KPI за начинаещи, Pro
Ключови показатели за ефективност: какво, защо, как
Българските мениджъри с удоволствие заимстват методите за управление на персонала, активно използвани в чуждестранните компании. Друго придобиване беше системата от ключови показатели за ефективност или KPI. Какво се крие зад вече познатата в бизнес средите и сред HR мениджърите абревиатура?
KPI - дефинирайте
Ако се обърнем към същността на концепцията, тогава KPI са показатели, които отразяват колко ефективно едно предприятие се движи към постигане на своите цели и задачи. Особеността на тази система е, че индивидуалният показател за ефективност на всеки служител се измерва и разглежда във връзка с KPI на цялата компания. С една дума, за да управлявате нещо, трябва да го измерите. Целта на системата е да направи работата на всички отдели на предприятието хармонична. С други думи, всеки специалист работи в името на обща цел и получава бонуси за изпълнение на поставените му задачи. „KPI е система за оценка, която позволява на организациите да определят стратегически и тактически цели. С други думи, това е инструмент за измерване на поставените цели“, казва Юрий Ефросинин, главен оперативен директор на KellyOCG Русия. - Правилното формиране на системата KPI ви позволява да определите в кой процес е възникнал проблемът. Системата KPI може да бъде внедрена в почти всички индустрии, основното е да се определят правилно показателите за оценка. „Като правило KPI не са нещо ново за компанията - те просто не са били признати като такива показатели, или са били „прашни“, забравени от ръководството“, отбелязва Владимир Яхонтов, управляващ партньор на MIEL-Country Real Estate. — Използването на тези показатели стимулира служителите да постигат стратегически цели иви позволява да направите прозрачна връзка между постиженията на служителя и неговия бонус. Координатната система на KPI, обща за цялата компания, позволява на мениджъра да оцени бизнеса като цяло, а също и да види не само официален отчет за финансовите процеси, но и цялата система за управление на рентабилността и рентабилността. Между другото, KPI може успешно да се прилага (и се прилага) не само в сферата на бизнеса, но и, например, в образованието. С помощта на ключови показатели за ефективност е доста лесно, например, да се изчисли степента на дипломиране и след това да се проследи нивото на успех на младите специалисти при намирането на работа.
Защо е необходимо това?
Струва си да се отбележи, че използването на ключови показатели за ефективност (или, както се наричат още, ключови показатели за успех) дава най-голям ефект в големите компании, тъй като с тяхна помощ е по-удобно за мениджъра да контролира цялото предприятие. Използвайки тези показатели, за ръководителя на корпорацията е по-лесно да оцени работата на всеки служител или отдел и да разработи стратегия за постигане на крайния резултат. Когато всички служители на компанията виждат обща цел и ясно разбират какво трябва да направят, за да я постигнат, всеки от тях подхожда с по-голяма отговорност към своята област на работа. KPI дава възможност на мениджъра да не се фокусира върху отделни фрагменти от бизнеса, а да види силните и слабите страни на компанията. И не само да видим, но и да анализираме факторите, които влияят положително и отрицателно на растежа на предприятието. Друг съществен плюс на ключовите индикатори за ефективност е, че чрез тях лесно може да се проследи влиянието върху крайния резултат на даден процес в компанията. „Основната функция на KPI е оценката на ефективността“, казва Юрий Ефросинин. „Тази система обаче е удобна за използване не само за оценка на ефективносттаработата на организацията, но и в изграждането на системи за мотивация на персонала.
Начини за прилагане на KPI
Необходимо е въвеждането на KPI, като всяка нова система, поетапно и в съответствие с областта, в която работи компанията. „Системата на KPI трябва да бъде изградена измеримо“, казва Юрий Ефросинин. — Само тогава работата по системата от ключови показатели ще позволи на служителите и взаимодействащите организации правилно да формират представа за своите дейности и следователно да работят ефективно. Ефективността се разбира като ползата, получена от страната от съвместното взаимодействие. Първо, ръководството трябва да даде приоритет на развитието на компанията и след това да разработи цели и задачи във всяка от областите на функциониране. Следващата стъпка ще бъде уточняване на целите за отделите - във всяка област на дейност, във всеки отдел е необходимо да се определят ключови показатели за ефективност. Струва си да се отбележи, че KPI винаги ще има два показателя - планиран и действителен. Планиран е така нареченият идеален показател, към който всеки отдел трябва да се стреми. А действителният е този, който може да бъде постигнат в действителност. Разбира се, идеалният индикатор за ефективност трябва да бъде достатъчно висок, но постижим. В противен случай служителите или ще се отпуснат твърде много, или ще се откажат пред неоправдано високи числа. Препоръчително е да поверите събирането на действителните показатели и тяхното сравнение с планираните на финансовата служба. Освен това не трябва да се допуска самоконтрол. Например, мениджър продажби, който отговаря за повишаване на лоялността на клиентите, е малко вероятно да може сам да измери този показател, като избягва пристрастия. Следващата стъпка е да зададете честотата на измерване и анализ на данните. Тя може да варира в зависимост от желанията на конкретен лидер, от спецификатапродадени стоки и редица други фактори. Някой ще се нуждае от отчет за всяка седмица, а някой ще бъде напълно достатъчен, за да оцени ситуацията въз основа на резултатите от тримесечие или половин година. „Възрастта“ на компанията също може да повлияе на честотата на планиране. Във всеки случай едно младо предприятие се нуждае от внимателно наблюдение, както и от постоянна корекция на стратегията си за развитие. В една по-зряла фирма целите и задачите на планирането могат да бъдат дългосрочни. „Практиката за прилагане на KPI е добре известна и описана подробно“, казва Владимир Яхонтов. Най-общо този процес преминава през 4 етапа. На първия етап (наричан още "период на визия") мениджърите на компанията определят каква трябва да бъде компанията след 3-5 години, разработват стратегия и създават система от цели. На втория етап (етап на „комуникация и по-нататъшна конкретизация на стратегията“) стратегията се усъвършенства на по-ниските нива на организационната йерархия, докато въз основа на общата стратегия се определят целите на отделите и конкретните служители. На третия етап („съставяне на бизнес планове“) стратегията се превръща в конкретни планове, дейности и се извършва бюджетиране. На четвъртия етап резултатите се анализират, ако е необходимо, се правят промени в стратегията, плановете, KPI.