Одити на бюджетни институции Важен елемент от бюджетния контрол са одитите, извършвани от
Одитите се предхождат от организационна работа, извършвана в надзорния орган. Започва с изготвяне на план за проучвания и проверки.
Проектопланът се утвърждава от ръководителя на контролния орган. Ръководителят на групата за конкретна контролна мярка не по-късно от десет работни дни преди нейното начало, определено с плана, представя за одобрение от ръководителя на контролния орган проектите на следните документи:
решение за извършване на преглед или проверка; уведомяване на ръководителя на одитираната организация за проучването или одита;
• . задачен план за извършване на проучване или проверка; искания за предоставяне на необходимата информация; писма до организациите, с които се извършва проучването или проверката.
Планът за извършване на одит е подробна поетапна програма за подготовка и провеждане на контролна дейност, която включва:
целите и задачите на провеждане на проучване или проверка: обемът и естеството на необходимата информация, източниците на нейното получаване, времето за получаване на информация; съставът на групата, необходимостта от привличане на специалисти от други организации и независими експерти; стъпка по стъпка ред на действията на групата с посочване на срокове.
Проучванията и инспекциите се извършват стриктно в съответствие с поставените цели и задачи и в определения срок. Всеки етап от контролната дейност завършва с предоставяне на междинен акт (освидетелстване) или междинен доклад (инспекция) на ръководството на контролния орган, въз основа на които може да се вземе решение за промяна на работния план. Целите и задачите на контролната дейност могат да бъдат формулирани в една или повече насоки, например:
анализ иоценка на финансовата документация, заключения за състоянието на финансовите отчети; анализ и оценка на финансовите дейности като цяло; оценка на съответствието на финансовите дейности по форма и съдържание с нормите на действащото законодателство, законността на бизнес транзакциите;
проверка на валидността на вземането на решения в одитираната организация;
проверка на рационалността на използването на финансовите ресурси.
Одитът на бюджетните институции започва с изтеглянето на парични наличности и други ценности, съхранявани в касата. Получените резултати се съпоставят със съответните счетоводни данни. При констатирани несъответствия се установяват причините за тях и отговорните за това лица.
По време на одита се проверяват автентични документи, потвърждаващи всички парични разходи: за изплащане на заплати, издаване на отчетни суми, закупуване на инвентар и др.
В зависимост от мащаба на одитираната институция и други специфични условия се извършва пълна или подборна инвентаризация на оборудване, инвентар, храни и други материални ценности. При несъответствие между фактическите салда и счетоводните данни се установяват причините за отклоненията и отговорните длъжностни лица.
Определя се колко разумно са планирани оперативните и производствените показатели (брой легла, места, ученици и др.), Средната им годишна стойност, средният брой дни на функциониране на легло (място) годишно.
Обръща се голямо внимание на използването на фонд работна заплата. На първо място се проверява дали има служители над утвърденото щатно разписание, дали изплатените заплати съответстват на установените заплати и натовареност на служителите.
При проверка на отпускането на средства за стопански нужди, навнимание към спазването на нормите за потребление на гориво (при наличие на собствени котелни) или валидността на представените за плащане сметки на топлоснабдителните организации, осигуряване на безопасността на горивото, както и режим на спестяване на електроенергия и извършване на текущи ремонти.
Проверката на разходите за закупуване на битов, специален инвентар и оборудване, както и мек инвентар има за цел да установи дали се спазват стандартите за оборудване на институциите с тях, дали не е допусната тяхната неправилна експлоатация и изписване.
При проверка на използването на бюджетни кредити, отпуснати за капитален ремонт, се оказва дали са разрешени допълненията към извършената работа, дали строителството се извършва под прикритието на капитален ремонт.
В процеса на одита се разкриват причините за образуването на задължения, както и отклоняването на средства във вземания и излишни запаси от материални активи.
Ако счетоводството за бюджетни институции се извършва от централизирано счетоводство, тогава основните раздели на икономическите и финансовите дейности се проверяват за институции, обслужвани от този счетоводен отдел. В същото време в някои от тях паралелно се извършват тематични проверки по определени въпроси, осигуряващи безопасността на материалните ценности (за целта те се инвентаризират) и др.
Резултатите от одита или проверката се документират в удостоверение или акт. Ако въз основа на резултатите от одита не бъдат открити нарушения във финансово-икономическата дейност, тогава окончателният документ се изготвя като удостоверение, подписано от ръководителя на групата от одитори, без подписите на ръководителя и главния счетоводител на одитираната организация. При установяване на нарушения и недостатъци във финансово-стопанската дейност на одитираната институция, предприятие, заключителният документтрябва да бъде подписано от ръководителя и главния счетоводител. Окончателният документ трябва да бъде придружен от списък на проверените документи и удостоверение-обяснение от ръководителя.
Одитните доклади се представят на ръководството на контролния орган от ръководителя на групата одитори или отговорния изпълнител. Протоколът се съставя по схема, която включва следните раздели: обект на контрол;
законодателна обосновка на контролната мярка;
цели, задачи, мащаб на контролните мерки; време на контролното събитие; характеристики на използваната информация;
общо описание на ситуацията с финансирането на обекта на контрол;
описание на механизма на организационно и финансово-икономическо функциониране на обекта на контрол; резултатите от мерките за контрол на място в съответствие с плана за работа, включително описание на недостатъците, разкрити от предишни проверки и одити, и мерките за тяхното отстраняване, новооткрити недостатъци;
заключения за състоянието на финансово-икономическата дейност на обекта на контрол, законосъобразността, рационалността и ефективността на използването на предоставените финансови ресурси; препоръки и предложения за мерки за отстраняване на установените недостатъци и подобряване на финансово-икономическата дейност на обекта на контрол; мотивирано становище на отговорния изпълнител (ръководителя на екипа) за по-нататъшни мерки на контролния орган въз основа на резултатите от прегледа или проверката; особено мнение на членовете на групата, ако има такива.