Колко и как да съхранявате документи за общото събрание на акционерите в АД и участниците в ООД

Общото събрание на акционерите на АД и Общото събрание на участниците в LLC са най-висшите органи на управление в организации със съответната организационна и правна форма. Независимо от срока на свикване (редовно годишно или извънредно), общото събрание на акционерите (или членове на дружеството, учредители в LLC) взема решения по най-важните въпроси от дейността на дружеството, включително въпроси за създаване и ликвидация. Статутът на върховната власт и значението на нейните решения определят стойността на такивапротоколи в акционерни дружества и LLC, което се изразява впостоянен срок на тяхното съхранение.

годишни отчети и счетоводни документи, чието разглеждане и приемане са основни въпроси в дневния ред на общото събрание на акционерите;
доклад/заключение на ревизионна комисия, външен одитор;
действителния протокол от общото събрание;
списъци на лицата, имащи право да участват в общото събрание на акционерите;
списъци на лицата, имащи право да получават дивиденти;
бюлетини за гласуване;
пълномощни (техни копия) за участие в общото събрание на акционерите (откритите АД също водят дневници за регистрация на пълномощни).

Вече одобрените вътрешни нормативни документи на дружеството и техните проекти също се отнасят за документите на общото събрание.

Наредбата на Федералната комисия по ценните книжа предвижда, че организацията на съхранението на документите на дружеството (оформени в дела в съответствие с номенклатурата на делата)се осигурява от единствения изпълнителен орган. На практика решаването на специфични задачи за организиране на съхранението, както и поддържането на специална "корпоративна офис работа"се делегира на корпоративния секретар.

Общи правила за съхранение на документисрещите са посочени само във връзка сбюлетини. Така параграф 3.7 от Правилника на FCSM установява, че „бюлетините за гласуване, включително. признати за невалидни, трябва да бъдат запечатани от преброителната комисия и депозирани в архива на дружеството за съхранение след изготвяне на протокола от преброителната комисия за резултатите от гласуването на общото събрание. Запечатаните бюлетини трябва да се съхраняват от дружеството в специална заключваща се запечатана кутия или специален шкаф със заключващи се клетки. За всеки факт на отваряне на запечатани бюлетини на съхранение от лице (лица), упълномощено от дружеството за такова отваряне, трябва да бъде съставен съответен акт.

Протоколът от общото събрание и документите към него, оформени на принципа на досието, могат да се състоят от няколко тома, да имат общо заглавие на делото-досие и специфични подзаглавия на всеки том.

Разбивка на делото-досие на общото събрание на акционерите по томове

На всички томове на досието е изготвено общо заглавие „Годишно общо събрание на акционерите за 2013 г.“, а на всеки том – индивидуален подзаглавие:

Том 1. Документи по подготовката на общото събрание (утвърден дневен ред, извлечение от регистъра, списъци на лицата, имащи право да участват в общото събрание и др.);
Том 2. Протокол от Общото събрание на акционерите за 2013 г. и документи към него (годишен отчет, одиторски доклад, доклад на службата за вътрешен контрол и др.);
Том 3. Протоколи от преброителната комисия и бюлетини за гласуване.

За всеки том от делото-досие незабавно се съставя вътрешен опис на документите по делото.

Въпреки клауза 3.7 от Правилника на FCSM, на практика съществува и метод за съхраняване на бюлетините за гласуване за всяка точка от дневния ред поотделно - в зашитизаедно с бюлетини, заверени от председателя и секретаря на преброителната комисия и запечатани пликове, които се поставят в празен плик, зашит в папката/тома с протокола на преброителната комисия и вписан във вътрешния опис на документите по делото.

Обръщаме внимание, че АД или ООД трябва да разполагат с Правилник за Общото събрание и Правилник за провеждане на Общото събрание, както и Правилник / Правилник за издаване на документи на дружеството за представяне пред акционерите / членовете на дружеството, което е един от показателите за качеството на управление. Всички въпроси, свързани с документирането на работата на събранието, отговорността за изготвянето, съхранението и опазването на документите за провеждане на общи събрания, трябва да бъдат конкретно отразени в тези местни разпоредби.