Мощна база данни за достъп, Windows IT Pro

Microsoft Access е ефективно IT решение за създаване на прости бази данни за нуждите на една компания, особено при ограничен бюджет. Съветите в тази статия ще ви помогнат да изградите ефективни бази данни и да намалите времето за обработка. СЪВЕТ 1.

СЪВЕТ 1. Винаги затваряйте Access, когато базата данни не се използва

Удобно е да оставите неизползвана база данни на Access отворена и свита, но съществува риск от повреда на базата данни, особено ако се споделя в мрежа. Чрез затваряне на файловете на базата данни и излизане от Access, потребителят не само освобождава ресурси и връзки към базата данни, но също така предотвратява повреда на информацията, ако компютърът бъде неочаквано изключен.

СЪВЕТ 2. Идентифициране на лица, използващи базата данни

СЪВЕТ 3. Копирайте редовно базата данни

СЪВЕТ 4. Една компактна база данни е по-малко податлива на корупция

Компактирането на база данни е един от най-добрите начини за избягване на повреда на базата данни и подобряване на производителността. Подобно на дефрагментирането на диска, уплътняването на базата данни ви позволява да реорганизирате и оптимизирате използваното и неизползваното дисково пространство във вашата база данни, като премахвате стари файлове на Access и ги заменяте с компактни версии. Ако вашата база данни на Access се хоства на файлова система NTFS, най-добре е да зададете разрешения за файлове и да приложите защита на ниво потребител на Access, тъй като процесът на компресиране задава всички разрешения на ниво файл на стойности по подразбиране. Започнете да уплътнявате базата даннинеобходими с нейното резервно копие. Трябва да изберете Tools от лентата с инструменти на Access, след това Database Utilities и да стартирате процедурата Compact and Repair Database. Когато използвате скрипт на Visual Basic за приложения (VBA), компактна база данни може да бъде извлечена с помощта на командата Application.CompactRepair(SourceFile,DestinationFile, LogFile)

СЪВЕТ 5. Разделяне на базата данни на външни и вътрешни компоненти

Когато проектирате многопотребителска база данни на Access, има смисъл да разделите информацията на две части - външна и вътрешна - за да преодолеете ограничението от 2 GB, наложено върху размера на базата данни и да подобрите производителността. Например външен компонент може да съдържа формуляри, отчети, заявки и модули, докато вътрешна база данни може да съхранява таблици с данни. Чрез разделянето на базата данни е по-лесно да въвеждате нови данни и да променяте съществуващите данни. Например, след разделянето е достатъчно да актуализирате само външната база данни, за да промените формуляри и отчети, докато вътрешната база данни остава непроменена. За да разделите база данни, изберете менюто Инструменти от лентата с инструменти на Access, след това Помощни програми за база данни и активирайте функцията Разделяне на база данни.

Когато работите в WAN, е по-ефективно да заредите външен компонент, отколкото база данни, която съдържа всички обекти (формуляри, записи и таблици). За да избегнете повреда на базата данни в среда с много потребители, се препоръчва да компилирате външната база данни като MDE база данни (т.е. база данни на Access), като изберете менюто Инструменти от панела на Access, след това Помощни програми за база данни и използвате функцията Създаване на MDE файл. След това MDE файлът трябва да бъде разпространен на локалните машини на потребителите.

СЪВЕТ 6. Създаване на първичен ключ за предотвратяване на дублиращи се записи

СЪВЕТ 7. Използване на индекс за ускоряване на обработката

Използването на индекси ускорява сортирането и извличането на записи в таблица. Полето, използвано като индекс, често се определя от това кое поле (или полета) се използва най-често в клаузата WHERE в заявките. Можете да укажете дали полето на индекса ще бъде уникално или ще позволява дублиране, като изберете Да (уникално) или Не (разрешаване на дублиране) в полето за уникално свойство на индекса. Ако първичният ключ на таблицата на базата данни е от типа данни AutoNumber, тогава задайте свойството Unique на Yes, за да попречите на потребителя да въвежда един и същи запис два пъти. Индексът може също да бъде зададен на едно или повече полета. Индексите увеличават дисковото пространство и времето за обработка, така че не трябва да присвоявате индекси ненужно.

СЪВЕТ 8. Задаване на полето AutoNumber на 1

Полето AutoNumber е едно от полетата, които Access използва като първичен ключ. Access автоматично присвоява следващото число на всеки нов запис въз основа на стойността (Увеличение или произволна) на полето на свойството Нова стойност. Обърнете внимание, че полето AutoNumber не може да бъде зададено на 0. Стойността на полето AutoNumber не може да бъде въведена или редактирана ръчно, но потребителят може да нулира това поле, за да започне отново номерирането от 1, дори ако има записи в таблицата. За да мигрирате записи от таблица, трябва да я архивирате с помощта на функцията Копиране или Запазване като и да изтриете всички съществуващи записи от таблицата. Изберете Tools от лентата с инструменти на Access, след това Database Utilities и функцията Compact and Repair Database, докато таблицата се изпразни. След обединяването на старите записи от резервната таблица, първоначалната стойност на полето AutoNumber ще бъде 1.

СЪВЕТ 9. Използвайте свойствата CanGrow и CanShrink за големи текстови полета

СЪВЕТ 10. Правилен избор на библиотека с връзки за актуализиране

Алън Суганое президент на ADS Consulting Group и е консултант по мрежи, програмиране по поръчка, Microsoft .NET уеб разработка и дизайн на SQL Server. [email protected]

Jin Hsiе директор на ADS Consulting Group. Има 13 години опит в проектирането на персонализирани приложения за Microsoft Access, Visual Studio, бази данни и SQL Server.

Споделяйте материал с колеги и приятели