Копия, извлечения, дубликати на документи

„Обслужване на персонала и управление на персонала на предприятието“, 2006 г., N 2

В съответствие с ал. 2.3.2.5 от Държавната система за управление на документацията, копие от документ няма правна сила, ако не е заверено.

GSDOU гласи, че "една организация може да издава копия само на тези документи, които са създадени в самата организация." Тази разпоредба не се отнася за архивите и нотариусите.

Въпреки това, в съответствие с действащото законодателство, в необходимите случаи - при решаване на вътрешни проблеми, формиране на дела - организациите могат да правят копия на документи, издадени от други организации.

Пример 1. При кандидатстване за работа службите за персонал обикновено правят копия на документи за образование: дипломи, сертификати, удостоверения и др.

Жилища, данъчни власти при регистриране на сделки с имоти - копия от удостоверения за собственост, пълномощни и др.

Когато гражданин се обърне към организацията, издала оригиналния документ, за да изготви копие от документа, пряко свързан с правата и интересите на гражданите, върху оригинала, от който е направено копието, се прави бележка за това на кого и кога е издадено, а върху самото копие - бележка, че оригиналът се съхранява в тази организация.

Съвременните средства за "оперативен печат", които GSDOU споменава, сега са най-често срещаните начини за създаване на копия. Но, разбира се, GSDOU предвижда други начини за „възпроизвеждане на текстове на копия“: ръкописни и машинописни. Разбира се, днес те са остарели, но все още не са отменени.

Служител на организацията, издал копие на документа, е длъжен внимателно да свери текста на издаденото копие с текста на оригинала (оригинал). Осигуряването се извършвапо следния начин:

Водещ специалист на Общия отдел --------------- Н.М. Петрова

На копия от изходящи документи, останали в делото (приложения към копие на мотивационното писмо), е разрешено да не се посочва длъжността на лицето, заверило копието, и датата на заверка.

Извлечение от документ

Извлечение от документ обикновено се изисква за потвърждаване на един от фактите, изложени в него, ако копирането му е непрактично поради големия му обем или наличието на поверителна информация.

Извлечение от заповедта

Московски държавен социален университет

Ректор _________________ Ю.М. Соколов

Основание: заповеди на ректора за персонала за 2005г.

Архивите, издаващи подобни извлечения (копия, удостоверения), вместо заглавието на делото, посочват номера:

По правна сила дубликатът на документ е пълен аналог на оригинала. Обикновено се произвежда и издава от организацията, която е издала оригинала, или неин приемник. Съществува практика за издаване на дубликати на документи чрез подчинени организации.

Процедурата за издаване на дубликат на документ понякога може да бъде донякъде сложна поради липсата на документална информация в организацията, потвърждаваща факта на издаване на изгубения документ. Това се случва в случаите, когато досиетата на организацията се прехвърлят в държавния, общинския или ведомствения архив.

Пример 4. Ако трябва да възстановите изгубено свидетелство за средно образование, може да не изпълните плана си "от първото обаждане" до директора на родното училище. Причината за това е следната: едно време училището е прехвърлило обобщените протоколи за напредъка и изпитните протоколи за необходимия ви период в държавния, общинския или ведомствения архив. Ще бъдете посъветвани първо да отидете там.за подходяща информация; след което училището ще поиска от Министерството на образованието, а отделът - от областния или градския комитет (или директно, заобикаляйки междинния орган, в съответствие със съществуващата процедура) да издаде формуляр на сертификат за издаване на неговия дубликат.

И така, за да получите копие, дубликат или извлечение от документ от трета страна възможно най-скоро:

1. Опитайте се да не ходите никъде устно. По-добре е да направите това по пощата, като изпратите необходимото заявление с препоръчана поща с потвърждение за получаване. Тя трябва да бъде съставена възможно най-подробно, като се посочва максималния възможен брой факти, потвърждаващи необходимата информация:

- точни дати на периода на работа/учене;

- правилното официално наименование на организацията и нейния родителски орган;

- фамилия, име и бащино име на ръководителя на организацията;

- териториалното му разположение и др.;

- разбира се, трябва да дадете вашите данни за контакт, за да можете да бъдете намерени бързо.

Разбира се, най-добре е да кандидатствате лично. В този случай обаче трябва да поискате разписка от длъжностното лице за получаване на вашето заявление на втория екземпляр с подробен препис от неговия подпис и посочване на датата на получаване.

- когато се разгледа напълно,

Какви са пречките пред вашето искане и

- какви стъпки ще предприеме организацията за преодоляването им.

3. Организацията може да не приеме вашата кандидатура, ако е неправилна или невнимателна. В този случай имате пълното право да поясните какво трябва да коригирате в него.