Основи на службата за персонал

Всичко това доказва важността на управлението на кадровите досиета в дейността на всяка организация. Необходимо е да се обърне специално внимание на документирането на работата с персонала и да се вземат предвид всички характеристики на работата с документи за персонала.

Ето защо дейността на службата по персонал е от голямо значение за всяка организация. Успехът на управленските дейности като цяло зависи от това колко професионално е организирано управлението на досиетата на персонала.

Основи на службата за персонал

Организацията на дейността на всяко звено трябва да започне с изготвянето на правилник за това звено. Наредбата за службата за персонал трябва да се състои от следните раздели: общи разпоредби; задачи; структура; функции; взаимоотношения с други отдели; права; отговорности; отговорност.

В раздела "Структура" се посочва процедурата за разработване и одобряване на структурата на отдела, неговия размер, специфични области на работа и подразделенията на отдела, които са им възложени.

Размерът и структурата на HR услугите зависят основно от размера на организацията. В зависимост от размера на конкретна организация се разграничават следните организационни форми на работа с персонала:

• самостоятелно структурно подразделение с пряко подчинение на ръководителя на организацията или негов заместник;

• изпълнение на функциите на службата за персонал от отделен служител на организацията;

• изпълнение на функциите на службата за персонал в комбинация с изпълнението на друга работа.

Функционалните отговорности на отдела за персонал са както следва:

•разработване на планове за набиране на персонал в съответствие с програмата за развитие на конкретна организация;

• регистрация на прием, трансфер иосвобождаване на служители по реда на трудовото законодателство на Република България;

• отчитане на персонала;

• съхраняване и попълване на трудови книжки, документиране на деловодството;

• контрол върху изпълнението от ръководителите на подразделения на заповеди и разпореждания за работа с персонала;

• проучване на движението на персонала, анализ на текучеството на персонала, разработване на мерки за премахването му;

• анализ на състава на специалистите на организацията, бизнес качествата на служителите с оглед рационалното им използване;

• създаване на условия за повишаване на образователното и квалификационното ниво на специалистите;

• работа за създаване на резерв за повишение;

• изготвяне на предложения за подобряване на разполагането и използването на работниците;

• подготовка и систематизиране на материали за атестационната комисия;

• подготовка на материали за представяне на служителите за повишаване и награждаване;

• предприемане на мерки за наемане на съкратени работници;

• организиране на контрол върху състоянието на трудовата дисциплина и правилника за вътрешния трудов ред;

• поддържане на цялата отчетност по въпросите на персонала.

В хода на взаимодействие с други отдели на организацията отделът по персонала получава от тях заявления за приемане на работници и специалисти, идеи за стимули, графици за ваканции и др.

От службата за персонал към отделите се изпращат:

• информация за нарушители на трудовата дисциплина;

• копия от заповеди за приемане на нови служители, движение в рамките на организацията, освобождаване на служители;

• копия от заповеди за утвърждаване (промяна) на правилата за вътрешния трудов ред;

• информация, свързана с въпросите на спазването на трудовата дисциплина.

От счетоводния отдел получава кадровата службащатно разписание, изчисления на необходимостта от работна ръка, удостоверения за заплати за регистриране на пенсии за възраст, инвалидност, наследствени лица и др.

От своя страна службата по персонала предоставя на счетоводния отдел информация за броя на служителите, отсъствията, текучеството на персонала, график за време, заповеди за приемане, преместване и уволнение, листове за временна неработоспособност за плащане, информация за редовни отпуски на служители и др.

Отделът по човешки ресурси обикновено има следните правомощия:

• изисква от всички отдели на организацията да предоставят материали, необходими за нейната работа;

• приема работници, организации по въпросите на преместване и уволнение;

• взаимодействат с други организации по въпроса за набирането на персонал;

• да изискват от други отдели задължителното изпълнение на онези инструкции, които са предвидени в наредбата за отдела за персонал.

Наредбата за отдела по персонала установява отговорността на ръководителя на отдела по персонала за изпълнението на функциите, възложени на отдела, и отговорността на служителите на отдела, установена с длъжностни характеристики.

Длъжностна характеристика на служител по персонала

Основните длъжностни отговорности на ръководителя на отдел Човешки ресурси са:

ръководство на работата на отдела;
осигуряване на изпълнението на работата;
разработване на необходимата документация, предложения, препоръки, инструкции;
осигуряване на рационално използване на материални, финансови и технически средства;
извършване на работа за защита на информация, представляваща търговска тайна;
осигуряване на рационално разпределение на натоварването между служителите на отдела;
създаване на условия за развитие на персонала;
наблюдение на спазването от служителите на правилата за вътрешния трудов ред, правилата и разпоредбите за сигурност, производствена и трудова дисциплина;
изготвяне на предложения за насърчаване на отличени служители, налагане на наказания на нарушителите на производствената и трудовата дисциплина;
осигуряване на изготвянето на задължителна отчетност.

Ръководителят на отдел "Човешки ресурси" трябва да знае:

решения, заповеди, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши и други органи, свързани с дейността на отдела;
правила и методически препоръки, които определят реда за работа в отдела;
основи на икономиката, организацията на труда и управлението;
правилник за вътрешния трудов ред;
правила и норми за защита на труда, мерки за безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.

В бюджетните организации има определени квалификационни изисквания за категориите плащания. Общото изискване е наличието на висше професионално образование и най-малко 5 години трудов стаж по профила. За търговските организации такива изисквания могат да служат само като насока при определяне на заплатите.

В пълноправен отдел за човешки ресурси на средна по размер организация таблицата с персонала може да включва следните позиции: ръководител на службата за набиране и управление (отдел за персонала); инспектор по персонала; психолог; Специалист Човешки ресурси; хронометрист и други.