Организирайте протоколите с електронна таблица
- Шишкина Виктория Началник на отдела за офис работа на Офиса на офиса на Нижневолжска търговска банка OJSC, Саратов
Протокол - организационен и административен документ, който определя хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, срещи, конференции и заседания на колегиални органи.
Протоколите в организациите се съставят редовно, като честотата на публикуването им зависи от структурата и дейността. Ясно е, че колкото повече са колегиалните, съвещателни органи, чиято дейност непрекъснато се документира, толкова повече протоколи се изготвят, във връзка с което въпросът за тяхната систематизация става все по-остър.
Да предположим, че организацията не е внедрила система за електронно управление на документи. След това можете да автоматизирате процеса на регистриране/запис/търсене на протоколи по „достъпни” начини, например, като поддържате регистър на протоколите в електронна таблица 1 в MS Word или по-добре в MS Excel.
Протоколите са доста сложни документи, чието съдържание отразява не само хода на обсъжданите въпроси, но и взетите решения, резултатите от гласуването, броя на присъстващите и др. Следователно, когато създавате база данни с протоколи, трябва ясно да разберете защо правите това. Отговорът на този въпрос определя каква информация за протоколите трябва да бъде въведена в таблицата -след това тези критерии ще бъдат използвани за търсене на информация.
В нашата организация във формуляра за регистрация записваме следната информация за протоколите:
- дата, час и място на срещата;
- номер по ред;
- точки от дневния ред;
- присъстващи членове на колегиалния орган (информацията е от значение при вземане на решения чрез гласуване);
- етап на подготовка на документи:проектът, за съгласуване, за подпис, заведен по делото;
- гриф за ограничаване на достъпа до документа: за служебно ползване, банкова тайна, търговска тайна, тайна;
- бележка (в тази колона могат да бъдат посочени различни видове информация: от броя на подготвените копия от протокола до контрола върху изпълнението на решенията, взети на заседанието, относно издаването на копия или извлечения от този протокол и др.).
Получаваме следната електронна таблица:
Структурата на графиката на журнала за регистрация на протокола
Можете също да се възползвате от такава чудесна възможност като настройка нахипервръзкаот лог файла към лог файла. След това текстът, който при щракване автоматично ще отвори файла с протокола в регистъра на регистрацията, ще бъде подчертан, а при задържане на курсора върху него ще се появи подсказка, която гласи:
Изпълнение на командата за вмъкване на хипервръзка в MS Excel 2007