Картотека на вестници и списания
ДОКУМЕНТАЦИЯ В УЧИЛИЩНАТА БИБЛИОТЕКА
Организацията на работа с документи за счетоводно отчитане на библиотечния фонд се извършва съгласно правилата за водене на деловодство (GOST 6.30-97 „Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация“.
Основните документи на библиотеката подлежат на постоянно съхранение като документи на строга отчетност.
Официално методическият център за училищните библиотеки е Държавната научна педагогическа библиотека на името на K.D.Ushinsky в Москва. Съгласно препоръките на GNPB в училищната библиотека трябва да се поддържат 17 текущи счетоводни формуляра, без да се броят удостоверенията за отписване и каталожните паспорти (вижте брошурите „Технология на работа на училищната библиотека“, „Организация на училищния библиотечен фонд“). В момента са добавени нови документи: Примерен правилник за училищната библиотека, Правила за ползване на библиотеката, Паспорт на библиотеката. Общо се получават повече от 20 документа.
И така, като за начало, нека си припомним, че повечето счетоводни отдели по правило водят само обобщена сметка на библиотечния фонд (себестойност) без количествен показател и без да го разделят на фонд художествена и научно-популярна литература. Фондът от учебници текущо се води отделно. Тоест основните и образователните фондове се вземат предвид в счетоводството.
И така, всички получени книги след заверка с придружаващия документ и подпечатване се вземат предвид, на първо място, общо.
СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ НА ОСНОВЕН ФОНД
Книга за обща отчетност на основния фонд.
Новата сборна книга на библиотечния фонд има за цел да води обобщен отчет на колекциите в съответствие спромените в съществуващата библиотечно-библиографска класификация.
Основата за разпределението на публикациите по съдържание беше систематизацията на LBC,обхващащи основните области на научното познание:
- Социална и хуманитарна литература с универсално съдържание;
- Педагогически науки (включително).
1. Книгата за общото отчитане на библиотечния фонд е основният счетоводен документ за общото отчитане на всички публикации (с изключение на вестници) и аудиовизуални документи.
2. Вписванията в книгата се извършват на ръка само с химикал. В същото време библиотеката има право да съхранява записи под формата на карти, под формата на разпечатки, получени на компютър, в машинно съхранявани файлове, записани на диск, дискета и други носители, които осигуряват дългосрочно съхранение.
3. Книгата за общо счетоводство се състои от три части:
o Финансиране.
o Теглене от фонда.
o Общо движение
Част 1. Приемане във фонда.
4. Всяка постъпила в библиотеката партида книги и брошури в един документ се записва в първата част на книгата наотделен ред подследващ пореден номер.
5. Номерата на вписванията в част 1 започватвсяка година от първото число.
6. В колона3 се посочва номерът и датата на придружаващия документ.
7. В колона4 накратко се посочва източникът на публикациите: просветната комисия, училищният колекционер, магазин № ..., подарък и др.
8. В колона6 се посочват само онези книги, коитоподлежат навписване в инвентарната книга.
9. Колона7 и8 отразявацената на публикациите, които трябва да бъдат записани в инвентарната книга без режийни разходи.
10. В колона9 се посочва броя на брошуритебез да се посочва цената.
Брошурите, подобно на книгите, са сортирани по съдържание. Препоръчва се
контролирайте коректността на записите в колони6 и9, тяхната сума трябва
съответства на записа в колона5.
12. Колона11 включва публикации по природни науки: отдели20,22,24,26,28.
13. Колона12 взема предвид изданията на отдели3,4,5.
14. Колона13 включва публикации пообществени науки ихуманитарни науки, както илитература с универсално съдържание. Отдели:60, 63, 65, 66, 67,68, 70/79 (с изключение на74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9.
15. В колона14 се водят отчети за издания за народна просвета и просвещение: отдел74.
16. В колони 16 и 16 се вземат предвид съответно художествената и детската литература (предучилищна и за 1-2 клас).
17. Препоръчваме да контролирате коректността на записите в колони10, 11, 12, 13, 14, 15,
16, - сумата от числата трябва да съвпада с въведеното в колона5.
18. След 16 колони можете да добавите допълнителни колони, за да поддържате резюме
отчитане на учебници, както и за отчитане на публикации по актуални за това теми
Библиотечнитеброшури (до 48 страници),дипляни (до 4 страници),календари, плакати, методически разработки, програми, материали, подлежащи на отписване след раздаване на студенти и преподаватели (библиотеката определя конкретния списък самостоятелно) не се записват в баланса на библиотеката .
В края на всяка учебна годинарезултатите от приема за годината се обобщават, които се прехвърлят вЧаст 3 от конспективната книга. След обобщаване назаписите за новата година стартизчислетеотново, без да сумирате с резултатите от предходната година.
Част 2. Теглене от фонда.
19. Всяка партида книги, излязла от библиотеката, след изготвяне и одобряване на акта, се записва във 2-ра част на книгата на общата сметка на фондана отделен ред под следващия пореден номер. Поредните номера на вписванията във 2-ра частпродължават от година на година.
20. Актът за извеждане от експлоатация включва публикации, които са изключенипо една или друга причина.
В края на всяка година се сумиратрезултатите за пенсиониране за годината, които се пренасятв част 3 от сборната книга. След обобщаване на резултатитезаписите за новата година започват да се броятотново, без да се сумират с резултатите от предходната година.
Стандартът за отписване на документи от фондове със свободен достъп по неуточнени причини(недостиг) трябва да бъдене повече от 0,1% от обемазаети книги.
Изключване на документипоне веднъж на всеки 2 години.
Част 3. Резултати от движението на библиотечния фонд.
21. В края на годината част 3 обобщава резултатите от постъпленията и изхвърлянията. Броят и стойността на изданията, записани в инвентарната книга, трябва да съответстват на счетоводните данни
Вижте примерна счетоводна книга
Инвентарна книга.
След направената обобщена сметка литературата се отчита индивидуално. Основната форма на индивидуално счетоводство е инвентарна книга (формуляр 1). Страниците в неяса номерирани, книгатае прошнурована (прошита), мястото на подвързване на класьорае заверено с подпис на директора икръгъл печат на училището.
Инвентарна книгане може да бъдепренапишете, с изключение на специални случаи, за които се издава отделна заповед, съгласувана с висшия орган (това може да бъде образователна комисия, централизирано счетоводство).
Например номер 225 е номерът за основната книга, а номер 225B или 225 br е брошура и само вашето вътрешно счетоводство, тъй като брошурите се отчитат само количествено в обобщената книга.
Ако са получени като подарък ценни книги, които е желателно да бъдат заведени на баланс, тогава те се приемат с акт, в който се посочва цената за всяка книга, влизат в счетоводството на баланса на училището и се обработват по същия начин, както всяко ново постъпление. Актът се счита за придружителен документ.
Примерна инвентарна книга (формуляр 1)
__2003 __
| Дата на вписване във инв. Книга. Номер на запис в кн.сума. уч. | инв. номер | Отметка | Автор и заглавие | Годината на издаване | Цена | Номер на акта за изхвърляне | Забележка |
| търкайте | ченге | ||||||
| 6.10 | v | Belaya.200 отговора на въпросите на растението. | |||||
| + | Детска градина. Кн.для зав. | 21.11.02 г | |||||
| . | Куцаков. Лятно свободно време | ||||||
| 8.10 | . | - "- |
1. При записване в инвентарната книга в колона 1 се посочва датата на вписване (ден и месец); годината е посочена в горния ляв ъгъл на страницата IC.
2. В колона 2 записваме инвентарните номера (по ред).
3. В колона 3 се прави отметка за проверка на фонда или описа (с икона по избор).
5. В колона 5 се допуска посочване на последните две цифри от годината на издаване.
6. Ако книгата е без цена (според придружаващия документ) или е дарена на институция, то вколони 6 и 7 можете да напишетеb / c.
7. В колона 8 посочваме номера и датата на акта за изхвърляне на книгата (отписване). В същото време в инвентарната книга внимателно се зачертава инвентарният номер.
9. Записът в IR се извършва с паста от същия цвят.
10. Не се допускат петна и корекции. Ако лицето, което води записа, е допуснало грешка, в долната част на страницата се прави запис „да се счита за коригирано“ и се поставя подпис.
11. След приключване на попълването на инвентарната книга, отговорникът по книгите поставя на последната страница поредните номера на вписаните книги (от No ___ до No ___) и полага своя подпис.
12. Книгата се съхранява, докато съществува институцията.
13. Подновяване (кореспонденция) на ИК се допуска само с разрешение на учредителя или комисията по образование в изключителни случаи. Нарушаването на това правило се разглежда като опит за прикриване на лошо управление на литературните записи или незаконно отписване на книги.
14. Като документ на постоянно съхранение, инвентарната книга трябва да бъде прошнурована, номерирана и заверена от ръководителя на институцията (подпис и печат).
Входящи разписки
Придружителните документи към книгите (актове. Фактури, фактури) се съхраняват в отделна папка. При подаване на документи за получените книгив счетоводството, на всеки документ трябва да бъде изписано:„Книги в размер ... в размер на . търкайте….коп. (с цифри и с думи) се приемат и записват в сборната книга под № .... От тях в инвентарната книга са записани ... бр. за сумата от ... rub .... коп. (с цифри и с думи), под № .... В допълнение, получени ... копия. литература за временно съхранение, която не подлежи на инвентаризация в размер на ... RUB. ...копие (с цифри и думи). Дата на. Подпис.
Литературата за временно съхранение се отписва с акт веднъж на всеки 1-2на годината. Ако счетоводният отдел се съгласи незабавно да отпише литературата за временно съхранение, без да я включва в баланса на библиотеката, тогава записът в придружаващия документ ще изглежда така:
„Книги в размер на ... в размер на . търкайте….коп. (с цифри и с думи) се приемат и записват в сборната книга под № .... От тях в инвентарната книга са записани ... бр. за сумата от ... rub .... коп. (с цифри и с думи), под № ....Неподлежащи на баланс материали в размер на ... rub .... kop. (в думи). Дата на. Подпис.
Каталози, картотеки
За всички постъпващи публикации се попълватдве каталожни карти - за
азбучен и систематичен каталози. Каталози в библиотеката, дори най-много
малък, необходим. Ако нямате възможност да поддържате два каталога, по-целесъобразно е да поддържате систематичен каталог - той дава повече възможности за търсене и в някои отношения може да замести систематичния.
В допълнение към каталозите библиотеката трябва да разполага ссистематична картотека на статии. Ако библиотеката не предвижда длъжността на ръководителя, тогава картотеката може да се съхранява в съкратена версия - само в онези области на работа, които са от значение за училището. Краеведският отдел обаче задължително присъства в СКС на всяка библиотека.
Картотека на вестници и списания
Вестниците и списанията се вземат предвид в регистрационните картив картотеката на периодичните издания.