Опит за това как внесох елементи на гъвкавост в личния си живот

Собственик на продукта в екипа за дигитални услуги на дребно на отдел „Банка XXI“ на Сбербанк

Сергей Комаров, собственик на продукта в екипа за цифрови услуги за търговия на дребно на отдел „Банка XXI“ на Сбербанк, говори за това как да адаптирате дъската Kanban за лични въпроси, какво да направите, за да я направите ефективна и как такъв „инструмент“ може да промени семейния живот.

Смятам, че работата оставя силен отпечатък върху всички. В моя случай, освен че промени начина ми на мислене, работата силно повлия на начина, по който планирам нещата – не само в офиса, но и у дома. Използвайки agile, сме свикнали с факта, че 1 задача = 1 стикер на дъската и всеки стикер има свой статус. Всеки стикер има бележка кой го прави, ако задачата вече е в ход.

Харесвам този начин за следене на задачите, затова реших да си направя лична канбан дъска у дома.

Той е разделен вертикално на три колони по статус на задачата (За изпълнение, В ход, Готово). Подразделите са подредени хоризонтално - работни задачи (нещо, което предпочитам да правя не в офиса, а у дома, на тишина), различни лични въпроси (дайте колата за поддръжка, поправете ютията), задачи за саморазвитие (спорт, образование и други). На дъската от време на време се появяват други подраздели, които зависят от текущата житейска ситуация (купуване на апартамент, подготовка за ваканция и т.н.).

Редовните задачи (например почистване на апартамент или плащане на сметки за комунални услуги) обикновено не попадат на дъската, защото не са толкова много и ги помня. Но ако такива случаи постоянно се отлагат, тогава за тях все още са необходими стикери. Когато перфекционистът в мен се събуди отново, той ще ми помогне да изпълня тези задачи, само за да се движа бързостикер към секцията Готово.

Използвам тази дъска вече шест месеца и я използвам почти всеки ден. И през това време разработих за себе си няколко правила, които опростяват процеса и значително влияят на ефекта:

Важно е правилно да изберете обхвата на задачата върху стикера. Има минимални задачи (напишете писмо, занесете ютията за ремонт), които са психологически лесни за изпълнение. А някои са прекалено големи. Например, дълго време в To do имах задача за самообучение - да взема курс по Design Thinking. Щом залепи вместо това стикер „Чуйте две лекции от курса“, нещата тръгнаха нагоре. Всеки път просто премествам стикера от Готово на Задач - и така постепенно изпълнявам по-голяма задача.
Пиша задачи с различни цветове маркери. Зависи от това дали трябва да изпълня задачата сам (син цвят) или я контролирам (червен цвят). „Червените“ задачи висят в In progress - това означава, че чакам някой да направи нещо вместо мен и мога периодично да си напомням.
Опитвам се да нямам повече от една "синя" задача в In progress. В противен случай се губи фокусът, искате да направите всичко наведнъж - и в резултат нищо не се прави (тествано от моя собствен опит).
Секцията ми Готово е почти винаги празна, защото ако там има много стикери, усещането е: „Колко много полезни неща направих, хубав съм! Можете да се отпуснете." Затова имам ритуал: винаги премахвам всички попълнени стикери от дъската в края на деня. От една страна е хубаво – виждаш резултата от труда. За сметка на това утре ще има мотивация за попълване на секцията Готово отново.

Досега един нюанс остава недобре обмислен на моя борд:има задачи, които висят със седмици. Но не определям датата на появата на стикера и условията никъде, така че такива застояли случаи не могат да бъдатса осветени и не привличат вниманието върху себе си. И това е причина отново и отново да отлагате не много ясна задача, за която подсъзнателно не искате да се заемете. Сега премествам такива стикери по-близо до десния край на колоната To do, което означава повишен приоритет.

Има както плюсове, така и минуси в този подход за планиране на вашите задачи. Опитът ми показа, че такава табла подрежда личните дела и не ви позволява да забравите за нищо. Но в същото време, ако изведнъж задачата не се превърна в стикер и не удари дъската, тогава е малко вероятно тя изобщо да бъде завършена. Има навик задачите да не се запомнят, а всичко да е на дъската.

Ето още един проблем: таблото може да се „актуализира“ само от дома. Опитах се да използвам онлайн услуги като Trello, за да следя личните си дела, но когато сте у дома, е по-лесно да имате физическа дъска. Визуално е и постоянно дразни очите - и започва да ви мъчи съвестта, когато нещо не е направено.

Засега съм необвързан и съм единственият доставчик на проблеми на дъската (обаче, когато приятели идват на гости, те винаги поставят остроумни стикери на дъската). Но вече очаквам с нетърпение бъдещия си семеен живот и диалозите, които ще водя с жена ми:

— Не, имаше ли стикер?

- Не, проблемът е блокиран: не се разбира защо винаги пием само обезмаслено мляко.

Може да бъде и така:

— Скъпи, изглади ризата си, моля. НЕ МЕ ПРИНУДЯВАЙТЕ ДА ЗАКАЧА СТИКЕР!

Този подход може да направи връзката по-малко спонтанна, но няма да има повече ситуации, когато съпругата моли съпруга си да поправи крана за един месец, а той все още няма време. Или когато детето трябва да купи яке за зимата, но "ръцете не достигат" до първото студено време.

Изводът е прост: от офиса не е нужно да носите у доманапрежение и лошо настроение. Нека вземем назаем само полезни „чипове“ от работния процес под формата на ефективна работа по задачи и уважително отношение един към друг.

И да, написах този текст благодарение на моя борд. И днес с удоволствие прехвърлям стикера „Публикуване на статия за канбан“ в Готово.