Личен канбан, блог 4brain
Личните и служебните дела имат едно неприятно свойство: те се натрупват. Това води до различни последствия. Например, може да имате един случай, който внезапно е прекъснат от други два. Какво да правя? Отложете първото и ги вземете? И ако е така, как в този случай да се върна и да завърша първия?
Недовършената работа се натрупва и потапя живота ни в хаос. Много е трудно да изпълнявате последователно всичките си задачи. Имаме нужда от проста и ефективна система, която ще фиксира всички винтове и ще ви позволи да разтоварите мозъка. Това е мястото, където Kanban идва на помощ.
Kanban е система за организиране на производството и доставките, която ви позволява да приложите принципа "точно навреме". Персоналният канбан е система за организиране на вашите дела, която ви позволява да ги завършите ефективно и навреме. Най-добрият личен канбан е визуален. С негова помощ лесно и ефективно се справяте със задачите си.
Тя е много подобна на GTD системата на Дейвид Алън. Състои се от контейнери (или колони) с елементи от задачи в различни етапи на завършеност. Можете да класифицирате различни видове действия, като използвате цвят или различни линии. По този начин е възможно да видите задачите в техния контекст.
Има два принципа на личния канбан:
- Визуализирайте работата си.
- Ограничете текущата си работа.
Как мога да направя това? За визуализация запишете всичките си действия върху стикери. След това можете да ги местите около диаграмата на работния процес, създадена на дъската. Можете също така да използвате стикери в различни цветове, за да представите визуално различни групи дейности.
Най-простият канбан се състои от три колони:
- Списък със задачи (задачи)
- Нещата в ход (Правене)
- Свършен
По-разширените опции включват повече колони. Тези, които ги използват, добавят специални функции, които им помагат да се справят ефективно с големи проекти. Съветваме ви първо да овладеете простия канбан и след това да преминете към по-сложните.
Разширен персонален канбан може да включва до девет колони.
Тази колона ще ви помогне да поддържате целите си точно напред. В същото време те са визуални и физически осезаеми. Това, което не е написано, не съществува. Това правило работи най-добре за целите.
Тази колона е за онези проекти, на които трябва да стигнете или които не трябва да забравяте. Поддържането им в полезрението ви помага да стигнете до тях по-бързо. Когато сте готови да започнете проекта, можете да "използвате плъзгачите", тоест да го преместите във времето.
Резервни случаи
Това са неща, които могат да станат важни в даден момент от живота ви. Можете да ги сегментирате по време и да изпълнявате, когато има свободни часове.
Обучение/усъвършенстване
Всичко свързано с ученето и подобряването на живота ще бъде тук. Тук можете да запишете абсолютно всякакви идеи от тази област. Можете да въведете заглавия на книги и курсове, за да можете да се върнете към тях, когато имате свободно време.
Готово/предстоящо/тази седмица
Тази колона е за случаи, които изискват внимание тази седмица. Те трябва да са в ума ви. Когато тези елементи са узрели за действие, преместете ги от колоната Резервни случаи точно тук.
Запомнете второто правило на личния канбан и ограничете работата си. Стремете се броят на елементите в тази колона да не надвишава 5-6 единици. Повече случаи могат да бъдат морално непосилни.
Днес/екшън
В ход
За елементи, крайкоято работите в момента. Целта им е да го изпратят в колона 9 („Готово“) възможно най-бързо.
Тази колона е за елементи, които изискват действие на друг човек (шеф, клиент), преди да могат да бъдат преместени на друго място. Или това са неща, които изискват пари или определено време.
Колона за изпълнени действия. Насладете се на прилива на вълнение, докато преминавате в тази колона. Тези случаи не трябва да се изтриват, запазете ги. Може би някой ден тази информация ще ви помогне. Например разберете коя област от живота си правите най-често или изобщо не правите.
Можете също така да анализирате какви непланирани неща имате през деня.
- Откъде идват?
- Колко часа на ден отнемат?
- От кои области са?
Както вече споменахме, можете да персонализирате личния си канбан, както желаете. Но можете да започнете да използвате нашия шаблон. Промените ще бъдат направени, докато вървите.