Корпоративна карта отговаря на основните въпроси
Свързани статии
Вместо чекови книжки, банките започнаха да прехвърлят компаниите на корпоративни карти. Ползите са очевидни. Няма нужда да ходите до банката за пари и можете да теглите пари в брой по всяко време. Но при работа с карти възникват много въпроси. Отговорите са в статията.
Банките се борят с неотчетените пари от страх да не загубят лиценза си. Читатели изпратиха десетки писма до редакцията, в които се твърди, че банкери насила принуждават клиентите да се откажат от чекови книжки и да преминат към корпоративни карти. Фирмите, за които визитките са нови, имат много въпроси. Отговорихме на десет от най-често срещаните от тях.
Какво представляват корпоративните банкови карти и как да ги получите?
Корпоративната карта е карта, свързана със специална фирмена сметка. Предназначен е за заплащане на гостоприемство и пътни разходи, както и за внасяне на парични постъпления по сметката на дружеството чрез банкови терминали. Обикновено банката издава персонализирани карти, които се издават на конкретни служители. Една или повече карти могат да бъдат свързани към сметка.
Списъкът с документи за издаване на корпоративни карти във всяка банка е различен. Но в повечето случаи алгоритъмът на действията на клиентите е следният.
Стъпка 1.Сключете договор с банката за издаване и поддръжка на визитни карти, който показва информация за служителите, които ще използват картите. Към договора задължително се прилагат заявленията на служителите за издаване на карти и пълномощни за тях от фирмата. Всяка банка има свои собствени формуляри за кандидатстване.
Стъпка 2.Отворете специална сметка за плащания с корпоративна карта и задайте лимити на разходите по картата.
Стъпка 3.Вземете картите. В някои банки визитките могат да бъдат получени от един служител, който имапълномощно. В други корпоративни карти се издават само на "физика", на чието име е издадена картата, срещу представяне на паспорт.
Необходимо ли е да се одобри специална разпоредба за корпоративните карти?
Банковите правила не регламентират процедурата за работа с визитки в рамките на компанията. В същото време си струва да одобрите вътрешната позиция (вижте пример 1). Необходимо е да се определи кръгът от служители, на които компанията ще издава карти, както и разходният лимит.
Средствата по картата не са отчетливи сами по себе си, но ще станат отчетни, когато служител изтегли пари в брой или извърши плащане с корпоративна карта. Затова в разпоредбата е необходимо да се запише за какви разходи може да се използва картата (пътни, представителни, битови), както и в какъв срок служителите трябва да отчитат изразходваните средства.
Пример 1. Наредба за корпоративни карти
Как да се уверите, че служителите не теглят твърде много от картите?
Може ли един служител да прехвърли картата на друг служител?
Обикновено банката издава персонализирани карти за конкретни служители. Следователно само техните притежатели имат право да използват картите. Но една компания може директно да установи такава забрана във вътрешното си положение. В същото време можете да напишете, че служителят, за когото е издадена, е отговорен за безопасността на картата.
Мога ли да тегля пари от корпоративна карта за разпределяне на заплати?
Като общо правило визитните картички не са предназначени за издаване на заплати. Но за такива операции няма ограничения. Следователно касиерът може да изтегли пари от бизнес сметката, да ги внесе в касата според разписката и след това да раздаде пари в брой на служители, които нямат банкови карти. За да направите това, трябва да издадете ведомост за заплати и разходна касова заповед.
Има ли право служителят да се оттегли отвизитка вашата заплата?
Трябва ли да изисквам от служител извлечение за отчетни разходи от картата?
Като общо правило трябва да се издаде заявление, ако дружеството издава сметки от касата (клауза 6.3 от Наредбата на Банката на България от 11.03.14 г. № 3210-U). Банковите правила не казват дали е необходимо да се състави заявление за изразходване на средства от картата. В същото време самата компания може да установи такава процедура, за да знае кой планира да похарчи и колко пари. Когато служител тегли пари в брой или плаща с карта, той трябва да отчете разходите.
Как да отчетем парите, изразходвани от служител в командировка?
Всички пари в бизнес сметка принадлежат на компанията. В момента на попълване на корпоративната сметка служителите все още не получават пари. Това означава, че операциите по попълване на сметка се отразяват в дебита на сметка 55 „Специални сметки в банки“. Но след плащане с карта или при теглене на пари в брой, трябва да направите записи по дебита на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“. Компанията може да научи за всички транзакции по сметката, към която са свързани корпоративните карти от извлечението и въз основа на този документ да направи записи в счетоводството.
Възможно ли е да плащате с карта за покупки над 100 хиляди рубли?
Паричните разплащания между компании по едно споразумение не могат да надвишават 100 хиляди рубли (клауза 6 от Наредбата на Банката на България от 07.10.13 г. № 3073-U). Но ако служителят плаща с карта, такива плащания не се считат за пари в брой. Следователно ограничението не може да бъде спазено. В същото време за големи покупки (обикновено над 100 хиляди рубли) банките често изискват документи, потвърждаващи разходите. И ако служителите изтеглят много пари в брой, искат обяснения за какви цели. По-безопасно е да отговорите на заявката (вижте пример 2).
Пример 2: Обяснение защо служителите са се оттеглилимного пари в брой
Възможно ли е отписване на разходите за издаване и обслужване на карти?
Банката взема комисионна за откриване и обслужване на карти. Тези суми могат да бъдат отписани като разходи за банкови услуги (подклауза 15, клауза 1, член 265 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Разходите се потвърждават от договора и банковото извлечение.
Пет предимства на корпоративните карти
1. Спестете време.Служителят може да изтегли пари или да попълни сметка, без да посещава банката. Достатъчно е да намерите банков терминал. И достъп до сметката денонощно.
2. Сигурност.Служителят няма да загуби пари. И ако му откраднат карта, можете веднага да я блокирате и да ограничите достъпа до акаунта.
3. Контрол на разходите.Компанията може да зададе лимит на плащанията с корпоративни карти и да активира SMS известяване. Това ще позволи да се следи в реално време колко харчи един служител.
4. Преобразуване на валута.Картата може да се използва за плащане в чужбина и не е необходимо да купувате чужда валута отделно. Рублите се конвертират автоматично в друга валута.
5. Спестяване на разходи.Таксите за теглене от карти обикновено са по-ниски от тези за теглене на пари в брой от банков чек.