Операции "Y" Как да се предпазите от кражба от склад
Героите на известната комедия "Операция Y" на Леонид Гайдай бяха натоварени само със задачата да симулират кражба от склад, за което бяха заловени. Но, смеейки се на нещастните герои и радвайки се, че справедливостта е възтържествувала, зрителят някак си забравя за фразата, казана от клиента на престъплението, сякаш между другото: „Няма нужда да крадете нищо. Всичко вече е откраднато преди вас!”
Наистина, както в съветските времена, така и в съвременните времена, кражбата от складове, при това успешна, е много често срещано явление. Как един предприемач може да се предпази от него?
Най-типични, според Кирил Толмачев, генерален директор на Concept Logic LLC, са следните престъпни вериги на конспирация:
- шофьор на доставчик - получател на стоките;
- приемник на стоки - служител складова зона;
- спедитор - шофьор разносвач.
В по-криминализираните случаи веригите се удължават и могат да обхванат целия технологичен процес от получаването до издаването на стоките с участието на служители по охраната на склада.
Как действат подобни "гангстерски формирования" в склада?
Най-малко рисково за крадците е мястото на изпращане на стоките. Изпращането/доставката на стоките до клиента е крайната в складовата верига, като рискът от разкриване на кражба в момента на извършването й е минимален. Най-типично е извършването на кражби в големи размери по следната схема.
Операторът на товаро-разтоварната техника получава задачата да изнесе стоките в контролната зона. Всъщност до контролната зона се транспортират повече стоки, отколкото е посочено в документа за движение. Контрольорът изчислява стоката и "не забелязва" допълнителната. Спедиторът приема стоката "на правилната сметка" и изнася излишъка.
В зависимост от технологията на работа на склада, схемата може да включва служители на отдела за сигурност, които контролираттоварене на превозни средства и складодържател на складова зона за стоки. Описаната схема е базова и варира в зависимост от изобретателността и престъпния талант на изпълнителите.
Например, ако технологията използва контрол на движението на баркод (баркодът е един и същ за стоки с едно и също име), тогава членовете на престъпната група, вместо да сканират всяка кутия (палет или единица стока), могат да сканират само една стокова единица необходимия брой пъти. Между другото, този метод на измама се използва от безскрупулни касиери в супермаркетите, които сканират опаковката на стоките повече пъти. Купувачът заплаща излишната стока, а задачата на обирджиите е да изнесе платената стока от склада на магазина по "касовия списък".
В случай, че охраната на склада контролира издаването на стоки по количество, тогава крадците могат да използват подмяната на етикета с баркод (или други атрибути на стоките) от по-скъп на по-евтин. При тази схема складодържателят или комисионерът заменя етикета от скъп продукт на по-евтин. В партида от скъпи стоки, евтина се изнася на „техния“ спедитор, охраната предава стоките по количество и клиентът на склада се обръща с рекламация към доставчика. В резултат на това се крадат скъпи стоки, недостигът на евтини стоки се покрива с „колективна материална безотговорност“.
Организирани групи от крадци, както и "самотни превозвачи", често използват по-интересни схеми, базирани на укриване на стоки:
- скитащ палет (или кутия). Стоките, които са планирани да бъдат откраднати, се преместват тайно „покрай“ счетоводната система от правилното място за съхранение до всяко друго свободно място. В случай на WMS (система за управление на склад. –Забележка
рев.) дава задача за поставяне на новстоки, тогава операторът на товаро-разтоварната техника или складодържателят, участващ в схемата за кражба, отново пренарежда скритите стоки на празно място. В удобен момент стоките се изваждат от склада, най-често по схемата за добавяне на тази кутия към пратката със стоки на „техния“ спедитор;
- малък, но ценен продукт е скрит в по-голям, - принципът на така наречената "матрьошка".
Има много други начини за извършване на кражба от склад.
И, за съжаление, колкото и методи за кражби и кражби да описвате, непрекъснато се измислят нови и ефективни.
Съгласете се, че е много по-важно да се спре самата възможност за извършване на престъпление или поне да се затрудни действието на крадците.
Манекена е сериозно оръжие
Първата стъпка на специалиста по набиране на персонал и мениджъра на склад е да подготви така наречените „профили на кандидатите“, които включват необходимите изисквания не само от гледна точка на професионални, но и на лични качества. На етапа на интервюто е важно да се идентифицират и отстранят от работа с материални ценности онези, за които мотивацията за смяна на работата е търсенето на нови места за реализиране на престъпния им талант. Необходимо е внимателно да се проучи кариерният път на всеки кандидат с подходящи препоръки от предишни работни места. Управителят на склада и специалистът по човешки ресурси трябва периодично да наблюдават психологическия климат в екипа, да усещат настроението на хората, да обединяват екипа и да го мотивират правилно.
Но какво означава да мотивираш? Ясно е, че похвалите за това, че човек не краде, са някак странни. Тук по-скоро обратният вариант, посочен от класиците, е доста логичен - служителите трябва ясно да формират ясно разбиране за неизбежността на разкриването на всяка кражба. Нужди на начинаещипреминава през интервю с представители на службата за сигурност на компанията, които са длъжни да му разяснят разпоредбите на действащото законодателство (административно и наказателно) по отношение на лица, извършили кражба или кражба. Складовият работник трябва да разбере, че укриването на фактите за кражба и кражба го прави съучастник в престъпление, но в същото време се чувства сигурен и без страх се свързва с ръководството на склада, представителите на службата за сигурност и отдела за персонал. Но въпреки гореизложеното е възможно да се предвидят материални форми на мотивация, като бонуси и ценни подаръци за съвестна работа, правене на предложения, които повишават „устойчивостта на кражба“ на технологиите.
Между другото, крадците се опитват активно да откриват охранителни камери, тествайки тяхната чувствителност и контролни зони по различни начини. Затова не е лоша идея да предприемете контра-стъпка: да инсталирате фалшиви камери и постоянно да редувате активни камери и фалшиви. Това ще създаде усещане за постоянен контрол: дори ако служителите знаят, че повече от половината камери са манекени, тогава подозрението, че тази конкретна камера е истинска, все още няма да напусне служителя, което означава, че има бариера за извършване на престъпление.
Ръкописите мутират, особено през нощта
И все пак най-съвършената защита не е панацея за загубите на предприятието, защото частната охранителна фирма просто поддържа реда. Може да предотврати или проследи очевидни случаи на кражба сред клиенти и служители, но не повече. Също така е важно да се идентифицират пропуски в бизнес процесите, които дават възможност за злоупотреба.
Например, на първо място, трябва да разберете технологиите на стоковата циркулация и документооборота. Много често срещана грешка е организирането на приемането на стоки през нощта, когато няма никойне се занимава с документи, тоест товарачите получават стоки през нощта, а мениджърите, които трябва да изготвят документи за тези доставки и да въвеждат информация в системата за отчитане на стоките, идват само сутрин. Резултатът от тази ситуация са полуразглобени кутии, нещо вече е на рафтовете в търговския етаж, нещо го няма, някои стоки се получават отново, появява се бъркотия и съответно загубите растат. Ако стоките не са въведени в системата, баркодът не се чете, възникват конфликти на касата, което води до още по-големи загуби.
Разбира се, много мрежи, особено тези, разположени в центъра на града, не могат без нощно приемане. Но в този случай времето за реално приемане на стоката и въвеждането й в системата трябва да бъде строго ограничено. Освен това е важно да дадете не ден или два, а да поставите строго правило - да капитализирате, да речем, преди 12 часа на следващия ден. В крайна сметка, колкото повече време се дава за дадена процедура (по-специално за приемане на стоки), толкова повече хаос, тоест загуби, в нея.
Ако фактурата не бъде въведена в счетоводната система след посочения период, тя се кредитира автоматично. Ако има липси, това е проблем на директора и неговата финансова отговорност. Това е често срещана ситуация, която кара хората да работят бързо. А бързо означава ефективно.
Друга провокативна ситуация в работния процес е приемането на ръкописни фактури или някои ръкописни корекции във фактурите. Да кажем, че кола пристига от склад или дистрибуторски център на мрежата. Ако нещо липсва, инструментът за избор на складови поръчки ръчно задрасква този продукт от фактурата, поставя действителния номер и хартията се изпраща в магазина. В същото време балансите в склада не са се променили, тъй като никой не е проверил фактурата преди изпращане на машината и не е прехвърлил тези промени в системата за складово счетоводство. И в магазинавярват се на ръкописни корекции. Но всъщност водачът, знаейки за възможността за ръкописни корекции, може да извади нещо от колата, също толкова точно ръчно да въведе някаква корекция, знак и всичко е покрито. Едно от важните средства за борба със загубите е забраната на всякакви ръкописни документи или корекции. Всичко трябва да е напечатано.
Друга възможност за злоупотреба: идва шофьорът, има два екземпляра от фактури, носи единия екземпляр на оператора, който започва да въвежда тези данни от фактурата в счетоводната система, за да не губи време. А според друг екземпляр водачът предава стоката на получателя. След като са направени всички корекции - излишъци, липси, дефекти и т.н., получателят казва, че ще изнесе стоката в халето, дава на шофьора фактура с корекции, за да я занесе на оператора за въвеждане в счетоводната система. Докато шофьорът носи коригираната пътна ведомост, всички корекции изчезват. Защото вади третия вариант на фактурата, слага я, фалшифицирайки подписа на получателя, предава я на оператора, казва, че всичко е наред.
Какво да правя тук? Необходимо е да вземете два екземпляра от фактурата: единият от спедитора, вторият от получателя. Те се сравняват с действителната партида стоки. Ако се установи излишък, веднага се правят корекции в документите. След това - подпис на два екземпляра ...