Обемно лицензиране или Do SAM
Размерът на щетите се определя въз основа на броя на незаконно използвани копия на софтуера.
SAM се развива активно в България - компаниите разбират, че рисковете от свръх и недостатъчно лицензиране нарастват значително, когато една компания се разраства при липса на правилно и компетентно управление, а SAM подходът позволява не само да спите спокойно и да не се страхувате от одити на доставчици, но и да спестите много.
Дори в случай на клиентски софтуер, липсата на зрялост на процесите на SAM по отношение на тяхната интеграция с ITSM и базата от конфигурационни елементи може да формира основата за вземане на грешни решения, които или ще доведат до закупуване на ненужен лиценз (със съществуващ лиценз, който например не се използва активно), или може да доведе до действително недостатъчно лицензиране. Доста трудно е да се следи съответствието ръчно, като се проследяват всички промени, често в различни системи (на практика сървърните лицензи често се съхраняват в Excel файлове и са децентрализирани, а потребителските лицензи могат да бъдат в отделна база данни за управление на активи, която не е интегрирана с ITSM и CMDB по никакъв начин) и вземането на правилни решения, когато бизнесът го изисква, е доста трудно. И тук е много лесно да се направи грешка, тъй като вземането на решение често се основава на информация от CMDB, която може да се актуализира нередовно или със закъснение за ръчна обработка. Липсата на връзки с данни между различни подорганизации и локации, както и липсата на процеси за анализиране на използването на софтуер и преразпределяне на лицензи, води до значителни финансови разходи. Например в различни отдели на компанията местните ИТ услуги следят лицензите по различни начини: някои във файл на Excel, други в друг файл на Excel, трети в ITSM система, а трети използват своето локално CMDB решение. В един от отделитепотребителят подава заявка за инсталиране на софтуера. Не намирайки налични копия на софтуера, ИТ услугата инициира заявка за допълнително закупуване на лицензи, като в някои случаи могат да бъдат закупени не само единични лицензи, но и цели обемни лицензионни пакети. В същото време може да има неизползвани лицензи в други подразделения или дори в същото подразделение на компанията - софтуерът е инсталиран, но потребителят всъщност не го използва на работа. Също така, чрез консолидиране на всички нужди във всички отдели в софтуера, човек може да получи повече спестявания от програми за обемно лицензиране.
Не забравяйте за Disaster Recovery - план за възстановяване на инфраструктурата в случай на бедствие. За да възстановите бързо контрола върху статуса на лиценза в цялата среда, жизненоважно е данните да се съхраняват в базата данни и да са защитени, а CMDB винаги може да получи автоматична синхронизация с друг източник, а именно базата данни с инвентар и лицензи.
В случай на интегриране на ITSM процеси, като изпълнение на заявки (управление на заявки за услуги) със система за управление на лицензи и SAM процеси,стандартизация на софтуерапо функционалност, версии и издания - тоест рационализация на софтуера, анализ на използването на софтуер в организация, ние имаме точни и надеждни, и най-важното, динамични данни за софтуера и лицензите в цялата компания, автоматично достъпни в CMDB и в системата за отчитане на лицензи. А това означава, че всички решения се вземат на базата на коректни и актуални данни.
Необходимо е да започнете изграждането на SAM процеси с проекта за преглед на Microsoft SAM Baseline, който не само ви позволява бързо да анализирате и да получите точна картина на лицензиранитесъответствие с продуктите на Microsoft, но също така предоставя професионална оценка на нивото на зрялост на SAM процесите.
Разбира се, SAM не се ограничава до контролиране на нивото на съответствие на софтуера с лицензите и още повече не се ограничава до софтуера на Microsoft, но е добра отправна точка да започнете да оптимизирате в областта на вашата лицензна икономика.
Основният модел на зрялост на SAM предполага 4 нива на зрялост:
- Основни - ситуационни действия за премахване на недостатъчното лицензиране.
- Стандартизирани – Процесите, инструментите и стандартите са налице, но точността на инвентара не е достатъчно висока и данните не се използват за вземане на решения.
- Рационализиран – Има политики, процедури и инструменти за управление на ИТ активи. Информацията е надеждна и се използва за вземане на решения.
- Динамично – управлението на всички лицензи се адаптира към нуждите на бизнеса почти в реално време.
Чрез проектирането на портала за разузнаване на приложения Colibri можете значително да намалите работата си по рационализиране на данните, не само чрез консолидиране на вашите данни, но и чрез мощно вградено бизнес разузнаване върху тези данни.
Това представяне на данните помага при планирането на прехвърлянето на услугата към аутсорсинг. Например, въз основа на третия децил, можете да планирате да създадете инсталационни пакети за 24 приложения и това ще покрие нуждите на 93%потребители.
По този начин Colibri Application Intelligence Portal е мощен инструмент за планиране на трансфер на услуги за поддръжка, включително оптимизиране на времевите разходи за рационализиране на софтуера, планиране на промени в софтуера и хардуера, необходими за миграционни проекти или прехвърляне на управлението на приложения към аутсорсинг.
Примерът по-долу показва, че софтуер с подобна функционалност често може да бъде групиран заедно и заменен от един софтуер, ако е в съответствие с бизнес изискванията и истинската причина за инсталирането на определен софтуер.
Достатъчно е да се каже, че в случая по-долу 39 различни търговски софтуерни заглавия бяха намалени до Citrix GoTo Assist (като се вземе предвид версията, тоест уникална комбинация име-версия), а това в конкретния случай е 250 инсталирани копия на софтуера - тоест лицензи.
Важно е обаче да се разбере, че продуктите за отдалечена помощ може да изискват различен брой лицензи от действителния брой софтуерни инсталации. Тоест, например, те могат да бъдат лицензирани за броя на едновременно изпълняваните сесии. Тук на помощ ще дойде статистиката за използването на софтуера, с помощта на която можете да оцените реалната нужда от броя на лицензите. Също така е важно да разберете, че чрез стандартизиране на софтуера по функция и версия можете да се възползвате от обема на покупките, предоставен от доставчика, както и да намалите главоболието на бюрото за помощ. Дори писането на инструкции за инсталиране отнема известно време, така че не подценявайте косвените разходи.
Ако говорим за комплексно лицензиране в центъра за данни, на виртуализирани сървъри - SQL, Oracle, SAP - въпросът за анализа на статистиката за използване на софтуера става особено актуален.
Например след анализ на естеството на работата или видатранзакции в SAP, може да откриете, че потребителите използват скъпа версия на лиценз за продукт, за да извършват прости действия, като например работа с графики за време, за които е достатъчно да се разпределят много по-евтини версии на лицензи от използвания тук ограничен професионален лиценз.
Така че, за да изградите правилните SAM процеси, следните стъпки са най-важни:
- оценка на текущото състояние на съответствие с лиценза;
- оценка на зрелостта на съществуващите SAM процеси;
- избор на правилния инструмент за инвентаризация и мониторинг на използването на софтуера;
- избор на инструмент за лицензен контрол;
- софтуерна инвентаризация;
- рационализация на софтуера;
- оптимизиране на SAM процеси по отношение на интерфейси с управление на покупките, промени в конфигурацията и заявки за услуги.
Ако говорим за изграждане на динамичен SAM, можете да приложите тези мерки в приблизително следната последователност:
Горната част се фокусира върху най-осезаемите мерки в краткосрочен план - елиминиране на риска от глоби и намаляване на разходите за софтуерни лицензи и поддръжка чрез създаване на списък със стандартен софтуер. Мерките, представени в долния ред, са по-„дългосрочни“, но в същото време коренни фактори, които ще осигурят правилното функциониране на SAM организма във всички възможни ситуации.
Тук си струва да се отбележи, че изборът на инвентар и инструменти за контрол на лицензите е много важен за успешното изпълнение на SAM проекти. В момента на пазара има много решения – от прости, предлагащи основна функционалност, до сложни решения, които могат напълно да покрият лицензирането на клиентски работни станции и центрове за данни, включително сложни сценарии за лицензиране. Сред тях: лицензи за едновременен достъп, заброя на ядрата и процесорите, отчитайки спецификата на виртуализацията и други видове лицензиране, както и предлагайки "разширени" анализи на използването на софтуера. Едно такова решение е Snow License Manager. Системата, в допълнение към редица предимства, като ежедневно актуализирана база данни със софтуерни дефиниции, се отличава и с богати възможности за интеграция с други системи за инвентаризация, ITSM системи, системи за доставки и управление на предприятието. На етапа на внедряване на инструмента и SAM процеса е много важно да се мисли предварително за необходимостта от автоматизиране на тези взаимоотношения, които трябва да бъдат подкрепени от съответните процеси.
Като цяло SAM е преди всичко стратегия за оптимизиране на разходите за софтуер в една компания, а решението е в пресечната точка на технологии, процеси, хора и анализи. Ключовата роля играе разбирането как тези компоненти трябва да взаимодействат помежду си, за да постигнат желания ефект. Това е разбирането на всички връзки в управлението на софтуера, което ще помогне за правилното полагане на тухлите в последователна и хармонична сграда, която ще издържи на всякакви сътресения в областта на корпоративното лицензиране :)