденция, сякаш е враг, и не се изправя, докато не прегледа внимателно всички писма, доклади и бележки и не ги препрати към папката с изходяща. В сърцето си той се смята за отличен работник и е искрено обиден, че по някаква причина не е повишен.
„Разопаковане “. Довежда до абсурд принципа на делегиране на задълженията, напомнящ за централен нападател, който вместо да организира атака и сам да щурмува вратата, се стреми да се отърве от топката възможно най-бързо, подавайки я на всеки. Въпреки това, той често трябва да слуша упреци за лошото качество на документацията, чието съставяне е поверил на не съвсем компетентен служител.
"Антибюрократ ". Той се прави на идеен борец с листчета и затова твърди, че 99% от кореспонденцията, която идва при него, е боклук, годен само за сметище. Трябва да отдадем дължимото на "антибюрократа" - думите му не се разминават с делата. По-голямата част от кореспонденцията, той, едва го гледайки, изпраща направо в кошчето.
Предложеният тест ви позволява да проверите кой тип е по-подходящ за вашия начин на работа с документация.
Изчислете вашите точки.
За всеки отговор „Абсолютносправедливо" - 3 точки, "може би справедливо" - 2 точки, "не съвсем правилно" - 1 точка, "напълно погрешно" - 0 точки. Трябва да сумирате резултатите поотделно за четири групи твърдения.
Ако сте отбелязали 7 за първата група твърдения, тогава най-вероятно сте „супер изпълнител“и следователно сте склонни сами да вършите повече хартия, отколкото е необходимо, като натоварвате подчинените си. Ако сте събрали много точки (5 или повече) в четвърта група, това означава, че имате и характеристиките на „бюрокрацията“. Това означава, че вашата репутация и кариера са застрашени. Вярно е, че някои от висшите власти харесват вашата постоянна заетост, но това в никакъв случай не гарантира повишение и уважение от колегите.
Ако сте отбелязали 7 или повече от втората група твърдения, тогава най-вероятно сте „пасиращ“.Разбира се, делегирането на задължения е едно от най-важните правила на съвременната наука за управление. Междувременно не трябва да забравяме за необходимостта от обучение и контрол на онези, на които са възложени определени задачи.
Ако сте получили 7 или повече от третата група твърдения, тогава имате чертите на „антибюрократ“и сте склонни да пренебрегвате важността на документацията. Тези навици могат да бъдат скъпи, ако вашата организация има голям обем работа с документи и придава голямо значение на това. Следователно трябва или да преразгледате отношението си към „бумащината“, или да потърсите място в организация, където има по-малко такава работа.
Ако сте събрали 7 или повече точки в четвъртата група твърдения, значи сте „бюрокрация“ и сте обречени непрекъснато да слушате упреци от началниците си за забавяне на различни документи. Само по-диференциран подход към входящата документация и по-широко използване на делегиране може да ви помогне.
Акоброят на точките, които сте отбелязали във всичките четири групи твърдения, е приблизително еднакъв и варира в рамките на3-5, това може да се счита за доказателство за разумно отношение към бизнес писмо и липсата на изразени характеристики на „губещи на хартия“.