Картотекиране (подвързване) - Студиопедия
Преди подаването на кутията, за да се избегне появата на ръжда, от нея се отстраняват метални крепежни елементи (кламери, скоби, щифтове и др.).
Ако в делото има особено ценни документи, както и непотърсени лични документи (трудови книжки, паспорти и др.), тогава те се поставят в плик, който след това се съхранява в този случай. Ако има много такива документи, те могат да бъдат изтеглени от досието и за тях да се състави отделен опис.
След това досието се подрежда в твърда папка (корица) на 4 дупки или се подвързва, като се има предвид възможността за свободно четене на текста на всички документи, дати, визи и резолюции по тях. Ако размерите, установени от държавните стандарти, са били нарушени по време на изпълнението на документа, тогава текстът може да бъде засегнат при подаване. В този случай върху листа трябва да се залепи лента от здрава хартия, за която ще се подава документът.
В края на делото се прилага празен формулярот лист за заверителна бележка, а в началото на делото, ако е необходимо, формуляри завътрешен опис на документите по делото.
Най-ценните в историческо и художествено отношение документи (рисунки, ръкописи и др.) не се картотекират, а се поставят в папки с три капака и връвчици или специални кутии. Ако има малко такива документи и те са малки по размер, те могат да бъдат поставени в пликове, които след това се подреждат в папката.
Случаите със срок на годност над 10 години (с изключение на случаите на персонал) се подвързват след съгласуване на описа с ЕК на организацията и одобрение на ръководителя на организацията.
Не намерихте това, което търсихте? Използвайте търсачката:
Деактивирайте adBlock! и обновете страницата (F5)наистина е необходимо